در تمامی صنایع و بنگاه های اقتصادی کاهش هزینه‌های سازمانی حرف اول را در مدیریت میزند. کاهش هزینه تنها در زمان افول سازمان جزو اهداف اصلی نبوده و مدیران در تمامی زمانها بدنبال راه‌هایی جهت بهبود چرخه‌های اقتصادی در کسب و کار خود می‌باشند. از طرفی برخلاف نظر عده‌ایی کاهش هزینه الزاما منجربه کاهش کیفیت یا عملکرد نخواهد شد. درصورتیکه از ابزارها و روشهای مناسب جهت بهبود مستمر فرایندها بهره ببرید، قادر خواهید بود با کاهش هزینه ها موفقیت در کسب و کار بزرگ یا کوچک خود را تضمین کنید.
استقرار BPM در سازمان یکی از بهترین روشها جهت کاهش هزینه و افزایش سودآوری تلقی میشود.در این مقاله قصد داریم روشهای کاهش هزینه در سازمان را با استفاده از BPM بررسی کنیم.
چگونه BPM سبب کاهش هزینه در سازمان میشود؟
BPM راهی است برای تبدیل گردش کار دینامیک و پیچیده سازمانها به اتوماتیک سازی فرایندهای کسب و کار. با ابزارهای BPM، فرایندهای کسب و کار شما ساده‌تر و قابل سنجش تر می‌شوند. همچنین اتوماتیک سازی تصمیم‌گیری به کاهش مصرف منابع، انحراف کمتر، کاهش زمان و ضایعات کمک خواهد کرد.
اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها یک راه‌حل معماری نرم‌افزار گرا است که در آن تمام اجزای سازمان شامل فرآیندهای کسب و کار و نقشهای انسانی با سیستم‌های داخلی و خارجی ادغام می‌شوند. درنتیجه سبب خواهد شد کلیه واحدها در تعامل بهتری با یکدیگر کار کنند. ارتباطات موثر میان ایستگاه های کاری سبب کاهش هزینه ها خواهد شد.
مدیریت فرایند کسب و کار کار گروهی در سازمان را بهینه کرده و منابع تولیدی را کاهش خواهد داد. در کنار آن یک نظارت دائمی بوجود می‌آورد که سبب کاهش موارد انحرافی و پیشگیری از آنها خواهد شد. نرم‌افزارهای مدیریت فرایند اگر با تکنیک‌های درست آن اجرا شوند ؛ کاهش هزینه‌ها را به طرز چشمگیری شاهد خواهید بود.
نکات لازم جهت کاهش هزینه ها در کسب و کار
۱- پس انداز کنید
گاهی تفریحات یا سفرهای بسیاری که لزومی به انجام آن نمی‌باشد در برنامه سازمان وجود دارد. بهتر است با تغییر برخی روشها یا تغییر مناطق کاری تاثیرگذاری در کار را افزایش داده و هزینه ها را کاهش دهیم.
۲- کاهش هزینه با استاندارد کردن فناوری ها
فناوری اطلاعات از مهمترین و ضروری‌ترین بخشهای هر کسب و کار است. بسیاری از شرکتها هزینه‌های بسیاری را صرف بخش فناوری اطلاعات کرده بدون اینکه بازدهی را افزایش دهند. مثلا در برخی از شرکتها واحدهای گوناگون آن از نرم افزارهای مختلفی استفاده میکنند. گاهی با یکپارچه سازی و کاهش پیچیدگی ها در فناوری اطلاعات سازمان میتوان هزینه ها را به مقدار بسیار زیادی کاهش داد.
۳- ادغام فروشنده‌ها
از مهمترین اقداماتی که میتوانید جهت کاهش هزینه‌ها انجام دهید بهبود زنجیره تامین میباشد. میزان تامین کنندگان سازمان را با ادغام کردن آنها کاهش دهید. سعی کنید افزایش میزان خرید خود را نیز از همین تامین کنندگان براورده سازید.
۴- استفاده از مشاوران با تجربه
هر کسب و کار جدیدی به تجربه در زمینه‌های گوناگون کاری نیاز دارد که مسلما یک شخص تمامی این تجارب را نخواهد داشت. بجای استخدام افراد گوناگون جهت انجام کارهای مختلف میتوانید از مشاوران باتجربه کمک بگیرید. مشاوران را در کوتاه مدت استخدام کنید تا به شما چگونگی کارها را یاد دهند.
اگر به بلوغ سازمانی جهت استانداردسازی، سودآوری، افزایش تولید و کاهش هزینه ها رسیده اید از BPM استفاده کنید. مدیریت فرایند کسب و کار پاسخ تمامی مشکلات کسب و کارهای بزرگ و کوچک است. میتوانید از مقاله خدمات مدیریت کسب و کار در کاهش هزینه‌ها استفاده و تجربیات شرکتهای خارجی را در این زمینه مطالعه کنید.