شروع یک پروژه مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) و انتخاب یک نرم‌افزار BPMS مناسب، نیاز به یک سری پیش نیازها و مهارتها دارد. بخصوص اگر سازمان شما برای نخستین بار است که برای انجام چنین کاری گام برداشته است.
مهارتها و پیش نیاز BPMS برای شروع پروژه در سازمان
۱- تعیین محدوده فرایند
ابتدا باید ببینید که فرایندهای موردنظر سازمان شما به چه حوزه‌ای مرتبط است و بدانید که حاصل آن چیست، این به شما چرایی وجود فرایند را نشان می‌دهد و همچنین باعث می‌شود که فرآیندهای حیاتی سازمان را بهتر شناسایی کنید.
۲- درک فرایند
باید متوجه شوید که فرایند کنونی چه کار می‌کند چرا که راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد. (برای مثال استفاده از فلوچارت و غیره)
درک فرایندها باعث شناسایی بهتر نقش افراد و مسئولیت‌هایی که آن‌ها در طی فرآیند بر عهده دارند؛ می‌شود و به شما کمک می‌کند که افراد مناسبی را برای وظایف پیدا کنید. به همین دلیل، مهم است که افراد از قسمت‌های مختلف که در مدلسازی فرایند مشارکت داشته‌اند برای ایفای نقش‌های فرایند انتخاب شوند. چون آن‌ها وظایفی را انجام می‌دهند که بقیه افراد از آن اطلاعی ندارند و نمی‌توانند آن‌ها را در فرایند، مدلسازی کنند.
ویدیوهای آموزشی رایگان مدلسازی و پیاده سازی فرایندها
۳- شناسایی افراد درگیر در فرایند
در این گام باید ذینفعان را بشناسید و اینکه طراحی فرایند چقدر پیچیده خواهد بود را بطور کامل درک کنید چرا که قانون کلی این است اگر واحد بیشتری وجود دارد، پس فرایند هم پیچیده‌تر خواهد شد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده‌تر خواهد بود. هدف بهینه‌سازی فرایند، رهایی از بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) و بلااستفاده است.
۴- شناسایی نیازهای مشتری
حالا شما شروع به پرسیدن راجع به نیازهایی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود می‌کنید که نیاز مشتری‌ها چیست و چگونه آن‌ها را با حداقل تعامل با مشتری می‌توانید فراهم کنید. در این میان نیز فرایندی که به‌طور مستقیم نمی‌تواند نیاز مشتری را رفع کند، باید رها کنید. از سویی اطلاعات ردوبدل شده بین افراد، به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های درون سازمانی سمت‌وسو دهید و آن‌ها را به حداقل برسانید. چرا که استفاده از سیستم‌های BPM به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید.
۵- شناسایی محدوده یکپارچگی
اغلب فرایندهای کسبوکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه می‌شوند و بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی می‌شود. به همین دلیل نیز باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید تا بتوانید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین کنید.
۶- شناسایی قوانین کسب و کار موجود در فرایند
اگر قرار است از موتور قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند. یا به‌عنوان جزئی جدا از آن باشد به موجب همین موضوع نیز باید به جواب برخی از پرسش ها از جمله اینکه “چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؟”، “معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند؟” و “مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟” رسید.
حتما بخوانید: چرا ابزار مدلسازی فرآیند شرکت شما باید با BPMN 2.0 سازگار باشد
۷- شناسایی نیازمندی‌های گزارشات کاربران
اطلاعات و مسیریابی فرایند شما، دقیقا بستگی به گزارش‌های موردنیاز شما دارد. اگر کاربر به گزارش‌های واحد کسبوکار نیاز داشته باشد باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید چرا که بسیار مهم است که شاخص با خروجی موفقیت‌آمیز مشتری مطابقت داشته باشد وگرنه اطلاعاتی که موردنظر است را بدست نخواهید آورد.
۸- انعطاف در زمانبندی آماده‌سازی سیستم
ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده می‌شود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه و تحلیل شما همه‌چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را دربیاورید و ببیند چطور می‌شود با آن‌ها کنار آمد.
۹- تعیین افراد مناسب در پروژه
یکی از اقدامات مهم قبل از شروع پروژه BPMS پیدا کردن افراد مناسب است. چرا که اگر یک نفر نیازمندی‌ها را شناسایی می‌کند و فرد دیگری تست آن‌ها را انجام می‌دهد ممکن است مشکلاتی را به دنبال داشته باشد. شما باید مطمئن بشوید که ذینفعانی که در لیست شما هستند درست انتخاب شده‌اند و به‌اندازه کافی در طول زمان پیاده‌سازی با آن‌ها بحث کرده‌اید. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل خودشان را نشان داده باشند.
خوب است بدانید: تیم توسعه دهنده BPMS
منبع: فراگستر