مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا نرم‌افزار BPM به سازمان‌ها در هر عرصه، صنعت و بخش اجازه داده است تا فرآیندهای دستی را خودکارسازی کنند، نرخ خطا و هزینه‌ها را کاهش دهند، و درآمد خود را بهبود و افزایش دهند. هنگامی که مدیران کسب‌وکار در مورد نتایج مثبتی که سایر شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزار BPM تجربه کرده‌اند می‌شنوند، بسیاری از آنها به استفاده از آن ابراز تمایل می‌کنند.
این قابلیت بسیار عالیست که جهت مشاهده پیشرفت و بهبود فرایند به نتایج قابل اندازه‌گیری و قابل ملاحظه‌ای دست یابید.
ویژگی عالی BPM انعطاف‌پذیری آن در کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک است، ولی مشکل از آنجا شروع می‌شود که تصور کنید BPM به تنهایی می‌تواند تمام مشکلات کسب‌وکار را برطرف کند. امروزه شرکت‌ها اشتباهات رایج و اجتناب پذیری را در استفاده از نرم‌افزار BPM مرتکب می‌شوند. در ادامه به ۵ تا از آنها می‌پردازیم.
۱- کار با BPM به عنوان یک پروژه و نه راهی برای انجام کسب‌وکار
یکی از رایج‌ترین اشتباهاتی که شرکت‌ها درباره نرم‌افزار BPM مرتکب می‌شوند رفتار با این نرم‌افراز به عنوان یک پروژه است و نه راه‌حلی جامع جهت انجام کارها. اگر شما BPM را یک پروژه گسسته، مستقل یا یک پروژه فناوری اطلاعات (یک شکل معمول از این اشتباه) میدانید؛ در بهترین حالت ثمربخش‌ترین نتیجه را از تلاش‌های خود و کار با آن دریافت نخواهید کرد، و در بدترین حالت، وقت و پول خود را هدر داده‌اید. نرم‌افزار BPM راهی برای انجام کسب‌وکار را فراهم می‌کند، نه ابتکار عمل محض.
۲- عدم توجه کافی به عادت کردن کاربران نهایی و مدیریت تغییر
ممکن است یک راهکار نرم‌افزار BPM فوق‌العاده داشته باشید، اما اینکه به سادگی آن را به بهره‌برداری برسانید و فرض کنید هرکسی کار با آن را بلد است و به آن عادت می‌کند؛ اشتباه است. هنگامی که شروع به استفاده از نرم‌افزار BPM می‌کنید، هر چند ممکن است تنها به بهینه‌سازی و و خودکارسازی یک فرایند بپردازید، باید کاربران نهایی و تجربه آنها با نرم‌افزار را از روز اول در نظر بگیرید. اصول مدیریت تغییر در هنگام اجرای BPM باید اعمال شود، بطوریکه کاربران در هنگام اجرای پروژه BPM آماده، آموزش داده و تشویق شوند. روند تغییر نرم‌افزار بد به یک نرم‌افزار خوب در سازمان نیازمند مراحل منظمی میباشد.
۳- کمبود و یا وجود بیش از حد چک کردن و متعادل سازی
اگر یک مدیر اجرایی بالامرتبه یک نرم‌افزار BPM را به کارکنان رده پایین بدون مشورت با سرپرستان، کارکنان و ذینفعان دیگر تحمیل کند، استفاده از این BPM می‌تواند اتلاف وقت باشد. برعکس، هنگامی که پیاده‌سازی یک نرم‌افزار BPM به ناچار با ثبت تاییدهای بی‌شمار، چک و بررسی می‌شود، پیشرفت به طور دردناکی آهسته شده وسرعت بهره‌وری به خزیدن تقلیل می‌یابد. پشتیبانی اجرایی و چک کردن باید به یک تعادل مطلوب برای به حداکثر رساندن موفقیت BPM برسند.
۴- نبود توافق بر سر نقش‌ها و مسئولیت‌ها
نقش‌ها و مسئولیت‌های مبهم باعث می‌شود موفقیت نرم‌افزار BPM کوتاه مدت و فریب دهنده شود.
هنگامی که وظایف و مسئولیت‌های شرکت‌کنندگان به وضوح مشخص نمی‌شود، باید منتظر سردرگمی و سوء تفاهم بود. هنگام استقرار نرم‌افزار BPM، باید در مورد نقش افراد، شخصی که به او پاسخگو هستند و چگونگی اندازه‌گیری پیشرفت به توافق و تفاهم رسیده باشید. فقط در این حالت است که از سطح مناسبی از تعریف‌ها و پاسخگویی برای نگه داشتن افراد در مسیر و اندازه‌گیری پیشرفت به شیوه‌ای معقول بهره‌مند می‌شوید.
۵- عدم صرف زمان جهت بررسی اثربخشی پیاده‌سازی BPM در شرکت
با صحبتی که درباره اندازه‌گیری فرآیندها داشتیم، می‌دانیم BPM کاری نیست که یکبار برای همیشه انجام شود. درحالیکه نباید بطور پیوسته در پیاده‌سازی BPM تداخل و تغییرات بیهوده ایجاد کنید، باید نتایجی را که دریافت کرده‌اید و موفقیت‌ها و شکست‌ها را بصورت مداوم ارزیابی و بررسی کنید. نرم‌افزار BPM و بهبود مستمر با یکدیگر آمیخته هستند و به همین دلیل بررسی منظم نتایج، همراه با مقدار مشخصی از تنظیمات در طول مسیر ضروری است.
کلام آخر:
نرم‌افزار BPM می‌تواند تفاوت قابل ملاحظه‌ای در یک فرآیند واحد یا یک جریان‌کاری که از چندین فرایند تشکیل شده است ایجاد کند. اما این تفکر که استقرار نرم‌افزار BPM مشکلات را حل می‌کند اشتباه است. BPM بیش از یک پروژه است – راهی برای انجام کسب‌وکار است و می‌تواند بطور قابل توجهی کار روزمره کاربران نهایی را تحت تاثیر قرار دهد، بنابراین باید کاربران نهایی در هر مرحله در نظر گرفته شوند. تعریف نقش‌ها و اندازه‌گیری پیشرفت، زمانیکه یک ابتکار عمل وارد حوزه مصرف می‌شود؛ برای داشتن BPM موفقیت‌آمیز ضروری است.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، قابلیت شخصی سازی برای تمامی صنایع و کسب‌وکارها را دارا میباشد. نرم‌افزار BPM فراگستر همراه با یک سری از ابزارهای شگفت انگیز ساخته و ارائه شده است. همچنین یک تیم پشتیبانی قوی جهت بهینه سازی این نرم‌افزار مختص سازمان شما وجود دارد. به همین دلیل می‌توان این نرم‌افزار را دقیقا به یک فرایند یا گردش کار خاص بدون توجه به صنعت، شخصی‌سازی کرد. به شما پیشنهاد میکنیم با نرم افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر بصورت رایگان و به مدت محدود کار کنید تا قدرت این نرم افزار را جهت بهبود کسب‌وکار خود مشاهده کنید.