اقتصادهای خلاق، به کارآفرینانی که مترصد ایجاد یک کسب‌وکار پیشرفته بوده یا کسانی که مالک شرکت‌های خوش ساختی هستند که قصد توسعه و گسترش فعالیت‌هایشان را دارند؛ فرصت‌هایی واقعی پیشنهاد می‌کنند. یکی از این فرصت‌ها، افزایش کارایی کسب‌وکار است. افزایش کارایی یکی از روش‌های بهبود سود نهایی در شرکتها است. این به معنای آن است که قادر شوند در زمان کمتر، کارها را انجام داده یا آنکه بتوانند در همان زمان قبلی، کارهای بیشتری را به انجام برسانند. شکی نیست که کسب‌وکارهایی که در مقابل افزایش کارایی مقاومت می‌کنند؛ همیشه در حال تکاپو و تقلا برای ایجاد و فراهم کردن تجارب خوب برای مشتریانشان باقی خواهند ماند.
راهکارهای افزایش کارایی در کسب‌وکار
حوزه‌های زیادی در گردش کاری روزانه هر کسب‌وکاری وجود دارد که زمان‌بر، تکراری، یا به همراه ورود دوباره داده‌ها است. همه این‌ها از جمله عوامل کاهش کارایی سازمان‌ها / شرکتها خواهند بود. گذشته از این‌ها، راهکارهایی برای افزایش کارایی کسب‌وکار شرکتها وجود دارد که برخی از آنها را بررسی خواهیم کرد.
۱- رقابتی باقی بمانید:
تغییرات فناوری، اثری شگرف بر دنیای کسب‌وکارها داشته است. پیشرفت‌های تکنولوژی، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا با بازارهای هدف‌شان در هر کجای جهان بصورت مجازی ارتباط برقرار کنند. گاهی اوقات ممکن است نیاز داشته باشید تا راه‌های نوآورانه‌ای را معرفی کنید تا توجه بازار هدفتان را جلب کرده و در آن بازار بصورتی رقابتی باقی بمانید. ممکن است تمام چیزی که نیاز دارید، یک راهبرد بازاریابی خوب باشد که بتواند گروه هدفتان را جذب نماید.
اما به هر حال این یک واقعیت است که احتمال دارد فاصله چندانی بین شما و رقبایتان وجود نداشته باشد. برای اینکه رهبریتان در بازار را حفظ کرده یا به آن دست یابید؛ باید با حداکثر کارایی عمل کنید و از داده‌های درست کسب‌وکار استفاده کنید تا برای دستیابی به رشد، بتوانید تصمیمات سریعی اتخاذ کنید. استفاده از سیستم‌های مناسب می‌تواند داده‌های اصلی کسب‌وکارتان؛ شامل بخش‌های مالی، عملیاتی، منابع انسانی، و مشتریان را مدیریت کند و کمک کند تا کسب‌وکارتان را رقابتی‌تر کنید.
۲- کاهش خطاهای انسانی:
کارکنانی که در معرض خستگی قرار گرفته، دچار حواس‌پرتی شده یا بواسطه تعدد وظایف، بیش از اندازه کار می‌کنند، احتمالا خطاهای زیادی درحین انجام کار خواهند داشت. همچنین ایجاد و ورود اطلاعاتی که بواسطه نیروی انسانی انجام شود، ممکن است زمان‌بر باشد. از آنجا که تمام این موارد، کاهش کارایی شرکتها را موجب خواهند شد، اتخاذ راهبردهایی برای کاهش این خطاها و یا کاهش نیروی انسانی درگیر در برخی از این فرایندها، راه‌گشا خواهد بود.
۳- تجزیه و تحلیل فرایندهای کارکنان:
برای سنجش کل کارایی کارکنان، فرایندهایشان را در یک Poll به نمایش بگذارید. همچنین این مسئله را مشخص کنید که چگونه هر تیم، وظایف فردی‌شان را به انجام می‌رسانند. سپس بررسی کنید که کدام بخش از کار، می‌تواند سریعتر انجام شده یا از طریق روش‌هایی بهتر صورت گیرد. همینطور از طریق مشارکت افراد در این فرایندها، می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید. این مرحله می‌تواند شامل طراحی دوباره روش‌هایی باشد که کارکنان از طریق آنها، انجام وظیفه می‌نمایند.
۴- تا آنجا که می‌توانید، وظایف را خودکار کنید:
اعم از اینکه ته سوش پرداخت برای کارکنان ارسال می‌شود یا یک فاکتور برای فروشنده، هرچه را که می‌توانید، خودکار کنید. اتوماسیون کسب‌وکار، یک تجمل نیست؛ بلکه یک ضرورت برای محیط رقابتی کنونی است. از این طریق، در زمان‌ها و اوقات کارکنان، صرفه‌جویی شده و آنها می‌توانند وظایف‌شان را که نیازمند تفکر انتقادی است، با بهره‌وری بیشتری انجام دهند.
۵- خدمات مشتری:
فراهم کردن خدمات مشتری با کیفیت بالا، به یک الزام برای شرکت‌های پیش‌رو تبدیل شده است. کارکنان در بخش‌های فروش و خدمات مشتریان باید بتوانند با کمک دسترسی سریع و درست به اطلاعات و تاریخچه مشتریان، با آنها ارتباط برقرار کنند.
۶- کاهش هزینه‌ها:
شرکتها می‌توانند از طریق دستیابی به منابعی از اطلاعات درست و بموقع، هزینه‌های نظارت و عملیات را کاهش دهند. این راهکار، همچنین به تولیدکنندگان کمک می‌کند تا بصورتی فعالانه عملیات را مدیریت کرده و از انقطاع و تاخیرها جلوگیری نماید و به کاربران در اتخاذ تصمیمات سریعتر کمک کند.
۷- اهداف قابل دستیابی تعیین کنید:
زمانی که در حال پیاده‌سازی راهکارهای فوق هستید، باید بتوانید سطوح پیشرفت را تعیین کنید. در ارتباط با روش‌هایی که بکار می‌برید، اهدافی قابل دستیابی تعیین کنید. این مسئله به شما اجازه می‌دهد تا این موضوع را پایش کنید که آیا تغییراتی را که اعمال کرده‌اید بر بهره‌وری و کارایی کل تاثیری خواهد داشت یا خیر. اهدافی را تعیین کنید که تمام شرکت را تحت پوشش قرار داده و نیز اهداف کوچکتری را مشخص کنید که به واحدها و فعالیت‌های گوناگون اختصاص داشته باشند.