در این جلسه از آموزش اتوماسیون اداری با زیرسیستم‌های رایج نرم‌افزار اتوماسیون اداری آشنا می‌شوید.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل‌شده است که به‌صورت یکپارچه با یکدیگر در تعامل هستند. این نرم‌افزار برای محیط‌های گوناگون کاری شامل وب، موبایل و سیستم‌عامل ویندوز طراحی‌شده است؛ همچنین این نرم‌افزار می‌تواند به‌صورت آنلاین و آفلاین به مبادلات اطلاعات حوزه مکاتبات بپردازد. در شکل زیر بخش‌های مختلف سیستم اتوماسیون اداری فراگستر را مشاهده می‌نمایید.
در ادامه امکانات و کارکردهای زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر را به‌صورت جداگانه بررسی خواهیم نمود.
گردش مکاتبات و دبیرخانه
سیستم گردش مکاتبات و دبیرخانه تحت وب فراگستر با فراهم نمودن درگاه‌های متنوع، امکان دریافت خودکار انواع نامه وارده، ارسال انواع نامه صادره و همچنین ارسال و دریافت نامه‌های داخلی سازمان را فراهم می‌نماید. کلیه نامه‌هایی که از طرق مختلف همانند فاکس، پست الکترونیکی و … به سازمان وارد می‌گردند، در سیستم اتوماسیون اداری به‌صورت خودکار ثبت و در کارتابل تحت وب کاربران به گردش درخواهند آمد. کلیه کاربران امکان هامش نویسی، ارجاع، پیگیری و جستجوی هوشمند نامه‌های خود را با توجه به سطوح دسترسی سازمانی دارند.
در زیرسیستم مدیریت دبیرخانه کلیه دسترسی‌ها به‌طور پیش‌فرض از ساختار سازمانی استخراج می‌گردد، به‌طوری‌که با تعریف صحیح ساختار و پست‌های سازمانی به میزان قابل‌توجهی از زمان تعریف سطوح دسترسی صرفه‌جویی خواهد شد. امکان تعریف انواع پرونده بایگانی در سطح سازمان و کاربران سیستم جهت بایگانی نمودن کلیه مستندات در پوشه‌های مجازی نیز از قابلیت مفید دیگر این زیرسیستم است.
همچنین امکان استخراج کلیه سوابق یک نامه و مستندات پیوست شده به آن‌ها با داشتن اطلاعاتی هرچند جزئی از یک نامه مرتبط، از دیگر ویژگی‌های برتر این نرم‌افزار محسوب می‌شود.
مدیریت فاکس، ایمیل و پیامک
با راه‌اندازی سرویس مدیریت فاکس اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان، کاربران هر واحد سازمانی قادر هستند بدون نیاز به دستگاه فاکس و تنها از طریق یک سرویس نرم‌افزاری فاکس، مستقیماً به‌صورت الکترونیکی نسبت به دریافت و ارسال فاکس از داخل سیستم اتوماسیون اداری اقدام نمایند.
با راه‌اندازی سرویس مدیریت پست الکترونیکی اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تعریف ایمیل سازمانی کاربران در سیستم وجود دارد به‌طوری‌که کاربران می‌توانند از داخل کارتابل وب میلی که بدین منظور تهیه‌شده، به‌صورت مستقیم از داخل نرم‌افزار اتوماسیون اداری، نسبت به دریافت و ارسال ایمیل اقدام نمایند.
همچنین امکان قابل‌توجهی برای کاربرانی که تاکنون به‌صورت تخصصی کاربر نرم‌افزار Microsoft Outlook بوده‌اند و ایمیل‌های خود را از طریق این نرم‌افزار مدیریت می‌نمودند، ایجادشده که بدون نیاز به تغییر محیط کاربری خود، بتوانند پس از نصب افزونه ویژه Outlook، از همان نرم‌افزار Outlook جهت دریافت ایمیل‌های خود بهره‌مند گردند و به‌سادگی ایمیل‌های موردنظرشان را تنها با یک کلیک به داخل نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر منتقل نمایند و سپس در قالب یک نامه، اقدامات بعدی را روی آن انجام دهند.
با راه‌اندازی سرویس پیامک سیستم اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توان به‌محض دریافت نامه و یا کار جدید در کارتابل و سایر بخشهایی که در سیستم تعریف‌شده است به کاربر از طریق پیامک اطلاع‌رسانی شود. این سرویس توسط شرکت فراگستر طراحی گردیده و قابلیت اتصال به انواع GSM Modem و SMS Service Provider را دارا است.
کارتابل آفلاین
با استفاده از زیرسیستم کارتابل آفلاین می‌توانید تمام یا بخشی از نامه‌های داخل کارتابل را به همراه کلیه ملحقات و شرح ارجاعاتی که تابه‌حال داشتهاید به نرم‌افزار Microsoft Outlook انتقال دهید و سپس در جای دیگری (به‌عنوان‌مثال در منزل یا در مسافرت) بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‌های خود را مشاهده و دستورات خود را روى نامه و یادداشت برای کارکنان خود ارجاع نمایید.
سیستم اتوماسیون اداری به‌محض برقراری اتصال به شبکه سازمانی، عملیات به‌روزرسانی را انجام میدهد و مستندات و ارجاعات را برای گیرندگان به‌طور خودکار ارسال می‌کند.
همچنین ایمیل‌های دریافتی خودتان را از Outlook فقط با یک کلیک به داخل پیش‌نویس‌های اتوماسیون اداری‌تان منتقل نمایید و سپس اقدام به شماره نمودن پیش‌نویس‌ها و ارجاع آن‌ها در بستر اتوماسیون اداری فراگستر نمایید.
برای استفاده از این قابلیت، تنها کافی است افزونه (Add-Ins) تولیدشده را بر روی Outlook خود نصب نمایید و دیگر نیاز به هیچ‌گونه تنظیم و دسترسی خاصی ندارد.
دانشنامه سازمانی
با راه‌اندازی زیرسیستم دانشنامه اتوماسیون اداری فراگستر امکان ساماندهی دانش تولیدشده در یک سازمان فراهم می‌گردد. همچنین باعث می‌شود دانش مناسب در زمان مناسب در اختیار افراد سازمان قرار گیرد.
یعنی هر وقت برای انجام یک کار به دانش خاصی احتیاج داشته باشیم بلافاصله و به‌سادگی در دانشنامه به دنبال آن میگردیم و جواب سؤالات خود را می‌یابیم. با استفاده از این زیرسیستم می‌توان از تجربیات و روش‌های حل مشکلات جاری در سایر کارها استفاده نمود که این امر منجر به کاهش زمان، هزینه، افزایش کیفیت و رضایت ذینفعان می‌شود.
دانشنامه در سازمان‌ها باعث شناسایی دانش و مستندات ارزشمند سازمان و انتقال دانش و مستندات از یک پروژه به پروژه دیگری می‌شود. ثبت دانش پروژهها به مدیران آینده کمک می‌کند تا از درس آموختههای موجود استفاده بهینه نماید. هر کاربر می‌تواند دانش خود را در حیطه مشخص‌شده در داخل سیستم اتوماسیون اداری، ثبت و در اختیار دیگر کاربران قرار دهد.
گفتنی است زیرسیستم دانشنامه سازمانی با الگوبرداری از فراگیرترین پروژه تعریف‌شده بشر در این زمینه یعنی Wikipedia طراحی گردیده است.
رسانه سازمانی
جمع‌آوری سریع و آسان مدیاهای موجود در سازمان (نظیر فیلم، صدا، تصویر و …) و دسترسی طبقه‌بندی‌شده به آن‌ها همواره از نیازهای یک سازمان دانش‌محور بوده است.
رویکرد زیرسیستم رسانه سازمانی فراگستر، در اختیار قرار دادن ابزاری ساده و توانا به‌منظور ایجاد مکانی برای نگهداری و مشاهده تمام فایلهای مالتی مدیای سازمان بدون نیاز به نصب پخش‌کننده‌های مختلف بر روی هریک از کلاینت‌هاست.
در این زیرسیستم کاربر می‌تواند با ایجاد پرونده‌های مختلف، نسبت به آپلود (Upload) فایلهای خود اقدام نموده و سایر کاربران سیستم در صورت داشتن دسترسی به پرونده‌ها، تصاویر و فیلم‌ها را در همان محیط نرم‌افزار اتوماسیون اداری مشاهده نمایند. گفتنی است این زیرسیستم با توجه به الگوی سایت YouTube طراحی‌شده است.
سامانه تبادل فایل
وظیفه اصلی زیرسیستم سامانه تبادل فایل فراگستر، تبادل و انتقال فایل در یک محیط نرم‌افزاری مستقل از پرونده‌های سیستم‌عامل است. دیگر لازم نیست یک پوشه به‌عنوان محل مشترک فایل، در سرور ایجاد کنید. با استفاده از این زیرسیستم به‌راحتی فرستنده و گیرندهی فایل، مشخص و قابل‌ردیابی است.
از ارزشآفرینیهای این زیرسیستم می‌توان به سهولت و سرعت در انتقال فایل، امنیت و نظارت بیشتر برای تبادل فایل در بستر شبکه داخلی، تبادل فایل با هر پسوندی و بدون محدودیت در حجم ارسالی اشاره کرد. این سامانه از داخل اتوماسیون اداری فراگستر می‌تواند قابل‌دسترس قرار بگیرد. با توجه به اینکه این زیرسیستم تحت وب است و نیاز به نصب بر روی سیستم کاربران (Client) ندارد، به‌سرعت در سطح سازمان اجرایی خواهد شد.
تقویم و مدیریت جلسات
با راه‌اندازی زیرسیستم تقویم و مدیریت جلسات فراگستر، کاربران می‌توانند برنامه جلسات، قرار ملاقات و کارهای خود را در سیستم با درج زمان یادآوری ثبت نمایند. در این صورت سیستم به‌صورت خودکار هنگام فرارسیدن موعد آن، به کاربر یا کاربران ذینفع هشدار خواهد داد.
همچنین این سیستم به‌صورت هوشمند، دعوت‌نامه‌هایی را در قالب نامه به کارتابل مدعوین ارسال نموده و یا ایشان را از طریق ارسال پیامک خودکار مطلع خواهد نمود.
نسخه موبایل
نسخه جدید نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر با عنوان نسخه موبایل، با رویکرد سادگی هر چه بیشتر در کاربری و ارائه راهکارهای مناسب برای کاربران طراحی و ارائه شده است.
این نسخه از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر به‌منظور بهرهبرداری بر روی تلفن‌های هوشمند و همچنین تبلت‌هایی همانند IPad و … به‌طور کامل Script Compatible بوده، به‌طوری‌که بدون کوچک‌ترین مشکلی، امکان استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر روی دستگاه‌هایی ازاین‌دست فراهم‌شده است. نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت نصب و کار بر روی تلفن‌های هوشمند با سیستم‌عامل‌های IOS و Android را دارا می‌باشد.
مدیریت مستندات
نرم‌افزار مدیریت مستندات یکی از زیرسیستم‌های اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر بوده که در آن کاربران امکانات و کاربـــرد‌های ویژه‌ای به‌منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، نقشه‌های فنی و برگه‌های سازمانی در اختیار خواهند داشت.
این نرم‌افزار با رعایت ملاحظات امنیتی قابلیت‌هایی ازجمله تعریف ساختار بایگانی، تعیین و انتساب تگ به اسناد، ورود انبوه مستندات، جستجوهای پیشرفته و گزارش‌های متنوع در خصوص وضعیت مستندات را، برای سازمان‌های علاقه‌مند به حذف کاغذ از چرخه کاری خود فراهم می‌سازد.
گزارش‌های هوشمند
زیرسیستم هوش تجاری که در تمامی زیرسیستم‌های فراگستر ازجمله اتوماسیون اداری در دسترس است، مجموعه توانایی‌ها، فنّاوری‌ها، ابزارها و راهکارهایی است که به درک بهتر مدیران از شرایط کسب‌وکار کمک شایانی می‌نماید.
بیشتر گزارش‌های تولیدشده توسط این زیرسیستم، گزارش‌هایی تحلیلی، چندبعدی و نمایانگر عملیات انجام‌شده در سیستم است، این ابزار دیدگاهی عمیق به مدیران سازمان برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک ارائه می‌نماید.
امیدوارم آشنایی با زیر سیستم‌ها برای شما مفید واقع‌شده باشد، در جلسه آینده همراه ما باشید تا شمارا با مراحل نصب و به‌روزرسانی یک سیستم اتوماسیون اداری استاندارد آشنا کنیم.