به تازگی و با پیشرفت مباحث BPM در سازمانها نقش نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار نیز بسیار پررنگ تر از پیش گشته است. پکیج‌های گوناگونی جهت پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد که انتخاب بهترین آنها شاید کمی دشوار باشد.
در اینجا قصد داریم مقاله‌ای مفید و کارآمد در زمینه ویژگی‌های ضروری برای سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) را بیان کنیم. توجه کنید که عدم وجود هرکدام از موارد ذکر شده در ذیل میتواند نشان دهنده ضعف سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بوده و بهتر است از انتخاب آن خودداری کنید. پیشنهاد میکنیم پیش از مطالعه این مطلب ، جهت آشنایی با انواع نرم افزارهای مدیریت کسب و کار مقاله “ابزارهای BPM را بشناسید” را مطالعه کنید.
۱٫ ساختاری مجتمع برای اسناد
بدون شک حین کار کردن با یک سیستم مدیریت کسب و کار نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای جانبی مختلف خواهید داشت. مسلما اگر امکان استفاده از این نرم افزارها درون سیستم وجود داشته باشد کاربران نیازی به تعویض دستی نخواهند داشت. این امر علاوه بر صرفه‌جویی در زمان ، پیچیدگی‌های سیستم را نیز کاهش خواهد داد. بطورمثال بازکردن فایل های متنی درون سیستم مدیریت کسب و کار با یک نرم افزار رابط در افزایش سهولت کاربری بسیار موثر خواهد بود.
۲٫ قابلیت برقراری ارتباط با پست الکترونیکی
باتوجه به پیشرفت سرویس‌های پست الکترونیک بسیاری از افراد از این سیستم ها جهت ارسال و دریافت نامه ها استفاده میکنند. دستیابی سریع به پست الکترونیکی در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار میتواند در کاهش زمان بسیار اثرگذار باشد. علاوه براین میتوانید از آخرین بروزرسانی ها در پروژه سریعا مطلع شوید. امروزه همخوانی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با سرویس های ایمیل یک امر پیش فرض تلقی میشود.
۳٫ استفاده از قراردادهای SLA
میتوان در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار جهت ارتباط بهتر با مشتریان از SLA بهره برد. اگر سیستمی از سیستم معرفی توافق‌نامه سطح خدمات در نرم‌افزارها ، بمنظور ارتباط موثر با کاربران بهره گیرد؛ از امتیاز بالاتری برخوردار خواهد بود. مثلا اگر سیستم از رنگ‌بندی‌های مختلف برای تفکیک وظایف بهره برد آنگاه سبب افزایش رابط کاربری شده و سیستم تایید می‌گردد. بطورمثال عموما از رنگ‌های تند مانند قرمز برای کارهای اضطراری و از رنگ‌های سبز برای کارهای انجام شده استفاده می‌گردد. با تفکیک رنگ‌ها با یک نگاه میتوان به وضعیت پروژه پی برد و این امر سبب افزایش کاربری نرم‌افزار مدیریت کسب و کار خواهد شد.
۴٫ امکان استفاده از فرم‌های از پیش پرشده
در سازمانها برخی از وظایف و کارها باید بصورت دوره ای و تکراری انجام گیرد. یا مثلا در برخی موارد باید کارکنان گزارش‌هایی را در بازه‌های زمانی گوناگون به مدیران ارائه دهند که دارای ساختاری مشابه و تکراری می‌باشند.
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار قوی قادر به مشخص کردن این وظایف و تبدیل آنها به فرم‌های از پیش پرشده جهت صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی خواهد بود. برای نمونه در سفری که به نقطه A و به منظور رسیدگی به وظیفه B انجام شده باشد، هنگام گشودن فرم گزارش مربوط به آن باید مواردی مانند محل سفر، ارتباط کاری آن با کدام بخش پروژه، فرد اجرا کننده و زمان و غیره پر شده باشند و تنها بخش‌های متغیر توسط کاربر پر شود.
۵٫ اعمال تغییرات در طول پروژه
در بسیاری از پروژه ها امکان تغییراتی بخصوص تغییرات نیروی کار وجود دارد. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید امکان اعمال تغییرات مربوط به نیروی کار و وظایف محوله را داشته باشد. مسلما این امر در عملکرد سیستم تاثیر زیادی خواهد داشت.
۶٫ اعمال تغییرات در الگوی روندکار
استفاده از یک الگو و یک چهارچوب مشخص برای کاربران سیستم مدیریت فرایند کسب و کار سبب محدود کردن آنها و کاهش کارایی نرم‌افزار میشود. آزادی داشتن مدیر پروژه در طراحی الگوی پیشرفت کار و اعمال تغییرات مناسب میتواند یکی از ویژگی های مهم یک سیستم BPM خوب باشد.
۷٫ امکان تعیین دسترسی بر مبنای وظیفه
در یک پروژه بدلیل مدیریت بهینه وظایف و کارها بهتر است افراد تنها به وظایفی که مربوط به خودشان است دسترسی داشته باشند. غیرقابل دسترس بودن وظایف دیگران برای شخص از خصوصیات بارز یک سیستم مدیریت کسب و کار قوی خواهد بود.
۸٫ قابلیت ارائه گزارش‌های خودکار مدیریتی
گاهی اوقات مدیران زمان کافی برای بررسی روند پیشرفت پروژه و نقش افراد در آن را ندارند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید قابلیت ارائه گزارش خودکار به مدیریت در بازه‌های زمانی معین را داشته باشد. داشبورد مدیریتی قوی در گسترش دید و تصمیم‌گیری مدیر نقش بسزایی دارد.
۹٫ قابلیت شخصی‌سازی نرم افزار
قابلیت تعیین ساختار فرمها و تغییر مدل آنها از خصوصیات کارآمد و مفید یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بشمار میرود. بطورکلی امکان شخصی‌سازی به کاربران اجازه میدهد در ساختار خروجی‌های نرم‌افزار نسبت به نیازهای خود تغییراتی را بوجود آورند.