سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) با هدف اتوماسیون گردش کار فرآیندهای سازمانی و ایجاد امکان پایش و مدیریت فرآیندها ارائه شده است. این گونه از سیستم‌ها سعی دارند تمام چرخه حیات فرآیندها را از زمان تعریف و مدلسازی تا زمان اجرا و بهینه سازی تحت ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مدیریت کنند.
دلایل استقرار BPM در سازمان ها:
افزایش سرعت کسب و کار
مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند با حذف تأخیرها، خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، موازی‌سازی فرآیندها و ایجاد محدودیت‌های زمانی برای هر قدم زمان سیکل را تا حدود بسیار زیادی کاهش دهد.
بهبود تصمیم گیری مدیران
همه سازمانها از طریق تصمیم گیری در سطوح مختلف مدیریتی سازماندهی میشوند. تصمیم‌گیری اغلب به عنوان تبدیل اطلاعات به عملکرد تعبیر می‌شود. اطلاعات جامع و کامل یک اساس و پایه منطقی برای فرآیند تصمیم‌گیری است. مدیران در فرآیند تصمیم‌گیری نیازمند منابع و امکاناتی می‌باشند که آنان را قادر سازد تا بازده تصمیم را در تحقق اهداف افردی، گروهی، سازمانی و جامعه بطورکلی بهینه نمایند. با تجمیع همه اطلاعات مرتبط با یک فرآیند و ارائه اطلاعات به شرکای فرآیند، دقت و سرعت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد.
چابکی در کسب وکار
از دیگر مزایای اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار افزایش و بهبود و شاخص چابکی در سازمانها است. شاخص‌های کسب و کار و شرایط بازار، به سرعت تغییر می‌کنند و مدیران کسب و کار نیاز به توانمندی دارند تا به این تغییرات به سرعت و به طور مؤثری در صحنه رقابتی، پاسخ دهند. سازمانها با استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار قادر خواهند بود که محیط‌های کسب و کاری متناسب با نیاز مشتریان ایجاد کنند، تا بتوانند در سطح کسب و کار با ایجاد یک سبد رقابتی خود را به سرعت در بازار کسب و کار تطبیق دهند.
بهینه سازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری
بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سطوح افقی و عمومی سازمانها، از اثرات مثبت اجرای BPM در سازمان است. با حصول کارآیی بیشتر در اجرای یک فرآیند، عملاً کاهش هزینه حاصل خواهد شد و می‌توان ارتباط مستقیمی بین مؤلفه کارآیی و کاهش هزینه برقرار نمود. بهینه‌سازی یک فرآیند می‌تواند با افزایش بهره‌وری،کارآیی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرایندهای جاری سازمانها همراه باشد.
BPM، فراهم کننده داده‌های مفیدی در زمینه هزینه‌های فرآیند، طول دوره اجرا، بازبینی و بهینه‌سازی براساس نتایج واقعی در سازمانها است. بهینه‌سازی فرآیندها با استفاده از BPM، منجر به مانیتورکردن،کنترل ، آنالیز و مدیریت فرآیندها جهت افزایش کیفیت تصمیم‌گیری در سازمانها انجام می‌پذیرد.
اجرای اتوماتیک فرآیندها
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک رویکرد سلسله مراتبی است که فرآیندها را بصورت اتوماتیک یا غیر اتوماتیک (IT Base) شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، اندازه‌گیری، کنترل و پایش می‌نماید و اطمینان حاصل می کند که همسو با اهداف استراتژیک سازمان می‌باشد.
تخصیص فعالیت ها بر اساس حجم کار (By Load)
در نرم‌افزارهای BPMS انواع الگوهای تخصیص کار از جمله تخصیص فعالیت ها بر اساس حجم کار است. فرض کنید در یک شرکت، در واحد خدمات پس از فروش، مدیر خدمات پس از فروش درخواستهای مشتریان را دریافت و پس از بررسی و تایید اولیه، باید درخواست را به یکی از کارشناسان واحد خود ارجاع دهد.
مدیر خدمات پس از فروش و سایر مدیرانی که چندین کارشناس برای رسیدگی به انواع درخواست ها در اختیار دارند مثل مدیران فروش، مدیران کنترل و تضمین کیفیت، نگهداری و تعمیرات و سایر موارد مشابه بدلیل حجم بالای فعالیت هایشان، با مشکل برقراری توازن کار بین کارشناسان خود مواجه هستند.
حال در BPMS این امکان وجود دارد که در هنگام تعیین کاربران یا مجریان هر فعالیت، گزینه تخصیص کار متناسب با حجم کاری انتخاب شود، بطوریکه فعالیت ها بر اساس حجم کاری موجود در کارتابل هر یکی از کارشناسان به آنها اختصاص خواهد یافت. یعنی سیستم بصورت هوشمند، کار را به کارتابل کارشناسی خواهد فرستاد که حجم کار داخل کارتابلش از بقیه کمتر است.
تسهیل نظارت، اندازه گیری و پایش فعالیت ها
همه فرآیندها در انتها برای مقایسه قادر به اندازه‌گیری می باشند. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود. زمانی که فرایندها از تکنولوژی و بر بستر فناوری اطلاعات اجرا میشوند، شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی از طریق داشبوردهای مدیریتی فراهم می کند.
نتیجه گیری:
مدیریت فرآیند کسب و کار، نخست؛ نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه‌ی کسب و کار از طریق فرآیندهای تعریف شده است و سپس پیدا کردن راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره‌وری می باشد.