بهبود فرایند کسب و کار یا Business Process Improvement که به اختصار BPI نامیده میشود روشی برای مبارزه با تکرار در فرایندها است. تکرار فرایندها در یک سازمان سبب تاخیر در انجام پروژه ، دلسرد شدن کارمندان و مسلما کاهش تولید خواهد شد.
برای شروع بهبود فرایندها در کسب و کار ابتدا باید نیازهای تجاری یک فرایند را مشخص کنید. سپس بهتر است با بکارگیری تکنولوژی، موانع موجود را از میان بردارید. از مهمترین مزایای بهبود فرایند کاهش اتلاف زمان و هزینه، افزایش بازده عملکردی ، استفاده بهینه تر از منابع موجود و افزایش اشتراک گذاری ایده‌ها میباشد.
بنوعی میتوان BPI را به هرس کردن درختان تشبیه کرد. با قطع شاخ و برگ‌های اضافی ، درخت زیباتر شده؛ ضمن اینکه به رشد بیشتر آن نیز کمک خواهد کرد. BPI نیز بخش‌های مفید یک فرایند که امکان افزایش استعداد در آینده را دارند شناسایی کرده و زمینه رشد آنها را فراهم میکند. درعین حال برخی از فرایندها را فیلتر میکند تا بطورکلی کیفیت فرآیند افزایش یابد.
بیشتر بدانید: ۵ نکته برای موفقیت بهبود فرآیند کسب‌وکار در سازمان فرایندمحور
وظیفه بهبود فرایند کسب و کار چیست؟
بهبود فرایند یا BPI سعی در رفع نیازهای بازار و تکمیل اهداف تجاری با کمترین اتلاف برای کسب و کار شما دارد. اساس بهبود فرایند مقایسه است. درنتیجه هرآنچه که قابل اندازه‌گیری است ؛ قابل بهبود بخشیدن میباشد. از BPI عموما جهت نظم‌دهی به کمبودهای موجود در یک فرایند یا سیستم استفاده میشود تا بتواند فرایندها به میزان بیشتری با اهداف سازمان هماهنگ کند.
BPI بنوعی مدیریت تغییر است. جهت پیاده سازی موفق بهبود فرایند در یک پروژه باید ابتدا جهت مشخصی تعیین گردد. با استفاده از بهبود فرایندها در چرخه مدیریت فرایند کسب و کار شاهد موارد زیر خواهید بود:
- تبدیل گام‌های ترتیبی به گام‌های موازی برای کاهش زمان انجام فرآیند
- تبدیل گام‌های تاییدی به هشدارهای تاییدی برای فرآیندهایی که به خوبی در حال انجامند
- آوردن روند اتوماتیک سازی به فرم داده‌ها تا فیلدهای کمتری به تکمیل احتیاج داشته باشند
- کاهش و حذف امور تکراری
- اضافه کردن شاخه‌های جانبی به موارد خاص برای همگام سازی آنها
- اضافه کردن مراحل برای هماهنگی افراد جدید و ساختار تیم
- اضافه کردن مراحل تاییدی برای مطمئن شدن از کیفیت
- مخفی کردن فیلدهای غیرضروری از بعضی افراد
- یکپارچه سازی فرآیند با دیگر نرم افزارها برای تشکیل خودکار پوشه‌ها، اضافه کردن دستور به صفحات گسترده، اضافه کردن وقایع تقویمی و زمان دار، اضافه کردن ورودی‌های ژورنالی
قوانین دستیابی به BPI موفق در سازمان
- جهت‌دهی به فرایندهای موجود، موقعیت نقش آنها در سازمان
- شناسایی روشهای هماهنگی فرآیندهای تجزیه شده با اهداف سازمان
- تشخیص تاثیر خروجی های بهبودیافته بر ارزش دهی به عملیاتهای اصلی و عملی
- شناسایی و برنامه‌ریزی مجدد برای منابع موجود مانند: زیرساختهای فناوری اطلاعات، نیروی انسانی، سیستم‌ها و منابع دیگر جهت دستیابی به BPI اثربخش
- تعیین نقشه مسیر ساده فرایندها جهت حل مسائل دشوار و جهت دهی صحیح به فرایندها
تفاوت BPI و BPR چیست؟
عموما مباحث ارتقا فرایند تجاری (BPI) با بازمهندسی فرایندهای تجاری (BPR) اشتباه گرفته میشود. این دو مفهوم در برخی مباحث با همدیگر همپوشانی داشته ولی در روش اجرا متفاوت هستند. بطورکلی همه این مفاهیم بر به حداقل‌رسانی اتلاف در فرآیندهای زیرمجموعه‌ای و افزایش بازده تمرکز دارند. از روشهای BPR میتوان به Six Sigma، Continuous Improvement ،TQM اشاره کرد.
BPR به فرآیندهایی اطلاق میشود که به پیاده‌سازی های عظیم مثل بازطراحی یک فرآیند برای دستیابی به نتایج بسیار خوب احتیاج دارد. BPI برای تمام فرآیندهایی مناسب است که به تغییرات مهم احتیاج دارند، اما بدون از بین بردن ماهیت اصلی آن و کم‌وبیش با سرکردن با همان منابع بکار میروند.
اگر بخواهیم بصورت آماری نیز این دو مقوله را با یکدیگر مقایسه کنیم خوب است بدانید که با اعمال BPR در فرایند تغییرات بسیاری در حدود ۸۰ الی ۹۰ درصد ممکن است روی دهد. در حالیکه تغییرات بوجود آمده با اعمال BPI در حد ۱۰ تا ۳۰ درصد خواهد بود. بطورکل BPI و BPR فرآیندهای موازی و کمک کننده به یکدیگر هستند تا به هدفی قابل سازماندهی مشترک برسند.
مزایای استفاده از بهبود فرایند کسب و کار
بهبود فرایند کسب و کار در واقع تکمیل کننده BPM است. BPI باید بعنوان قسمتی ثابت در مدیریت استراتژی فرآیندهای تجاری استفاده شود. با بکارگیری بهبود فرایندها، در سازمان شاهد تغییرات زیر خواهیم بود:
- بهبود بازدهی
- مدیریت کیفیت
- بهبود عملکرد و نمود فرایند
- مدیریت هزینه
- مدیریت موثر منابع
- کاهش زمان در گردش بودن فرایند
کلام آخر: استفاده از بهبود فرایند در کسب و کار راهی مطمئن برای ایده آل نگه داشتن فرآیندها است. عموماً هر فرآیندی احتیاج دارد که هر چندماه یکبار، بازبینی گردد. BPI را به عنوان هسته نظام خود نظر گرفته تا سبب افزایش عملکرد فرایندهای سازمان با بازده بیشتر باشد.
دوره آموزشی بهبود فرایندها در آکادمی فراگستر بصورت آنلاین و حضوری برگزار میشود. جهت اطلاع از زمانهای برگزاری دوره و دانلود تقویم آموزشی میتوانید به لینک زیر مراجعه کنید.