BPM از مباحثی است که در چند سال اخیر بسیار بیشتر از پیش موردپسند سازمانها و ادارات قرار گرفته است. شاید دلیل اصلی آن پی بردن به مزایای بیشمار پیاده‌سازی BPM در سازمان و مشاهده سازمان‌های موفق در این زمینه میباشد. اما BPM چیست؟ مدیریت فرایند برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟ مراحل پیاده‌سازی BPM در سازمان چیست؟ در این مقاله سعی شده به این سوالات بطور کامل پاسخ داده شود.
یکی از دغدغه‌های اصلی سازمانها، دستیابی به راه‌ها و روش‌هایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. درحال حاضر بسیاری از سازمانها از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر در روندکاری خود بهره میبرند.
BPM چیست؟
BPM کوتاه شده عبارت Business Process Management، به معنی مدیریت فرآیند کسب و کار میباشد. BPM شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود.
BPM با داشتن الگوهای متعدد موردنیاز سازمانها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار را ارایه میکند. از دیگر مزایای BPM به حداقل رساندن حجم کارها تسهیل در مدیریت امور و افزایش کارآمدی میباشد.
بعبارت دیگر میتوان گفت BPM مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن است که بنحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستندسازی، مدلسازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار در سازمانها استفاده میشود.
ویدیو زیر توضیح جامع و مختصری در مورد مدیریت فرایندهای کسب و کارهای به شما ارائه میدهد.
مزایای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟
- توسعه و تعالی سازمانی
- ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
- جلب رضایت مشتریان
- چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
- یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی
در واقع مدیریت فرایندهای کسب و کار را میتوان ادغامی از دانش و تحقیق در هم‌گرایی و اتصال بین مدیریت و فناوری اطلاعات دانست. این روش شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری برای طراحی، فعال شدن، کنترل و آنالیز فرآیندهای کسب و کار میباشد. جهت پیاده سازی BPM در سازمان به نیروی انسانی، سازمانها، برنامه‌های نرم‌افزاری کاربردی، اسناد و دیگر منابع اطلاعاتی نیازمندید.
BPM قادر است فعالیت‌های اجرا شده توسط سازمان برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را پوشش دهد. سیستم‌های BPM در واقع ابزارهایی هستند که جهت مانیتورینگ اجرای فرآیندهای کسب و کار بکارمیروند. این ابزارهای این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا فرآیندها را آنالیز کنند و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه ایجاد نمایند. بطورکلی میتوان BPM را یک “مدل مدیریت” تعریف کرد که برای سازمانها این امکان را فراهم می‌آورد تا فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کرده و بهبود بخشند.
بیشتر بدانید: دانلود کتابهای آموزشی مدیریت فرایندها
برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب، به سازمان این امکان را میدهد تا در محیط رقابتی، بتواند هرلحظه تغییرات در فرآیندهای کسب و کار خود ایجاد کند.
لازم بذکر است که نباید BPM را مهندسی دوباره فرآیندهای کسب وکار اشتباه بگیرید. مهمترین تفاوت این دو در آنست که BPM قصد تکامل مستمر در سازمان را داشته و امکان ایجاد تغییرات یکباره و انقلابی در فرآیندهای کسب وکار را نخواهد داشت. همچنین BPM معمولا روش‌های مدیریت را با فناوری اطلاعات ترکیب میکند.
در عکس زیر چرخه عمر BPM یا مدیریت فرایند نشان داده شده است.
مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)
۱- طراحی فرایند (Process Design)
در مرحله طراحی فرایند، درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید انجام میگیرد. یکی از مواردی که به مدیران سازمان در درک بهتر کسب و کار خود کمک میکند مدلسازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار است. مدیران پس از درک فرایند قادر به ایجاد تغییراتی در روش انجام کار خواهند بود.
برخی از نرم‌افزارهای کاربردی جهت طراحی فرایند کسب و کار شامل این اجزاء میباشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدلهای فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه. لازم بذکر است جهت انجام طراحی فرایند بهتر است از ابزارهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد. نرم افزار ویژوال پارادایم یکی از بهترین و مهمترین ابزارهای موجود در دنیا جهت طراحی فرایند است.
۲- اجرای فرایند (Process Execution)
پس از طراحی و مدلسازی فرایندها در این مرحله به اجرای فرایند میپردازیم. از دلایل تدریجی افزایش یکنواختی اجرای فرایندهای کاری وجود مدلهای سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها میباشد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله بدلیل کاهش پیچیدگی های مدل، مدلهای گرافیکی را جایگزین مدلهای متنی کرده اند. برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی سبب افزایش بازدهی شده و به همین علت از جانب کاربران بخوبی پذیرفته شده است.
نقش مرحله اجرای فرایند کنترل رفتار سیستم‌ها است. درواقع این مرحله موتور قوانین کسب و کار برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها میباشد.
جهت پیاده‌سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از BPMS ها استفاده میشود.
۳- پایش فرایند (Process Monitoring)
مسلما اگر پس از اجرای فرایند بازبین و گزارشگیری وجود نداشته باشد آن فرایند به درستی ادامه پیدا نخواهد کرد. به همین علت همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب و کار را بصورت مستمر اندازه‌گیری کند. همچنین باید نتایج را با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.
استفاده از نرم افزارهای BPMS سرعت مکانیزه نمودن فرایندها را بسیار افزایش خواهد داد. یکی از مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار امکان پایش و نظارت فوق العاده بالا نسبت به حالت های کاغذی و دستی میباشد.
۴- بهبود فرایند (Process Improvement)
بهبود فرایندها نیازمند نظارت و تحلیل فرایندها است. پس از ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند ، به تحلیل و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی میپردازیم. این روش برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را امکانپذیر می‌سازد. در مرحله پایش فرایندها ممکن است اشکالاتی در طراحی فرایند کشف شود که در این صورت فرایند نیاز به طراحی مجدد جهت اصلاح اشکالات مشاهده شده در فرایندهای کسب و کار خواهد داشت.
پروسه طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایند باید بصورت مکرر ادامه داشته باشد تا بتوان بهبودهای واقعی روی فرایندهای یک سازمان بوقوع بپیوندد.