اگر در آموزشهای قبلی خاطرتان باشد اشاره کردیم که در تعریف یک نامه اداری چند پارامتر اساسی وجود دارد که شاید مهم‌ترین آنها وجود امضا بر روی نامه باشد بطوریکه اگر نامه‌ای بدون امضا باشد به‌هیچ‌عنوان در گردش مستندات و نامه‌های اداری سندیت نداشته و از اعتبار لازم برخوردار نخواهد بود. لازم است به این نکته اشاره کنیم که در مسیر ایجاد یک نامه از مرحله پیش‌نویس تا ثبت نامه و دریافت شماره اندیکاتور بنا به سیاست سازمان، نامه می‌تواند بیش از یک امضاکننده هم داشته باشد. در سازمان‌هایی مانند بانک‌ها مرسوم است که یک نامه را دو یا حتی سه امضاکننده، امضا کنند.
درصورتیکه بنا به سیاست سازمان، برای صدور نامه، بیش از یک امضا لازم باشد، امضای هرکدام از امضاکنندگان نسبت به یکدیگر تقدم و تأخر دارد. یعنی ابتدا باید امضاکننده اول نامه را امضا نموده و سپس امضاکنندگان بعدی نسبت به امضای نامه اقدام نمایند.
در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استاندارد، باید قابلیت تعریف امضاکننده یا امضاکنندگان و تعیین سطوح پیش‌نیاز برای امضای نامه‌ها فراهم باشد.
با ذکر این مقدمه به روش‌های امضای نامه‌ها در سیستمهای اتوماسیون اداری می‌پردازیم.
معمولاً در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دو مفهوم برای امضای یک نامه در نظر گرفته میشود که در این جلسه، به شرح هر دوی آنها می‌پردازیم.
- امضای تصویری
- امضای دیجیتال
امضای تصویری در اتوماسیون اداری
برای هر کاربرِ صاحب امضا در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، ضروری است یک تصویر امضا در هنگام «تعریف مشخصات کاربر» تعریف شود. این تصویر امضا معمولاً در قالب فرمت‌هایی مانند png یا jpg به همراه سایز مشخصی است که پس از ثبت نهایی نامه، با درج خودکار در محل مشخص‌شده در متن نامه، با بهترین کیفیت و گرافیک در هنگام چاپ قابل مشاهده است.
استفاده از این امکان در سیستمهای اتوماسیون اداری فرآیند امضای نامه را سرعت خواهد بخشید. البته ممکن است در سازمان یا اداره‌ای با توجه به این مهم که حتماً باید امضای اصل بر روی نامه درج گردد، یا با توجه به شرایط ویژه یک نامه، از امکان درج تصویر امضا توسط نرم‌افزار استفاده نشود و نامه‌های ایجاد شده در سیستم، برای درج امضای واقعی نزد صاحب امضا برده شود.
امضای دیجیتال در اتوماسیون اداری
و اما مفهوم دوم که درواقع همان امضای دیجیتال بوده هنوز هم در بعضی موارد با مفهوم اول یعنی تصویر امضا تداخل معنی پیدا می‌کند درصورتیکه کاملاً با آن متفاوت است.
در سیستمهای اتوماسیون اداری برای احراز و اطمینان از اصل بودن هویت امضاکننده نامه، امکاناتی وجود دارد که معمول‌ترین آن پشتیبانی از توکن سخت‌افزاری است.
توکن سخت‌افزاری مانند یک USB عمل می‌کند بطوریکه قابلیت ذخیره‌سازی اطلاعات را دارد و دقیقاً مشابه همان به پورت کامپیوتر یا لپ تاپ کاربر متصل میشود.
در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، کاربرِ دارای مجوز امضای دیجیتال، یک توکن سخت‌افزاری حاوی کلید خصوصی دارد که صرفاً مختص به خود اوست. به هنگام امضای سند، کاربر توکن سخت‌افزاری خود را به پورت USB کامپیوتر خود متصل می‌کند و سند مذکور با استفاده از کلید خصوصی کاربر که در توکن ذخیره‌شده است، امضاء خواهد شد.
قبل از امضاء کردن، نرم‌افزار با مکانیزم خاصی مانند بررسی کدملی و یا شماره سریال توکن، از تعلق توکن به کاربر موردنظر اطمینان حاصل می‌کند و سپس به وی اجازه امضاء کردن را می‌دهد. در این حالت کاربر بعد از اتصال توکن شخصی خود صرفاً می‌تواند تصویر امضای خود را در زیر نامه درج نماید و بدیهی است که اگر امضاکننده، این توکن را در اختیار نداشته باشد، نرم‌افزار امکان درج تصویر امضای او را نمیدهد.
البته به دلیل کاربرد بسیار زیاد توکن‌های سخت‌افزاری صرفاً از آنها برای درج امضا در نامه استفاده نمی‌شود و در سیستمهای اتوماسیون اداری کاربردهای مختلف و دیگری نیز خواهند داشت که سعی میکنم، در یک مقاله جداگانه به تمام کاربردهای این ابزار مهم در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استاندارد بپردازم.
ممنون که در این آموزش هم با ما همراه بودید.