برخی از مدیران نمی‌دانند آیا سازمان آنها برای استقرار BPMS آمادگی‌های لازم را دارد یا خیر. در این مقاله به این نکته می‌پردازیم که یک کسب و کار کوچک یا بزرگ و حتی سازمانهای دولتی قبل از استقرار BPMS به چه مواردی نیازمند هستند؟
جهت استقرار یک پروژه موفق BPMS سه بخش در سازمان درگیر هستند.
- تیم پیمانکار (فروشنده BPMS)
- تیم کارفرما (تیم پیاده سازی فرایندها)
- اراده‌ای از طرف کارفرما (مدیریت سازمان)
اگر در هر سازمان این سه بخش بصورت کامل حضور داشته و تمامی نقشهای خود را بدرستی ایفا کنند ؛ پروژه استقرار BPMS با نتیجه مطلوب به سرانجام خواهد رسید. البته در انجام یک پیاده سازی موفق مسلما صبر و شکیبایی مدیران و کارمندان بسیار ضروری میباشد.
وظایف مدیران سازمان در پروژه استقرار BPMS
طی تجربیات استقرار BPMS در سازمانها ، در پروژه‌هایی که مدیریت سازمان با تیم استقرار همکاری کرده و کارمندان خود را ملزم به خروجی‌های منطقی و مطلوب کرده است؛ پروژه نتیجه بسیار خوبی داشته است. ولی در هر سازمانی که مدیریت با پروژه همراه نبوده و تیم استقرار به تنهایی تمامی مراحل را پیش برده‌اند؛ احتمال شکست پروژه بسیار بالا بوده است.
عموما در سازمانهای خصوصی بدلیل اینکه تصمیم‌گیرنده و پرداخت کننده هزینه پروژه مدیرعامل است، وی کارکنان خود را موظف به همکاری کرده و نتیجه پروژه مطلوب‌تر خواهد بود. مدیر شرکت در این شرایط کارمندان را به اندازه هزینه پرداخت شده و وظایف محوله بازخواست خواهد کرد.
در شرکتهای دولتی عموما تیم IT بدلیل آگاهی از فواید بسیار استقرار BPMS در سازمان پیگیری‌های لازم را انجام میدهند و هزینه‌ها را تماما پرداخت کرده و نرم‌افزار را خریداری میکنند. اما هنگام پیاده‌سازی بدلیل مشغله‌های بسیار مدیریت سازمان پیگیری‌های موردنیاز برای بهره‌برداری موفق از پروژه انجام نشده و استقرار BPMS در بیشتر موارد با شکست مواجه میشود.
عوامل موثر در استقرار موفق نرم‌افزار BPMS
نگاه صحیح فروشنده و خریدار به استقرار BPMS:
از مهمترین عوامل موفقیت در پروژه BPMS وجود دید صحیح در هر دو طرف (خریدار و فروشنده) است. فروشنده باید از همان ابتدا کارکردها و قابلیت‌های سیستم BPMS را بطور شفاف بیان کرده و از بزرگنمایی خودداری کند. همچنین خریدار باید با تیم پیاده‌سازی همکاری کرده و سعی در اصلاح بدنه سازمان و ایجاد نگاه صحیح در مدیران و کارکنان داشته باشد. این امر سبب میشود مدیریت و کارکنان از BPMS توقع معجزه نداشته باشند.
انتقال دانش از فروشنده به خریدار:
بدلیل ماهیت سیستم BPMS لازم است که همواره در سازمان اصول و روندهای مشخص انجام شود. BPMS زمان ساخت و تولید را کاهش خواهد داد لیکن سایر فازهای تولید از جمله تحلیل و یا استقرار کماکان نیازمند تلاش مستمر خواهد بود. به همین علت امکان حضور دائم فروشنده در کنار خریدار میسر نیست. پس باید در طول زمان پیاده سازی ، تیم خریدار آموزشهای لازم و مهارتهای کافی را کسب نمایند.
از مهمترین پیش نیازهای استقرار BPMS در سازمان شفاف سازی است. مدیران باید از BPMS توقع سیستم هایی مانند سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ، سیستم مالی، سیستم خزانه داری، سیستم انبارداری ، سیستم فروش و… که جزو سیستم های داده محور بشمار میروند را نداشته باشند. BPMS اصولاً در تولید سیستم‌های فرایند محور یا بعبارت دیگر کارتابل بیس بکار میرود.
حتما بخوانید: الزام استفاده از BPMS پس از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری
همانطور که در این مقاله ذکر کردیم ، بهتر است قبل از پیاده‌سازی BPM در شرکت ، آموزش به کارکنان و افزایش آگاهی آنها را جدی بگیرید. کانال تلگرام آکادمی فراگستر بصورت رایگان آموزشهای لازم را تهیه و منتشر کرده است. همچنین در آپارات فراگستر می‌توانید فیلم‌های آموزشی را بصورت رایگان مشاهده کنید.