گلوگاه‌های فرایندهای کسب‌وکار، زمانی رخ می‌دهند که تقاضا بیشتر از ظرفیت تولید باشد. گلوگاه‌ها می‌توانند به دلایل زیادی اتفاق بیفتند؛ مثل تجهیزات قدیمی، نیروی کار ناکافی و کمبود منابع.
برای بهبود بهره‌وری، شناسایی و برطرف کردن گلوگاه‌ها بسیار مهم و حیاتی است. اگر گلوگاه‌ها کنترل نشوند، مشکلات بسیار زیادی از جمله از دست دادن درآمد، مشتریان ناراضی، اتلاف زمان، محصولات و خدمات بی‌کیفیت و استرس زیاد در اعضای تیم را موجب خواهد شد.
انواع گلوگاه‌ها در فرایندهای سازمانی
۲ شکل عمده از گلوگاه‌ها عبارتند از:
– گلوگاه‌های کوتاه مدت:
اینها به دلایل موقت ایجاد می‌شوند. یک مثال مناسب، مربوط به زمانی است که اعضای کلیدی تیم، بیمار شده و یا به مرخصی می‌روند. هیچ شخص دیگری، صلاحیت بر عهده گرفتن پروژه‌های آنها را نداشته و این مسئله منجر به عقب افتادن کارها تا زمان بازگشت آنها می‌شود.
– گلوگاه‌های بلندمدت:
این گلوگاه‌ها اغلب اتفاق می‌افتند. یک مثال، می‌تواند زمانی باشد که یک فرایند گزارش‌گیری پایان ماه در سازمان، هر ماه به تاخیر می‌افتد. چرا که یک شخص باید مجموعه‌ای از وظایف زمان‌بر را به انجام برساند.
چگونگی شناسایی گلوگاه‌ها در سازمان
اگر یک گلوگاه داشته باشیم، چه باید بکنیم؟ شناسایی گلوگاه‌ها، اگر به اندازه کافی آشکار باشند؛ می‌تواند ساده باشد. اما تعیین دقیق گلوگاه‌ها برای سایر فرایندهای کسب‌وکار، معمولا نیاز به تفکر انتقادی دارد. در این رابطه، ۲ حوزه کلیدی برای بررسی وجود دارد:
- ایفاکنندگان: عبارتست از هر شخصی (کارکنان، فروشنده دست سوم و…) که در گردش کار، سهیم است.
- سیستم‌ها: عبارتست از هر برنامه، فناوری یا نرم‌افزار که به وظایفی که مرتبط با گردش کار هستند، رسیدگی می‌کند.
– نحوه شناسایی گلوگاه‌های ایفاکننده-محور:
برای شناسایی این دسته از گلوگاه‌ها، به مدت زمانی نگاه کنید که طی آن یک وظیفه به انجام می‌رسد. اگر یک وظیفه مشخص باید در طول یک بازه زمانی محدود کامل شود، اما معمولا در زمانی طولانی‌تر از آنچه که باید انجام می‌شود؛ ممکن است با یک گلوگاه ایفاکننده-محور روبرو باشیم.
آیا ۱۲ دقیقه زمان برای ورود داده‌ها لازم است؟ زمان، شاخصی برای بهبود مواردی همچون اتوماسیون است. یک روش مناسب دیگر برای تعیین این مسئله، استفاده از شبیه‌ساز BPM است. هنگامی که گردش کار را برای هر مرحله کاری، مشخص می‌کنید؛ نتایج شبیه‌سازی باید بتواند نشان دهد که آیا گلوگاهی وجود دارد و اینکه این گلوگاه در چه موقعیتی قرار دارد؟
– نحوه شناسایی گلوگاه سیستم-محور:
برای اینکه ببینید آیا فرایندهایی ناقص باقی مانده‌اند یا خیر؛ به داده‌های داخلی نگاه کنید. اگر داده‌ای در انتظار یک شخص است –مثلا یک ورود به سیستم– با یک گلوگاه ایفاکننده محور روبرو هستید. اگر فرایند به واسطه یک خطای بارگذاری، کندی سیستم، یا موضوعات مرتبط با فناوری دچار تاخیر شده است؛ این مسئله یک گلوگاه سیستم-محور است. یک شاخص خوب در خصوص گلوگاه سیستم-محور، شکایت‌های مکرر کاربر در زمینه برنامه‌ها و سیستم‌های مشخص است.
– سایر نشانه‌های شناسایی گلوگاه‌ها در فرایندهای کسب‌وکار
سایر نشانه‌های آشکار در خصوص گلوگاه‌ها، ممکن است این موارد باشند:
- زمان‌های انتظار طولانی: مثلا تاخیر در کار بخاطر آنکه یک شخص در انتظار محصول، گزارش یا اطلاعات بیشتر است.
- کارهای عقب افتاده: که به حجم زیادی از کارهای انباشته شده اشاره می‌کند.
- سطوح بالای استرس: ممکن است کارکنان توسط داده‌های مشخصی که باید کامل شوند، تحت فشار قرار داشته باشند.
نحوه ارزیابی و از بین بردن گلوگاه‌ها
اگر احتمال می‌دهید که جایی در گردش کارتان با یک گلوگاه روبرو هستید، مرحله بعدی، اقدام برای حذف آن است. بهترین روش برای یافتن و از بین بردن گلوگاه‌ها، ترسیم فرایندها است. از طریق ترسیم فرایندها، می‌توان کل گردش کار را مشاهده کرد و این مسئله که آیا همه چیز به شکلی که باید، کار می‌کند یا خیر را تجزیه و تحلیل کرد. این راهکار، همچنین به شما اجازه می‌دهد تا گلوگاه‌های موجود یا گلوگاه‌های بالقوه‌ای که ممکن است در صورت تغییر گردش کار ظاهر شوند، را شناسایی نمایید.
گزینه‌هایی که برای حذف گلوگاه‌ها وجود دارد، عبارتند از:
- افزایش اثربخشی مرحله گلوگاه: این می‌تواند شامل استفاده از اتوماسیون برای جایگزینی گلوگاه ایفاکننده-محور، یا ارتقای نرم‌افزار برای تکمیل بهتر کار در یک گلوگاه سیستم-محور باشد.
- کاهش ورودی به مرحله گلوگاه: این گزینه می‌تواند شامل جابجایی کل مرحله یا کاهش تعداد وظایفی باشد که به این مرحله در گردش کار منتهی می‌شود.
کلام آخر:
شناسایی و تحلیل مناسب گلوگاه‌ها نقش تعیین کننده‌ایی در چرخه BPM و روند کسب‌وکار خواهند داشت. ابزارهای گوناگونی جهت مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و شناسایی و تحلیل گلوگاه‌ها وجود دارد که از میان آنها ابزار BPMN 2.0 بسیار پرطرفدار می‌باشد. جهت آشنایی بیشتر، مطالعه مقاله “چرا ابزار مدل‌سازی فرآیند شرکت شما باید با BPMN 2.0 سازگار باشد“ به شما همراهان گرامی توصیه میگردد.