کارشناسان فراگستر جهت ارزیابی وضعیت کنونی سازمانها و بهینه سازی عملکرد آنها چه گامهایی را طی میکنند؟

پاسخ این سوال را میتوانید بطور کامل در فایل صوتی زیر گوش دهید.

گامهای فراگستر پیاده سازی BPM

متن فایل صوتی

سلام عرض میکنم خدمت همه دوستان… در رابطه با سوالی که مطرح فرمودید چندتا نکته رو میتونم خدمتون عرض کنم:

اول اینکه سوال شما خیلی کلی هست و بهبود عملکرد یک سازمان میتونه از طرق، روشها و متدلوژی‌های مختلف با چهارچوب‌های مختلف میشه بهش پرداخت.

اما بصورت کلی اگه خدمتتون عرض کنم ما فاز اول رو همون بحث عارض‌یابی یا diagnosis سازمانی درنظر میگیریم. برای اینکه شناخت نسبتا مفیدی از سازمان داشته باشیم معمولا میاییم مسائل سازمانی، عارضه‌ها و نهایتا بحران‌های سازمان را دسته‌بندی و تفکیک میکنیم. در سه قسمت: گذشته، حال و آینده.

گذشته:

چیزی که گذشته، مشکلی که پیش اومده دیگه الان بحرانی شده و بایستی از متغیرهای تصمیم‌گیری چندمتغیره استفاده کنیم و یکی از روشهایی که برامون وجود داره اگرچه احتمال داره بعضی‌هاش هزینه زا هم باشه برای سازمان انتخاب میکنیم و عملا مثل یک مصدوم تصادفی بایستی ابتدا جلوی خونریزی رو بگیریم. این رو معمولا با تصمیم‌های چند متغیره انجام میدیم.

حال:

یه مسائلی هست که در زمان حال وجود داره و عملا پروژه‌ها و فرایندهای سازمان رو تحت تاثیر قرار میده. ما بحث بهینه‌سازی عملیات در اونجا مدنظرمون هست و راهکارهایی که ارائه میدیم مبتنی بر مدیریت فرایند و مدیریت پروژه‌های سازمانی خواهد بود.

آینده:

یه بحث‌هایی هم هست موضوعات آینده سازمانتون رو دربرمیگیره که اون هم بحث مدیریت استراتژیک رو در خودش جای میده. و تصمیماتی هست که امروز شما میگیرید برای اینکه بتونید آینده مطلوب خودتون رو به تصویر بکشید.

برمبنای این چهارتا تفکیک و این سه بازه زمانی و این چهارتا سیستمی که خدمتون عرض کردم ما عملا شروع خواهیم کرد و هرکدوم از اونها مسیر خودشون رو دارند و در یک چهارچوب معینی.

مثلا اگر در حوزه عملیات سازمان در بخش فرایندها مسئله‌ایی وجود داشته باشه ما عملا برمبنای اون مسئله بایستی ابتدا مشخص کنیم که چه فرایندهایی تحت تاثیر هستند. شاخص‌های عملکردی اولیه رو شناسایی بکنیم، محاسبات رو روی اون انجام بدیم و عدد پایه و موجود رو شناسایی بکنیم. اکشن پلن‌های موقت با زمانهای کوتاه و هزینه محدود رو ترسیم خواهیم کرد و اینهارو اجرایی خواهیم کرد.

پس از اون بازه زمانی اثربخشی این پلن‌ها و طرحها رو محاسبه خواهیم کرد و در صورت کارآمد بودن طرحهایی با امکان‌سنجی بالاتر و با الویت کمتر رو پس از اون به اجرا خواهیم گذاشت و این چرخه برای مسائل سازمانی مستمر میچرخه.

انتخاب ابزارهای مناسب سازمان

اما در این بحث انتخاب یک چهارچوب مشخص برای مدیریت فرایند، مدیریت پروژه نیاز هست. از ابزارهای متناسب، مناسب و متناظر با اون سازمان استفاده خواهیم کرد. چه نیاز باشه ابزارهای اطلاعاتی، چه ابزارهای تحلیلی و ابزارهای مدیریتی. بایستی اونهارو بدرستی انتخاب کرد و برای اون هم solution selecting ها و Tools selecting ها رو بکار خواهیم برد.

میگم خب خیلی بحث مفصله اما میشه یه Road map مشخص رو بر مبنای اون آینده مطلوب و برمبنای اون چشم‌اندازی که در سازمان ترسیم شده تعریف کرد. و برمبنای اون Road map شما گامهای اصلی رو هدفگذاری کنید. و با مقادیر کوچک زمانی میتونید اونهارو به اجرا بزارید و در صورت اثربخش بودن این طرح تحول سازمانی‌تون رو ادامه بدید.

اما همه‌ی اون چیزی که مهمه اینه که ما در هر گام بتونیم عملکرد سازمان یا عملکرد هر بخشی از سازمان رو قبل و بعد از اکشن پلن‌ها و اقدامات اصلاحی خودمون شناسایی بکنیم.

چون اقدامات اصلاحی در بحث حال مدنظره، بایستی خیلی سریع بتونیم اونها رو پایش بکنیم. اما اقدامات پیشگیرانه مثل اقدامات زمان حال یا همون اقدامات اصلاحی رو ما عملا مثل همون جراحتی که در تصادف یک فرد دیده برای سازمان درنظر میگیریم و بایستی سریعا اون عمل و اون کارها رو انجام داد.

اما بحث پیشگیرانه هم برای اینکه مجددا بروز نکنه همچنین بحران‌هایی در سازمان نیاز هست که اونها رو هم با مدیریت استراتژیک شما میتونید بصورت بلند مدت در سازمانتون پیاده کنید.