با گسترش فضای اجتماعی و موبایل، مقادیر و پیچیدگی داده‌هایی که ذخیره و پردازش می‌شوند، به شدت رشد یافته است. از اینرو، عرضه‌کنندگان BPM می‌بایست فناوری‌های تحلیلی، اجتماعی و موبایل را بصورتی که جنبه تحلیلی آن نقش محرک را ایفا نماید، در محصولات اصلی خود، یکپارچه نمایند.
دقیقا در همین نقطه، صحبت از IBPMS به میان می‌آید که در واقع نسل بعدی BPM ها برای داده‌های بزرگ ( Big Data ) می‌باشند. از سوی دیگر، در محتوای نرم‌افزارهای BPM، واژه “هوشمندی”، قابلیت محصولات نرم‌افزاری، در زمینه توانایی‌شان، برای پردازش و تجزیه و تحلیل مقادیر عظیم داده‌ها را منعکس می‌کند. این مقادیر ممکن است از منابعی همچون تراکنش‌های آنلاین و مدارک الکترونیک بدست آیند.
از این منظر، هوشمندی کسب‌وکار در محتوای BPM به کاربران نهایی کمک می‌کند تا تصمیمات با اهمیتی را اتخاذ کنند که در شرایط مشابه قادر به انجام آنها نبوده‌اند. از طریق این تصمیمات میتوان خدمات مشتری را بهبود داده و به بهره‌وری مضاعف کارکنان دست پیدا کرد.
پس وظیفه سیستم‌های BI (هوش تجاری) چیست؟
اغلب همکاری و تشریک مساعی سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) و هوشمندی کسب‌وکار (BI) اجتناب‌ناپذیر و الزامی است. یک راهکار BPM که بخوبی پیاده‌سازی شده باشد، استفاده کارا و موثر از منابع BI را – از پایگاه‌های داده گرفته تا تجزیه و تحلیل‌های پیچیده و داده‌کاوی – فراهم می‌سازد. از سوی دیگر، یک راهکار BI، می‌تواند استفاده بسیار خوبی از منابع BPM؛ از جریان داده‌ها و فرایندها و مدیریت گرفته تا پایش بموقع فعالیت‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد؛ داشته باشد. در زمان یکپارچگی، این فناوری‌ها بصورتی متقابل و در یک روابط همکارانه به یکدیگر کمک خواهند کرد.
از نظر گارتنر (شرکت پیشرو در زمینه مشاوره و تحقیق فرایندهای کسب‌وکار)، عملیات هوشمندی کسب‌وکار، بزرگترین دستاورد بعدی در فضای BPM است و یکپارچه‌سازی هوشمندی در آن اجتناب‌ناپذیر است. شکی نیست که یکی از چالش‌های اصلی پیشروی مدیران فناوری اطلاعات و کاربران نهایی که پیوسته با آن روبرو بوده‌اند، آن است که در کمترین زمان و با کمترین هزینه‌های بالاسری، بیشترین حجم کار را انجام دهند. هرکسی دوست دارد که بواسطه دسترسی به بهترین اطلاعاتی که می‌تواند به آنها دست پیدا کند، به سرعت تصمیمات لازم را اتخاذ کند. از اینرو برای مدیریت و انطباق با بازار شدیدا متغیر و نیز با نیازهای مشتریان، توانایی پردازش اطلاعات آن هم بصورتی هوشمندانه‌تر، اهمیتی مضاعف یافته است.
IBPMS چیست؟
IBPMS یا Intelligent BPM Systems، مجموعه‌ای یکپارچه از فناوری‌هایی است که افراد؛ ماشین‌ها و اشیا را هماهنگ می‌کند. این سیستم‌ها باید قابلیت پشتیبانی از مشارکت بموقع افراد، تحلیل‌های پیشرفته؛ پایش بموقع فعالیت‌ها و مدیریت تصمیم‌گیری برای مشارکت هوشمند در تعاملات مشارکت کنندگان را داشته باشند. در عین حال، سیستم باید به کنسول مدیریتی اجازه دهد تا فرایندها را فرماندهی و کنترل کرده و آن را با یک نمایشگر فعالیت کسب‌وکار و مدیریت نقش‌های کسب و کار، یکپارچه سازد.
یک IBPMS باید از همه (یا تا حداکثر میزان ممکن) قابلیت‌های قید شده در چارچوب فرایندهای کسب‌وکار برخوردار باشد. این چارچوب در مرحله بعد باید به ۶ گام لازم برای انتخاب IBPMS موردنیاز برای سازمان، اضافه شود.
۶ گام برای انتخاب یک IBPMS
بطورکلی میتوان مراحل انتخاب یک IBPMS در سازمان را در ۶ گام دسته‌بندی کرد:
- تاریخچه محتوا و رفتار
- بهینه‌سازی فرایندها
- قابلیت جابجایی هوشمند
- قابلیت همکاری با سایر قسمت‌ها
- مدیریت تصمیمات و نقش‌های کسب‌وکار
- تنظیم کسب و کار و پایش عملیاتی
کلام آخر:
امروزه بیشتر سازمان‌ها در حال پیاده‌سازی مجزای BPM و BI هستند. آنها با شاخص‌های بسیار زیادی – از جمله شاخص‌های عملکرد فرایندها و شاخص‌های کلیدی عملکرد – دست و پنجه نرم می‌کنند. اما در عین حال قادر به پایش موثر عملکرد در یک سطح بهینه و با یک راهکار قابل قبول نیستند.
همچنین یافتن این مسئله که عوامل مختلف اندازه‌گیری شده چگونه با جنبه‌های متفاوت کسب‌وکار در ارتباط هستند برای آنها بسیار مشکل است. شکی نیست که IBPMS این چرخه معیوب در مدیریت عملکرد را از بین برده و ارتباط تمامی شاخص‌ها با یکدیگر را امکان‌پذیر و تسهیل خواهد نمود. در نتیجه، مدیریت و کارکنان قادر خواهند بود تصمیمات بهتر و موثرتری را اتخاذ کنند و از این طریق، کارایی را به سازمان؛ بازگردانند.
سیستم هوش تجاری اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر بصورت کاملا یکپارچه با سیستم BPMS فراگستر به تحلیل داده‌های سازمان می‌پردازد. با در اختیار داشتن داشبورد مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و براساس اطلاعات دقیق و قابل اتکای آن؛ می‌توانید تصمیمات را به موقع و سریع اتخاذ کنید.
مشاهده نمونه داشبوردهای مدیریتی و دموی آنلاین نرم‌افزار هوش تجاری