در مقالات قبلی در مورد BPM و مزایای پیاده سازی آن در سازمان صحبت کردیم. همچنین مدلسازی و روشهای اجرایی مدیریت فرایند کسب و کار در سازمانها را بررسی کردیم. در این مقاله سعی داریم به این نکته اشاره کنیم که جایگاه واقعی BPMS در چرخه BPM کجاست؟ این نرم افزارها چه نقشی در یک پیادهسازی موفق ایفا خواهند کرد؟
اشتباهات اساسی در استقرار BPM در سازمان
همانطور که میدانید پیاده سازی و استقرار سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان بطورکلی شامل موارد زیر میباشد:
- مدلسازی و طراحی فرایند
- پیادهسازی و اجرای فرایندها
- کنترل و پایش فرایندها
- بهبود فرایندها
بیشتر سازمانهای ایرانی در هنگام استفاده از BPM در سازمان خود تمامی چرخه آن را بدرستی رعایت نمیکنند. مدیران سازمانها اکثرا مرحله اول یعنی مدلسازی و طراحی فرایندها را با اشتباهات اساسی انجام میدهند. مسلما پیاده سازی یک BPM ناقص در سازمان نتیجه مطلوب و دلخواه را به همراه نخواهد داشت.
از اشتباهات رایج مدیران سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- استفاده از زبان و استانداری قدیمی و ناقص برای مدلسازی فرایند (مثل فلوچارتها)
- عدم بکارگیری ابزار مناس مدیریت فرایند
روش دستیابی به اهداف اصلی استقرار BPM در سازمان
جهت استقرار BPM که کارایی موردنظر سازمانها برای کاهش هزینه ها و افزایش کارایی را دربرداشته باشد ابتدا لازم است که مدیران چرخه عمر BPM را بطور کامل رعایت کنند. درغیر این صورت از BPM تنها مقداری کتابچه فرایندی و زونکن در قفسه های مدیران بجا خواهد ماند.
- استفاده از زبان استاندار جهت مدلسازی فرایندها مانند BPMN2 که در حال حاضر بهترین زبان مدلسازی در دنیا میباشد.
- CaseToolهای استاندارد جهت مدلسازی فرایند مانند Visual Paradigm, System Architect، Rational Rose، ARIS، Enterprise Architect
- استفاده از نرم افزارهای BPMS جهت مکانیزه کردن فرایندهای سازمان با حداقل کدنویسی
بنابراین میتوان نتیجه گرفت یکی از مهمترین حلقه های گمشده استقرار BPM در سازمانها ، استفاده از یک نرم افزار BPMS مناسب است. حتی جهت مهندسی مجدد فرایندها در سازمان نیز ابتدا لازم است که ضعفها و اشکالات فرایندها شناسایی شده و سپس اقدام به بهبود فرایندها کنیم. جهت شناسایی بهتر نیز نیاز است ابتدا فرایندها بصورت روان در سازمان اجرایی شده باشند. درواقع اجرا و پیاده سازی فرایندها در نرم افزار BPMS بستر و زمینه انجام بهبود فرایندها بصورت واقعی را فراهم می آورد.
نرم افزارهای process maker ، Bizagi ، camunda را میتوان بعنوان معتبرترین و بهترین نرم افزارهای موجود در دنیا نام برد. درصورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر درمورد نرم افزارهای نام برده شده میتوانید به مقاله “نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار را بشناسید“ مراجعه کنید. جهت شرکت در دوره های آموزشی آکادمی فراگستر جهت پیاده سازی و مدلسازی بهتر فرایندها در سازمان میتوانید به لینک زیر مراجعه کنید.