در جلسه دوم آموزش اتوماسیون اداری به اجزای یک نامه اداری اشاره شد، حال باید دانست که نامه‌های اداری ازلحاظ ماهیت می‌توانند به چه انواعی تقسیم‌بندی شوند. آیا ماهیت همه نامه‌های اداری یکسان است، یا می‌تواند متفاوت باشد؟
هر نامه اداری می‌تواند انواع و ماهیت‌های مختلفی داشته باشد در این جلسه شمارا با انواع یک نامه اداری آشنا میکنیم.
نامه اداری می‌تواند دارای ماهیت خبری باشد.
به‌وسیله این‌گونه نامه‌ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذی‌ربط اطلاع داده می‌شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب‌رجوع برساند.
نامه اداری می‌تواند ازلحاظ ماهیت بازدارنده باشد.
نامه های اداری بازدارنده؛ به نامه‌هایی اطلاق می‌شود که از انجام کار و یا بروز حادثه‌ای جلوگیری به عمل آورد. این‌گونه نامه‌ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع‌شده و یا در حال شکل گرفتن است را به‌طور موقت و یا دائم متوقف می‌کند.
نامه اداری می‌تواند ازلحاظ ماهیت دستوری یا درخواستی باشد.
این نامه‌ها که حجم بیش‌تر نامه‌های اداری را تشکیل می‌دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آن‌ها سؤال گردد.
نامه اداری می‌تواند ازلحاظ ماهیت هماهنگی باشد.
این‌گونه نامه‌ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه می‌شود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هماهنگی کند مانند بخشنامه‌ها.
در این جلسه نیز شما با مفهوم انواع ماهیت نامه‌های اداری آشنا شدید، در جلسه بعدی روش تهیه یک پیش‌نویس نامه را باهم بررسی میکنیم. پیش از آغاز جلسه بعدی باید در خصوص پیش‌نویس کمی تحقیق کنید. فقط همین قدر بدانید که یک نامه اداری، قبل از اینکه امضا و شماره شود، نیازمند تهیه یک پیش‌نویس است. تا همین جا بحث را متوقف میکنیم ….
تا جلسه بعدی خدانگه‌دار…