جلسه ششم | مفهوم نامه های عطف و پیرو در اتوماسیون اداری

در جلسه پنجم آموزش اتوماسیون‌ اداری راجع به کاربرد رعایت سلسله مراتب در سازمان توضیح دادیم. در این جلسه به بررسی موضوع مهمی که در مکاتبات اداری بسیار حائز اهمیت است و شامل  زنجیره مکاتبات نامه( نامه‌های مرتبط )  از لحاظ عطف، پیرو و بازگشت در نامه نگاری های اداری  است خواهیم پرداخت.

در اصول نامه‌نگاری اداری چه وقتهایی از واژه(های) عطف و یا پیرو باید استفاده کرد ؟

نامه ها در صورتی که در پاسخ به نامه یا پیرو نامه دیگری ایجاد شده باشند، جهت ایجاد زنجیره مکاتبات و امکان دسترسی به سوابق قبلی نامه لازم است نوع ارتباط و همچنین شماره نامه‌های مرتبط آنها مشخص گردد.

نامه ‎های مرتبط عموما دارای دو نوع «عطف» و«پیرو» است.

«عطف» در پاسخ به نامه‎ ای گفته میشود که قبلاً از سازمان مخاطب دریافت شده و شما بعنوان فرستنده میخواهید، جواب نامه را ارسال نمایید.

اگر نامه در پاسخِ‌نامه مخاطب صادر گردد، نگارش نامه اینچنین باید باشد:

به طورمثال:

• عطف به نامه شماره…….. مورخ…… در خصوص……….
• در پاسخ ‌نامه شماره ……. مورخ …….
• جوابیه نامه شماره…… مورخ………

پیرو: هرگاه نامه در دنباله مکاتباتِ گذشته فرستنده باشد و فرستنده بعد از آخرین مکاتبه جوابیه‌ای از مخاطب دریافت نکرده باشد، نامه جدید از طرف فرستنده پیرو مکاتبات قبلی صادر می شود.

به طورمثال:

• پیرو نامه شماره…….. مورخ…… در خصوص…………
• در تعقیب‌ نامه شماره ……. مورخ ……

در اصول نامه نگاری‌ اداری/ سازمانی، یک نامه نمی تواند هم به عنوان عطف و هم به عنوان پیرو به نامه اصلی متصل گردد.

نامه‌های عطف و پیرو در اتوماسیون اداری چگونه است؟

گاهی اوقات در اتوماسیون اداری نامه‌ای که از سازمان صادر می‌گردد، ممکن است در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد یا در پاسخ‌نامه مخاطب فرستاده شود، در این صورت به جهت گردش نامه و به دست آوردن سوابق آن نیاز است به شماره مکاتبات و نامه‌های قبلی مخاطب اشاره شود.

قابلیت «ایجاد نامه مرتبط» به راحتی این نیاز کابران علی الخصوص کاربران دبیرخانه را در نامه‌نگاری های خود و حفظ سوابق آنها بر طرف کرده است.

در اصول نامه نگاری‌ اداری/ سازمانی، یک نامه نمی تواند هم به عنوان عطف و هم به عنوان پیرو به نامه اصلی متصل گردد.

آیا تمام کاربران به نامه های مرتبط در اتوماسیون اداری دسترسی دارند؟

سامانه اتوماسیون اداری فراگستر دارای ساختار سلسه مراتبی است و بنحوی طراحی شده که کاربران با «تعیین سطح دسترسی» میتوانند، نامه‌های مرتبط عطف،پیرو را به نامه جاری اضافه نمایند.

بطور مثال، اگر نامه ای برای شما در اتوماسیون ارسال شد که نامه دیگری به آن مرتبط شده بود، در صورتی می‌توانید نامه مرتبط را باز کنید که پیش از این نامه مرتبط را دریافت یا ارسال کرده باشید، یا اینکه کاربران زیرمجموعه شما در چارت سازمانی،نامه را دریافت، ارسال و یا مشاهده کرده باشد. شما نیز میتوانید به نامه های مرتبط در نامه جاری دسترسی داشته باشید.

برقراری ارتباط هوشمند مکاتبات در اتوماسیون اداری فراگستر

اتوماسیون فراگستر تنها اتوماسیون اداری است که مجهز به موتور جستجوی هوشمند معنایی یا همان بهجو است. با استفاده از این قابلیت، تمام مکاتباتی که به نحوی به نامه جاری از لحاظ موضوع، متن، ارجاع، فرستنده، گیرنده و… تشابهی داشته باشند؛ بصورت خودکار و هوشمند بعنوان “ارتباط(های) هوشمند” در اختیار کاربر قرار می‌گیرد و دیگر نیازی به درج نامه‌های مرتبط بصورت دستی نیست.
از آنجا که وجود کلمات مشابه در موضوع نامه، وزن بالاتری دارد، به همین دلیل سایر اطلاعات نامه بر حسب وزنشان در لیست ارتباط‌‌های هوشمند قرار می‌گیرند.

بیشتر بدانید: چاپ نامه، همراه با زنجیره مکاتبات مرتبط با همان نامه 

دانلود فایل آموزشی اصول نامه نگاری اداری

حالا که ذهن شما در حال یادگیری اصول نامه نگاری، هامش نویسی، نحوه پاسخ به نامه اداری، تعین عطف یا پیرو مرتبط نامه در اتوماسیون اداری و … است، به شما توصیه میکنیم که فایل «اصول نامه‌نگاری» را از طریق فرم زیر دانلود کنید تا با مفاهیمی همچون فرایند ورود نامه سازمان، فرآیند ثبت و ارسال نامه، نحوه گردش الکترونیکی مکاتبات در سازمان( ارجاع نامه، یادداشت روی نامه، هامش نویسی کنار نامه و …… آشنا شوید.