بسیاری از کاربران ، حین پیاده‌سازی و استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار عنوان می‌کنند که چرا ابزار مدل‌سازی فرآیند سازمان ما باید با BPMN 2.0 سازگار باشد؟ در این مطلب بطور کامل مزایای ابزار BPMN 2.0 را مورد بررسی قرار داده و دلایل محبوبیت این ابزار و استفاده از آن برای کسب‌کارهای بزرگ و کوچک را بیان می‌کنیم.
BPMN چیست؟
BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling Notation به معنی نشانه‌گذاری مدل‌سازی فرآیند کسب و کار است که یک ویژگی استاندارد بوده و نمادهای گرافیکی را به عناصری معمول برای اکثر فرآیندهای کسب و کار مانند فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌ها (گلوگاه‌ها) اختصاص می‌دهد. بیش از یکصد نمونه از این عناصر با توضیحات و مشخصات کامل موجود هستند، اما اکثر فرآیندها تنها به تعداد کمی از آنها برای نمایش یافتن نیاز دارند.
نرم‌افزار BPMN به طراحان فرایند کسب و کار اجازه می‌دهد تا موارد زیر را تسهیل کنند:
- ارتباط بین متقاضیان و ذینفعان فنی و غیرفنی در زمینه فرایندهای تجاری
- درک جامع و اشراف بر شکاف دانشی فرایند کسب‌وکار
- نمایش دیجیتال از فرآیند در یک بستر نرم‌افزاری
- بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار با تسهیل نمایش دادن ناکارآمدی و تنگناها
چرا از نشانه‌گذاری استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) استفاده کنیم؟
بسیاری از شرکت‌ها این موضوع را درنظر نمی‌گیرند که شکاف‌های دانشی داخل سازمان، فرآیندهای تک منظوره و شیوه‌های کسب و کار ناکارآمد می‌تواند باعث پایین آمدن کیفیت کالا و تولید شود. اینجاست که نشانه‌گذاری استاندارد مدل‌سازی فرایند می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا گردش کار داخلی خود را جهت پیدا کردن گلوگاه‌ها یا محدودیت عملکرد ناشی از حجم بالای کار و ناکارآمدی تعریف کنید.
با این حال، قبل از اینکه شروع به طرح کردن گردش کار خود کنید، مهم است که مجموعه علائم مدل‌سازی را که برای استفاده مدنظر دارید؛ بررسی کنید. انتخاب نماد درست، کلید طلایی برقراری ارتباط بین تمام ذینفعان در هر فرآیند کسب و کار است. برای تحقق این امر و انتخاب علائم مدل‌سازی مناسب، باید اقداماتی که مطابق با الزامات زیر باشند را در نظر بگیرید.
داشتن قابلیت درک متقابل توسط تمام شرکت‌کنندگان فرایند
مشکلی که از دیرباز هنگام استفاده از نشانه‌گذاری غیر استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار پیش می‌آید این است که ذینفعان فرایند تمایل دارند برای نمادهای یکسان، تفسیرهای خود را از هر نماد داشته باشند. این امر به درک متفاوتی از یک فرایند منجر می‌شود و شرکت شما را از پیشرفت باز می‌دارد و به جای جلو رفتن به نقطه شروع بازمی‌گردید. استفاده از یک مجموعه نماد استاندارد شده که به خوبی مستند شده، فهم متقابل و جامع از جریان کار را تسهیل داده و مبنایی برای حل خطاها و بهینه‌سازی فرآیندها را ایجاد می‌کند.
امکان تحویل بر روی کاغذ توسط ابزار مدل‌سازی فرآیند دیجیتال
نشانه‌های مدل‌سازی درست کسب‌وکار باید علاوه بر ارتقاء سطح ارتباط بین کاربران تجاری، زبان مشترکی برای کاربران فنی و غیرفنی را نیز فراهم کنند. کاربران کسب‌وکار باید بتوانند فرایندها را بر روی کاغذ طراحی کرده و آنها را به برنامه‌نویسان بسپارند تا بتوانند با حفظ معنی به زبان دیجیتال ترجمه شوند. مدل‌سازی نمادهایی که تعاریفی از جنس کد برای هر نماد در نمادسازی فرایندها را دارند، برای پر کردن فاصله بین کاغذ و صفحه نمایش ایده‌آل هستند.
سهولت انتقال میان اغلب نرم‌افزارهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار
بسیاری از شرکت‌ها چندین ابزار مدل‌سازی فرآیند را پیاده‌سازی می‌کنند، به ویژه شرکت‌هایی که بخش‌های متعدد و مستقل دارند یا از ERP استفاده می‌کنند. این امر می‌تواند هنگام تلاش برای استانداردسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار در سراسر شرکت، مشکل‌ساز باشد. انتخاب یک مجموعه از نمادهای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار معمول در نرم‌افزار اتوماسیون فرآیندها، اجازه می‌دهد شرکت شما انتقال فرآیندها را از نرم‌افزار به برنامه به آسانی انجام دهد. همچنین این امر به رفع خطاهای بالقوه‌ای که هنگام تلاش برای تبدیل بین نشانه‌های مختلف بوجود می‌آیند؛ کمک شایانی می‌کند.
به چه دلیل BPMN 2.0 را انتخاب کنیم؟
انعطاف پذیری و سهولت استفاده از BPMN 2.0 آن را برای بسیاری از ابزارهای مدل‌سازی کسب و کار مناسب می‌سازد. در اینجا دلایل ما برای انتخاب BPMN 2.0 آورده شده‌اند:
BPMN 2.0 برقراری ارتباط بین کاربران تجاری را تسهیل می‌کند
اکثر شرکت‌ها بطور مداوم به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود سطح رضایت مشتری هستند. درحالیکه بسیاری از سازمانها به دنبال منابع خارجی جهت ایجاد تغییرات هستند، تنها عده محدودی تجزیه و تحلیل فرایندهای داخلی را برای یافتن منابع پنهان و فرصت‌های رشد بررسی می‌کنند.
شرکت‌هایی که از ابزارهای مدیریت فرایند استفاده کرده و به پیاده‌سازی BPMN در سازمان برای شناسایی شکاف دانش داخلی و افزایش بهره‌وری می‌پردازند ؛ در عین بهبود منابع مصرفی در زمان و هزینه‌ها نیز به میزان قابل توجهی صرفه‌جویی می‌کنند.
در این صورت نه تنها هر فرآیند بادقت نمایان می‌شود، بلکه همه ذینفعان ابزارهایی مناسب جهت برقراری ارتباط درمورد چگونگی بهبود فرآیندهای کسب و کار را دارا می‌باشند. از اینرو بستری برای یک استاندارد واحد برای طراحی فرآیند در کل سازمان ایجاد می‌شود. هرکدام از سهامداران اکنون می‌توانند ببینند که چگونه تمامی کارکنان وظایف خود را برای از بین بردن اختلافات و انجام موثر کارها انجام می‌دهند.
شرکت‌هایی که نرم‌افزار BPMN را در سراسر شرکت خود پیاده‌سازی کرده‌اند، کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری از دارایی‌های موجود را شاهد بوده‌اند. بوسیله بهینه‌سازی فعالیت‌ها و استفاده از یک سیستم یکپارچه، شرکت‌ها می‌توانند خطا را کاهش داده و مزایای بسیاری را بدست آورند.
BPMN 2.0 نرم‌افزاری یکپارچه است
BPMN برای پاسخ‌دهی به تقاضای عظیم دنیای امروز برای کیفیت بالا و استانداردهای سازگار در سراسر صنایع و بسترهای نرم‌افزاری تکامل یافته است. برای استفاده دیجیتالی، BPMN تعریفی از جنس XML را برای هر عنصر فراهم می‌کند، که مفهوم آن را به یک تفسیر واحد نسبت می‌دهد. این امر در صورتیکه چند نفر قصد داشته باشند معانی مختلفی را به علامت‌های رایج اختصاص دهند، باعث عدم سردرگمی می‌شود.
همچنین زبان XML اجازه می‌دهد تا خواندن مدل معنایی BPMN 2.0 در هر دو فرایند اجرا و شبیه‌سازی انجام شود. بنابراین، شرکت‌ها می‌توانند از BPMN در تمامی برنامه‌های کاربردی نرم‌افزارهای سازمانی جهت بدست آوردن وضوح و بینش در فرآیندهای کسب و کار استفاده کنند.
BPMN 2.0 توسط ایزو تایید شده است
شاید مهمتر از همه این باشد که سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) این سیستم را بعنوان وسیله‌ای برای استانداردسازی فرایندها در سراسر بازار جهانی بکار برده است. این سازمان خاطرنشان کرد که با یکپارچه ساختن BPMN با استانداردISO/IEC ۱۹۵۱۰: ۲۰۱۳ خود، نیاز به یک نماد که قابل درک توسط همه کاربران تجاری، (از تحلیلگران کسب و کار، تا توسعه‌دهندگان فنی، تا افرادی که درگیر در کسب و کارند و با فرآیندها سروکار دارند) را رفع می‌کند.
این سازمان معتقد است که آخرین استاندارد بین المللی (تا سال ۲۰۱۳) بهترین شیوه‌ها را برای تعریف نشانه‌ها و معانی دیاگرام‌های مورد استفاده برای همکاری، پردازش و ارزیابی فعالیت‌های تجاری در میان شرکت‌ها، صنایع و بازار نشان می‌دهد.
تجزیه و تحلیل نهایی مزایای BPMN 2.0
BPMN 2.0 تاکنون هزاران شرکت را قادر به کاهش هزینه‌ها و بهبود بهره‌وری کرده است. هر شرکت می‌تواند با حصول اطمینان از اینکه همۀ شرکت‌کنندگان در فرآیندها با استفاده از بهترین شیوه‌های فرآیند کسب‌وکار با هم همکاری می‌کنند؛ این پیشرفت‌ها را دائما افزایش دهد.
با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر میتوانید به نقشه‌برداری و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار خود با استفاده از ابزار مدل‌سازی فرایند BPMN 2.0 بپردازید. برای سنجش عملکرد نرم افزار میتوانید از طریق تکمیل فرم دمو ، بصورت رایگان و بطور محدود با سیستم کار کنید.
درخواست تنظیم جلسه دموی حضوری یا آنلاین را دارم
همچنین اگر در حال حاضر جهت مدل‌سازی فرایندهای سازمان خود از ابزار BPMN 2.0 بهره می‌گیرید و تمایل به یادگیری کامل آن دارید؛ میتوانید در کلاس‌های آموزشی آکادمی فراگستر شرکت کنید.