اگر خاطرتان باشد در جلسه قبل درباره مفاهیم فرآیندها و انواع سطوح دسته بندی آنها و اهمیت آنها توضیح دادیم. حال در ادامه مباحث قبلی، در این جلسه میخواهیم شما را با روش تحلیل فرآیندها برای پیاده سازی آنها در یک سیستم BPMS آشنا کنیم.
مراحل تحلیل یک فرآیند
برای شروع باید بدانید که با استفاده از استاندارد APQC و با تعریف سطوح فرایند می‌توان اولین قدم تحلیل فرآیند که شناسایی فرایندها می‌باشد را انجام داد. بنابراین یک سازمان می‌تواند با توجه به اهداف آن سازمان سیاست‌های اجرایی خود را تدوین کرده و با توجه به آن زنجیره ارزش سازمان خود و شناسایی فرآیندهای طبقاتی را انجام دهد.
سپس به تحلیل هرکدام از حلقه‌های زنجیره و نقاط ارتباطی با یکدیگر بپردازد و گروه‌های فرآیندی را شناسایی کند. با توجه به گروه‌های فرایندی دسته‌های فرآیندی مختلف سازمانی (فرآیندهای اداری، بازرگانی و …) را شناسایی کرده و نقاط تاثیر آنها بر زنجیره ارزش را بدست آورد. با توجه به این تحلیل در گام بعدی می‌توان روش‌های اجرایی را فرایندهای مختلف تدوین نماید. در انتها در آخرین سطح فرآیندی که شامل سطح وظیفه است، جزئی ترین فعالیت‌ها و ایستگاه‌های کاری را به همراه تمامی دستورالعمل‌های اجرایی در مدل فرآیندی تاثیر دهد و فرایندها را تحلیل نماید. به این شناخت، شناخت بالا به پایین می‌گویند و با استفاده از این شناخت می‌توان نقاط ارتباط فرآیندها را به خوبی مشخص نمود.
آن چیزی که ما در سیستم BPMS با آن سر و کار داریم، تحلیل فرایندها در سطح پنجم با تمامی قوانین تجاری می‌باشد. بنابراین با انجام معماری فرآیندهای سازمانی مطابق با چارچوب APQC نام فرآیندهای سازمانی استخراج می‌شوند که به عنوان اولین قدم در تحلیل فرآیندها می‌باشد. به عنوان مثال برای دسته فرآیندهای اداری فرآیندهای مرخصی، ماموریت، اضافه‌کاری و … شناسایی می‌شوند. حال ما با تعدادی اسم سرو کار داریم و در گام بعد به تحلیل این موضوع می‌پردازیم که به عنوان مثال فرآیند مرخصی چگونه انجام می‌شود، آیا انجام می‌شود و یا قرار است چگونه انجام شود، می‌پردازیم.
روش‌های مختلفی برای تحلیل مدل‌های فرآیندی وجود دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- مصاحبه با یکی از افراد کلیدی سازمان
- مصاحبه با افراد درگیر در اجرای فرآیند و یا مصاحبه با ذینفعان فرآیند
- مشاهده میدانی
- تحلیل فرم‌ها و تهیه ماتریس گردش فرم‌ها و ماتریس مسئولیت‌ها
- برگزاری جلسات مابین مدیران فرآیند و طوفان مغزی
- استفاده از استانداردهای فرآیندی
روش پایین به بالا در تحلیل فرآیندها
روش دیگر تحلیل فرآیندها که به روش پایین به بالا مشهور است، وضعیت موجود را برای فرآیندهای سازمانی تحلیل می‌کنیم. این روش برای سازمان‌هایی مفید می‌باشد که وضعیت ساختار یافته‌ای از لحاظ معماری سازمانی ندارند و می‌خواهند تحلیلی از وضعیت موجود را انجام دهند و سپس به سمت بهبود آن حرکت کنند. در این نوع تحلیل ابتدا چند فرآیند جزء شناسایی می‌شود و تحلیل مدل فرآیندی انجام می‌پذیرد. به همین شکل مجموعه‌ای از مستندات فرآیندی شکل می‌گیرند و سپس ارتباطات بین فرایندها و شناسایی فرآیندهای بالادستی انجام می‌پذیرد.
هرکدام از روش‌های فوق می‌توانند به عنوان روش‌های کلیدی در تحلیل فرآیند به حساب بیایند، اما به کار بستن روش‌های فوق با ترتیبی که ارایه می‌شود می‌تواند به تحلیل بهتر فرآیند کمک کند. دقت شود که در این گام سعی بر این داریم که با تحلیل فرآیند به مجموعه‌ای از جملات و عبارات دست پیدا کنیم که نحوه اجرای فرآیند را به طور کامل تشریح نماید.
فاز اول تحلیل فرآیند:
برای شروع تحلیل فرآیند می‌توان کار را با مصاحبه با یکی از افراد کلیدی سازمان که به فرآیند احاطه کامل دارد آغاز نمود. با مصاحبه با این فرد می‌توان نحوه کلی اجرای فرآیند، افراد درگیر در اجرای فرآیند و نام فرم‌های مربوطه را اخذ نمود. در هنگام مصاحبه سوالاتی طرح شود که شامل شناسایی نقاط آغازین و پایانی فرآیند و ۵W باشد. به عبارت دیگر سوالاتی طرح شوند که مشخص نمایند فرآیند در چه نقطه‌ای آغاز می‌شود و در چه نقطه‌ای خاتمه پیدا می‌کند. همچنین مشخص شود که چه کسی چه کاری را در چه زمانی و به چه نحوی و با استفاده از چه ابزارهایی انجام می‌دهد. این مصاحبه می‌تواند ما را در شکل‌گیری زنجیره کلی فرآیند و شناسایی حلقه‌های گم‌شده آن راهنمایی کند.
فاز دوم تحلیل فرآیند:
در فاز بعد، مصاحبه با هرکدام از افراد درگیر در اجرای فرآیند و یا به عبارت دیگر ذینفعان فرآیند انجام می‌شود. نحوه اولویت‌بندی مصاحبه‌ها هم الزامی نمی‌باشد، اما بهتر آن است که مصاحبه را با فردی آغاز کنیم که اولین کار را در طول اجرای فرآیند انجام می‌دهد. خروجی این فاز از مصاحبه می‌تواند حلقه‌های زنجیره فرآیند را تکمیل نماید و به شناسایی قوانین اجرایی در فرآیند کمک نماید.
فاز سوم تحلیل فرآیند:
مشاهده میدانی از محیط انجام کار هم می‌تواند به درک بهتر چگونگی انجام کار مخصوصا در محیط‌های تولیدی کمک کند. مشاهده گردش فرم‌ها در یک فرآیند می‌تواند کمک اساسی را در درک بهتر نحوه گردش فرآیند، نوع اطلاعات و گردش آنها را در اختیار تحلیلگر فرآیند بگذارد. تهیه ماتریس CRUD و RASCI هم به درک پیش‌نیازها و تقدم و تاخرها و مسئولین انجام کار کمک می‌کند.
فاز چهارم تحلیل فرآیند:
در گام‌های انتهایی تحلیل فرآیند هم الگوبرداری آن از استانداردها و سازمان‌های مختلف می‌تواند در تحلیل فرآیند، یک تحلیلگر را راهنمایی کند.
معمولا در تحلیل فرآیندها پس از تهیه پیش‌نویس سناریوی فرآیند، تحلیلگران جلساتی را مابین مدیران ذینفع فرآیند برگزار می‌کنند و نکات اختلافی و جدیدی را که می‌بایست در تحلیل فرآیند مدنظر قرار گیرند، گوشزد می‌نمایند. در این جلسات با توجه به فنی بودن مدیران اجرایی فرآیند، نکات به تحلیلگران انتقال داده می‌شوند تا درفت نهایی تحلیل بدست آید.
از اینکه مطالب این جلسه کمی طولانی بود شرمنده‌ایم، ولی مطمئن هستیم ارزش نوشتن و خواندن آن را دارد. در جلسه بعد با نحوه نگارش سناریوی یک فرآیند آشنا خواهیم شد.
سری مقالات آموزش نرم افزار BPMS – آکادمی فراگستر:
- جلسه اول: آشنایی با کلیات سیستم BPMS در یک دقیقه!
- جلسه دوم: آشنایی با مفهوم فرآیند
- جلسه سوم: آشنایی با روش های تحلیل فرآیند
- جلسه چهارم: نحوه نگارش سناریوی یک فرآیند
همچنین در صورتی که علاقه مند به دریافت این آموزش ها از طریق گوشی موبایل خود هستید میتوانید از طریق کانال تلگرام آکادمی BPM این آموزش ها را دنبال کنید.