در سالهای گذشته کسب و کارها با چالش‌های بسیاری روبرو شده‌اند. اگر کسب و کاری بتواند بدرستی چالش‌ها را شناسایی و تغییرات بموقع در فرایندهای خود بوجود آورد ؛ میتواند به بقا، رشد و سودآوری دست یابد. بهترین اقدام در زمان تغییرات در قوانین کسب و کار ، ایجاد بهبود کسب و کار میباشد. امروزه که رقابت در صنایع مختلف روزبروز فشرده‌تر میشود بهبود نقش بزرگی در تولید محصولات و خدمات مبتکرانه خواهد داشت.
موفقیت در بهبود فرایند کسب و کار تنها با ایجاد یک فلوچارت یا سند جدید محقق نخواهد شد. بهبود فرایندها بیشتر به افزایش کیفیت اجرا، افزایش بهره‌وری و تسهیل نوآوری در سازمان مربوط میشود. در بهبود فرایند کسب و کار باید بدنبال انجام کارها بهتر از قبل باشیم. بهبود در وضعیت حال حاضر کسب و کار و ایجاد فرایندهای بهینه‌تر، میتواند شما را در افزایش سودآوری کمک کند. این راهی برای افزایش نوآوری و پیشرفت و بقا در کسب و کار پرچالش و پرتحول امروزی است.
در نتیجه بهبود برای تمامی کسب و کارها امری ضروری بوده و بهتر است برای اجرای یک بهبود موفقیت آمیز در کسب و کارتان نکات زیر را رعایت کنید. اگر اطلاعی از مفهوم بهبود فرایند یا مزایای آن ندارید پیشنهاد میکنیم ابتدا مقاله بهبود فرایند کسب و کار چیست؟ را مطالعه کنید.
نکات لازم جهت اجرای موفق بهبود فرایند کسب و کار
۱- فرایندهای سازمان به بهبود مستمر نیاز دارند یا بهبود یکباره؟
جهت تشخیص این مسئله لازم است ابتدا چالش هایی که سازمان با آن مواجه می‌شوند, بررسی گردد. اگر چالش‌های پیشرو کسب و کار شما موقت و گذرا هستند بهتر است از بهبود یکباره استفاده کنید. ولی طبق تجربه و مشاهدات، بیشتر چالش‌های سازمانها بدلیل تغییرات و تحولات زیاد و مستمر بازار و محیط کاری به چالش‌های دائمی تبدیل شده‌اند. به همین علت پیشنهاد میکنیم در کسب و کار خودتان از بهبود مستمر استفاده کنید که نقطه پایانی وجود نداشته و همواره در حال بهتر شدن فرایندهای کاریتان خواهید بود.
۲- آمادگی مدیران جهت اجرای بهبود فرایند در کسب و کار
نقش مدیران در اجرای موفقیت آمیز بهبود فرایند در سازمان بسیار پررنگ میباشد. اهمیت بهبود باید از بالا به پایین در سازمان انتقال یابد. اینگونه میتوان فرهنگ سازمانی را در جهت ایجاد بهبود فرایند اجرایی کرده و ذهنیت بهبود را در تمامی سطوح سازمان گسترش داد. اگر میخواهید در پیاده‌سازی بهبود فرایند کسب و کار موفق ظاهر شوید باید بتوانید بر مقاومت مدیران و کارکنان غلبه کنید که تنها راه آن پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان است.
۳- توجه به شاخص های بهبود فرایند کسب و کار
جهت اجرای موفق بهبود فرایندها در سازمان باید بتوانید بین سه شاخص اصلی بهبود فرایندها موازنه بوجود آورید. شاخص‌های کیفیت، زمان و هزینه در تمامی پروژه‌ها و فعالیت‌ها در اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی تاثیرگذار هستند. کیفیت را میتوان با تمرکز بر ارزش کسب شده مبتنی بر خواسته مشتری و همچنین افرایش قابلیت اعتماد محصول و یا خدمتی که ارائه میدهیم؛ بهبود بخشیم. در اکثر مواقع زمان کوتاهتر ، مطلوب تر است. درنتیجه باید سعی در کاهش زمان انجام کار یا مدت زمان یک تصمیم‌گیری به جهت بهبود زمان داشته باشیم. کاهش بهای تمام شده محصول نهایی یا خدمات ارائه شده میتواند از طریق شناسایی و بهبود فعالیتهای اضافی و کاهش هزینه های آن صورت گیرد.
۴- توجه به مراحل اجرای بهبود فرایندها
بهبود فرایند طبق روشهای مختلف دارای مراحل مختلفی است اما بهتر است به چهار مرحله اصلی آن توجه ویژه‌ای داشته باشید.
- برنامه: در این مرحله همزمان با شناسایی وضع موجود، حوزه‌ها و اهداف بهبود مشخص میگردد.
- کنترل: در مرحله کنترل اندازه‌گیری و پایش سازمان باتوجه به اهداف و برنامه بهبود انجام و اقدامات اصلاحی جهت دستیابی به اهداف مشخص میشود.
- طراحی و اجرا: با انجام آنالیز شکاف، طراحی وضع مطلوب با در نظر گرفتن نوع و سطح بهبود انجام شده و بهبود اجرا میشود.
- اقدام: با توجه به نتایج حاصله استانداردسازی بهبود انجام یا پروژه جدید بهبود تعریف میشود.
۵- نظارت دائم به چرخه بهبود فرایند کسب و کار
بهبود فرایند کسب و کار دارای چرخه‌ایی است که نباید از آن غافل شوید. این چرخه سبب میشود که بهبود فرایندها دائما مورد بازنگری قرار گرفته و تغییرات لازم در آن ایجاد شود. چرخه بهبود فرایندها شامل طرحریزی (تعریف شاخص و هدف‌گذاری) ، آماده‌سازی (اندازه‌گیری و ثبت) و تحلیل فرایند و گزارش (ارزیابی و تهیه گزارش دوره‌ای) میباشد.
بهبود فرایند کسب و کار یکی از مراحل چرخه BPM است. این مقاله بنوعی زیرمجموعه مقالاتی نظیر عوامل کلیدی موفقیت در BPM میباشد. تمامی چرخه مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM به هم متصل بوده و باید برای موفقیت کامل در این عرصه نکات زیادی را مدنظر بگیرید. در صورت نیاز میتوانید جهت آموزش اصول مدیریت فرایند و بهبود فرایندها در دوره های آموزشی آکادمی فراگستر شرکت کنید.