اسرار چابکی سازمان

کشف اسرار چابکی سازمان

تحول سازمانی، جو سازمانی، سیاست سازمانی و حال جدیدترین آنها: چابکی سازمانی! پیش از آنکه این اصطلاح را در جلسه‌ای برای اولین بار بشنوید، در مورد آن یاد بگیرید!

چابکی سازمان چیست؟

در زمانی زندگی می‌کنیم که همه چیز با سرعت بالا رو به تغییر است. اما چگونه سازمان‌ها بطور مداوم فعالیت می‌کنند و در محیطی که نیازمند تغییر دائمی است رشد می‌کند؟ چابکی سازمان، توانایی یک سازمان برای تجدید، انطباق، تغییر سریع و موفقیت در یک محیط متغیر، نامشخص و آشفته است.

برای موفقیت، چابکی کسب و کار نیاز به پویایی و ثبات دارد.

  • پویایی: یک محیط پویا از نگرش، چابکی، پاسخگویی و مجموعه‌ای از فعالیت‌ها تشکیل شده است.
  • ثبات: چابکی به طور مستقیم با ثبات ارتباط دارد، چراکه چابکی سازمان در اکثر شرکت‌ها نیازمند ثبات است.

داشتن یک مرکز یا هسته ثابت درحالیکه بقیه شرکت تغییر می‌کند مهم است. در این مطلب جزئیات بیشتری در مورد چگونگی چابک کردن کسب و کار خود و استفاده از این مفهوم جدید به روش عملی یاد می‌گیرید.

 

منظور از چابکی سازمان چیست؟

هر روز یک مبارزه است، نه؟ یاد گرفته‌ایم که قوی باشیم و به پیشرفت در زندگی ایمان بیاوریم و به امید روزهای بهتر باشیم، حتی با تمام معضلات موجود. حال این وضعیت را در قالب یک چشم انداز کسب و کار تصور کنید. مفهوم چابکی سازمانی زمانی اتفاق می‌افتد که ما در مواجهه با سختی زندگی می‌کنیم. تحت فشار، ما قوی‌تر می‌شویم و حتی بیشتر رقابتی عمل می‌کنیم و انرژی می‌گیریم.

چابکی کسب‌وکار برای سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای مهم است، به ویژه در سطوح فعلی عدم قطعیت، ابهام، نوسان و جهانی‌سازی که در آن زندگی می‌کنیم. چالاک بودن، پاسخ سریع به تغییر و در عین حال بهره بردن از آن، به یک عامل کلیدی برای بقای شرکت در دنیای شرکت‌های بزرگ تبدیل شده است.

 

چالش چابک شدن

در دنیای واقعی، شرکت‌هایی که با بازار هم‌گام‌ هستند وارد مرحله تلاش برای رسیدن به پویایی بیشتر شده‌اند. بطورکلی، این شرکت‌ها دشواری‌های بیشتری در چابک شدن دارند. چرا که سلسله مراتب مدیریت متمرکز خود را سال‌هاست که تأسیس کرده و شکل داده‌اند.

از همین رو، به دلیل نتایج خوب، نیازی به تغییر در روال نمی‌بینند، اما این دقیقا جایی است که خود را فریب می‌دهند. کارکنان می‌خواهند وارد مرحله به اجرا درآوردن چابکی کسب و کار  در عمل شوند، صدای فعال و خودمختاری داشته باشند تا نظرات و تصمیم‌گیری ها را اعلام کرده و ارائه دهند. کارکنان می‌خواهند در این فرآیند فعالانه شرکت داشته باشند. برای این امر، باید میان ثبات و پویایی تعادل برقرار شود.

لازم بذکر است که اگر یک شرکت بدون احتیاط، سریع و به دور از ثبات حرکت کند این روند کار نخواهد کرد. و به همین منوال، اگر مثل قبل باقی بماند، آهسته و بوروکراتیک باقی می‌ماند و بطور کامل ارتباط خود با تغییراتی که در اطراف رخ می‌دهد را از دست می‌دهد.

 

چالش چابک شدن این اصول را در نظر می‌گیرد:

۱- شرکت را طوری راه‌اندازی کنید تا درک درستی از ثبات و قابلیت پویایی آن، از جمله پیشنهادات و مشاهدات بدست آید.

۲- برای پیکربندی شرکت به طور پویا و پایدار به سه بعد ساختار، فرآیند و افراد توجه کنید.

  ۱- ساختار تنها در مورد سلسله مراتب سازمانی نیست و شامل مدیریت نیز می‌شود.

  ۲- فرایند، توسعه معیارها و اهدافی با شناسایی فعالیت‌های اصلی و ارزش افزوده است که فضای زیادی برای مجموعه‌ای از سوالات مربوط به رویه‌های داخلی و خارجی باز می‌کند.

  ۳- شما همچنین باید جنبه انسانی را به عنوان بخشی از پویایی و ثبات بررسی کنید. چه چیزی برای مردم پایدار یا پویاست؟ اعطای نقش‌های جدید به مردم – با استفاده از کار انعطاف پذیر یا کار موقت – می‌تواند به عنوان عنصری پویا عمل کند.

آنچه که ثبات دارد معمولا فرهنگ سازمانی است. ساختن یک فرهنگ سالم، زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد.

بنابراین، برای کشف یا تشخیص صلاحیت‌ها و توانایی‌هایی که می‌تواند در مورد مزیت رقابتی تفاوت ایجاد کند، زمان لازم است.

هنگامی که فرهنگ و مردم در یک شرکت به نحو عالی ارتباط برقرار می‌کنند، قویا توصیه می‌شود که این مورد تحت مطالعه قرار گیرد و از آن الهام گرفته شود، چرا که بسیار ارزشمند است.

 

اسرار موفقیت چابکی سازمانی

در مدل عملیاتی سه دامنه وجود دارد که به ما کمک خواهد کرد.

۱- فرایند

اگر کسب‌وکار تغییرپذیر و پویا باشد، لازم است فرایندهای شما به سرعت ادامه یابند. در دنیایی چابک، روندها باید به اندازه کافی ساده باشند تا امکان انعطاف‌پذیری و سهولت بهبود برایشان فراهم شود. ما دیگر نمی‌توانیم به فرایندهای طولانی که با هدف کمال ایجاد شده‌اند اکتفا کنیم. علاوه بر چابک بودن، جهان هم بیوسته به سمت مینیمالیست تر شدن در حرکت است، مثل آیفون که تنها با ۱ دکمه طراحی شده است!

در شرکت، نیاز به ارائه روش‌های ساده و آسان برای درک افراد به خوبی حس می‌شود. نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم که کارکنان کارشناس و متخصص فرآیند باشند تا بتوانند کار خود را به خوبی انجام دهند.

اما مراقب کلمه “انعطاف‌پذیری” باشید!

“انعطاف‌پذیری” به این معنی نیست که یک فرایند باید کاملا سهل و آسان شود. همیشه محدودیت‌ها، قواعد و انطباق‌هایی وجود دارد که باید لحاظ کنید.

مثلا:

  • شما نمی‌توانید تایید خرید را بدون وجود حداقل ۳ نقل قول از قبل بفرستید.
  • خرید بیش از ۵۰ هزار دلار باید دارای تایید یک مدیر باشد.

یک فرایند چابک باید حداقلی از کنترل را تضمین کند. اما یک مورد مهم دیگر که لازم است در اینجا بررسی کنیم.

آیا فرایندها باید چابک باشند یا باید توسعه فرایند چابک باشد؟

برای فردی که با فرایندها کار می‌کند، طبیعی‌ترین پاسخ این است که کار آنها باید چابک باشد، اما واقعیت این است که مشتری آنها تقاضای بیشتری برای چابکی دارد. بنابراین تمرکز شما باید پیوسته بر روی چابکی فرآیند ارائه شده و روش‌هایی باشد که برای توسعه و مدیریت فرایندها استفاده می‌کنید.

 

 

۲- ساختار

شرکت‌های چابک معمولا تغییرقابل ملاحظه‌ای در نحوه تشکیل خود ندارند. آنها تمایل دارند که نکات اصلی ساختار سازمانی خود را به خوبی تعریف کرده و کارکردها را از روی کارکنانی که کاری را عالی انجام می‌دهند مدل‌سازی کنند.

علاوه بر این، آنها مکانیسم‌هایی را ایجاد می‌کنند که ساخت تیم را به طرزی سریع و مناسب ممکن می‌سازد. بطوریکه دارای استعدادی است که برای رسیدگی به چالش‌ها و پروژه‌های جدید ضروریست. در این میان استفاده از ابزارهای نوین و تکنولوژی های روز دنیا مانند هوش مصنوعی، بلاک‌چین، BPM و… بسیار تاثیرگذار خواهد بود.

۳- نظارت

نظارت خوب و مسئولانه قادر به بهبود تصمیم‌گیری و همچنین تعیین طول عمر شرکت است. ثبات در ایجاد پویایی در تصمیم‌گیری، بطور منسجم و دقیق، نقش مهمی ایفا می‌کند. مفهوم ساختن برای کارکنانی که می‌توانند نظرات خود را بیان کنند روشن است. تصمیم‌گیری باید یک عنصر پایدار از یک مدل عملیاتی کسب‌وکار چابک باشد.

آیا مفهوم چابکی سازمانی را می‌دانستید؟ به نظر شما شرکت شما چابک است؟ آیا باور دارید که یک شرکت بدون چابکی می‌تواند رشد کند؟

نظرات ارزشمند خود را با ما در بخش نظرات در میان بگذارید!