بسیاری از افراد با توسعه نرمافزارهای MIS همچون حسابداری، منابع انسانی و… آشنا هستند و اکنون با راهکار جدیدی به نام BPMS آشنا شده‌اند و برایشان این سوال مطرح می‌شود که چه تفاوتی بین MIS و BPMS وجود دارد. در این مقاله سعی شده است بصورت کاربردی تفاوت‌های این دو راهکار و نقاط قوت و ضعف هریک را شرح دهیم.
شاید در ابتدای کار بهتر باشد مروری مختصر بر امکانات BPMS فراگستر داشته باشیم.
BPMS فراگستر از شش مرحله مجزای زیر تشکیل شده است:
- مدل فرایند
- مدل داده
- تعریف فرم ها
- قوانین تجاری
- ایفاکنندگان
- انتشار فرایند
در توسعه نرمافزارهای MIS برای هر مرحله، از نرم‌افزاری جداگانه استفاده می‌شود. ولی در BPMS تمام مراحل ذکرشده توسط یک نرم‌افزار انجام می‌پذیرد و هدف از تکمیل هر یک از مراحل، اجرایی نمودن فرایندها می‌باشد؛ نه ساخت فرم و یا نرم‌افزار MIS.
در BPMS یکسری استاندارد برای طراحی فرم و مدل فرایند جهت یکپارچه بودن فرایندها وجود دارد که آنرا با توسعه نرم افزارهای MIS و فرم ساز متمایز می سازد، در ادامه با شرح هریک از مراحل فوق، به تفاوت های این دو سیستم اشاره می کنیم.
مدل فرایند
گردش کاری که در BPMS وجود دارد شبیه ارسال فرم الکترونیکی در قالب ایمیل می‌باشد، بدین صورت که فرد متقاضی اطلاعات لازم را در فرم الکترونیکی پر می‌کند و سپس فرم را ارسال می‌نماید. BPMS بر اساس قوانینی که طراح برایش مشخص نموده است، فرم را به شخص مربوطه ارجاع می‌دهد، حال اگر متقاضی اطلاعات را ناقص وارد کرده بود، تنها در صورتی می‌تواند اطلاعات را تکمیل کند که تایید کننده کار را به متقاضی عودت دهد.
در نرم افزارهای MIS بدین گونه می‌باشد که فرد تا زمانی که اطلاعات از سمت مدیر تایید نشده باشد، می‌تواند وارد سیستم شده و اطلاعات فرم را تکمیل نماید.
مدل داده
در BPMS هر فرایند دارای الگوی (Schema) مختص به خودش می‌باشد و علاوه بر این که میتوان برای هر فرایند جداول مختص به آن فرایند را ساخت، میتوان از جداول دیگر فرایندها و حتی از جداول دیگر پایگاه داده‌ها در BPMS استفاده نمود.
در BPMS برخلاف توسعه نرمافزارهای MIS که بنابر تخصص و ترجیحات برنامه‌نویسان یکی از ابزارهای کار با پایگاه داده انتخاب می‌شود، یک شیوه واکشی اطلاعات وجود دارد و هر توسعه دهنده‌ای می‌تواند با فراگیری آن روش، از نحوه کار فرایند مطلع شود.
تعریف فرم‌ها
در محیط‌های برنامه نویسی و طراحی وب شاهد انواع مختلف قالب و کنترل‌ها می‌باشیم، در BPMS کنترل‌های پایه وجود دارد و در صورتیکه بخواهیم از کنترل‌های به اصطلاح Rich استفاده نماییم نیاز به دانش نسبی طراحی وب داریم تا بتوانیم از کنترل‌های سفارشی سازی شده‌ای که فراگستر در اختیارمان می‌گذارد و کنترل‌های موجود در اینترنت استفاده نماییم.
قوانین تجاری
در مرحله ایجاد قوانین تجاری، نرم‌افزار BPMS فراگستر دارای دو امکان بسیار قدرتمند به نام Workflow و decision tree software می‌باشد؛ که هر کدام به تنهایی امکاناتی مشابه نرم افزارهای مستقل دارند، در این قسمت میتوان به این نکته مهم اشاره کرد که BPMS فراگستر نرم‌افزاری فراتر از یک Workflow می‌باشد.
ایفاکنندگان
یکی از نقاط برجسته BPMS فراگستر، نحوه تخصیص Task ها به افراد و نقش های مختلف می‌باشد که این گام در توسعه نرم‌افزار MIS دارای پیچیدگی‌های مختص به خود است.
انتشار فرایند
انتشار فرایند در BPMS شبیه به Publish نمودن وب سایت و نرم افزارهای دسکتاپ می باشد با این تفاوت که در BPMS در هنگام انتشار فرایند با نگارشی متفاوت، وقفه ای در اجرای فرایندهای قدیمی با نگارشهای قدیمی تر ایجاد نمی شود.
بیشتر بخوانید: تفاوت BPM نسبت به ERP
بعنوان جمع‌بندی مطلب بالا میتوان گفت، BPMS به هیچ عنوان جایگزین نرمافزارهای MIS نمی‌باشد و همچنین سیستم‌های یکپارچه‌ای که گاهی تحت عنوان ERP نامیده می‌شوند قوی‌تر از BPMS نیستند. بلکه این دو سیستم ماهیتی متفاوت از هم دارند و در پروژه‌های در ابعاد بزرگ از هر دو سیستم در کنار هم استفاده می‌شود.
شرکت فراگستر علاوه بر عرضه سیستم‌های MIS نظیر مجموعه سیستم های مالی و منابع انسانی، سیستم قدرتمند BPMS خود را با اتوماسیون اداری یکپارچه ساخته است تا هر دو سیستم در کنار هم بتوانند بالاترین کارایی را برای سازمان‌ها به ارمغان آورند. هر چند در انتها لازم بذکر است که هیچ یک از این سیستم‌ها به هم وابسته نیستند و بنابر شرایط میتوان از هر یک از سیستم‌ها در کنار سیستم‌های موجود در سازمان خویش استفاده نمایید.
منبع: فراگستر