تحلیل فرآیند کسب‌وکار (BPA) حلقه‌ی گمشده در مدیریت بهبود کسب‌وکار است. بهبود فرایند کسب‌وکار یک روش برنامه‌ریزی استراتژیک است که با هدف شناسایی عملیات یا مهارت‌های کارکنان سازمان می‌تواند موجب رشد، افزایش بازدهی و کارآمدی حداکثری در سازمان و در نتیجه رونق کسب و کار شود. هدف از بهبود فرآیند کسب‌وکار، رفع نیازهای مشتری و دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده در کسب و کار است. مدیریت بهبود کسب‌وکار با بهینه‌سازی و بهبود فرآیندهای سازمان قصد دارد عملکرد کلی سازمان را دچار تحولی شدید کند. گام اول در بهبود فرآیندهای سازمان نقشه‌برداری از فرآیندها، ارزیابی عملیات سازمانی و در نهایت دستیابی به مشکلات و نقاط ضعف در تنظیمات گردش کار یا جریان‌ها است.
نحوه کارکرد تحلیل فرآیند کسب‌وکار (Business Process Analysis)
BPA یک روش تخصصی در چارچوب گسترده مدیریت فرآیند کسب‌وکار است و وظیفه آن تحلیل و بررسی میزان دستیابی فرآیندهای فعلی به اهدافشان می‌باشد. تحلیل فرآیند کسب‌وکار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که عناصر مضر در عملیات و نحوه غلبه بر موانع را شناسایی کنند. بدون وجود تجزیه و تحلیل مناسب، سازمان‌ها زمان زیادی را برای حل مشکلات و یا تغییر یک نرم‌افزار به ابزار جدید صرف خواهند کرد. برای اشراف بر مفاهیم بهبود فرآیند کسب‌وکار و مدیریت فرآیند کسب‌وکار توصیه می‌شود در دوره‌های آموزشی BPM آکادمی فراگستر شرکت نمایید.
از مزایای رایج تحلیل فرآیند کسب‌وکار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مستندسازی روشن از فرآیندها و توسعه سطح دانش
- کسب اطلاعات دقیق در مورد عملکرد و نحوه انجام فرآیندها
- شناسایی موانع تاخیر در اجرای فرآیندهای خاص
- شناسایی بخشی از اقدامات کاربر که در فرآیند اختلال ایجاد کرده و موجب ناکارآمدی شده است
- بهبود کیفیت آموزش برای کارکنان جدیدی که در فرآیند شرکت می‌کنند
BPA می‌تواند از طیف وسیعی از ابزارها و روش‌های مختلف برای تشخیص فرآیندها از زوایای گوناگون و اندازه‌گیری عملکرد آن‌ها استفاده کند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر با ابزارهای هوشمندی مانند داشبورد هوش تجاری به منظور بهبود فرآیند کسب‌وکار از این داده‌ها برای تجزیه و تحلیل روند فعلی عملیات و دستیابی به اهداف معین سازمان و همچنین ارائه توصیه‌های مربوطه استفاده می‌کند.
تحلیل فرآیند کسب‌وکار را با تحلیل کسب‌وکار اشتباه نگیرید!
بهبود فرآیند کسب‌وکار واژگانی چون تحلیل فرآیند کسب‌وکار (BPA) و تحلیل کسب‌وکار (BA) را پوشش می‌دهد. با وجود برخی همپوشانی‌ها و شباهت‌های ظاهری، این دو مفهوم دارای معانی و کارکرد متفاوتی هستند. BPA داده‌ها را جمع‌آوری می‌کند و توصیه‌هایی را مبتنی بر فرآیندهای اصلی سازمان ارائه می‌دهد. درحالیکه BA برای شناسایی هرگونه مشکل و یا نیازمندی‌ها در یک سازمان نظیر کنترل‌های مالی، تحقیقات بازار، روش‌های استخدام و کاهش هزینه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مزایای استفاده از BPM در کسب‌وکار چیست؟
استفاده از مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) به میلیون‌ها کسب‌وکار در سراسر جهان کمک کرده است تا فرآیندها و جریان کاری خود را در یک زمان موثر کنترل کنند. به عنوان مثال؛ مسئولین تدارکات در سراسر جهان می‌توانند از BPM برای ردیابی محموله‌ها، مدیریت بازخورد مشتریان، مدیریت مجدد حمل و نقل و اطمینان از تحویل به موقع مرسولات استفاده کنند.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) بطور معمول از طریق یک فرآیند پنج مرحله‌ای شامل طراحی، مدلسازی، اجرا، نظارت و بازبینی و بهینه‌سازی تشکیل می‌شود. نرم‌افزار BPM به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را ایجاد کرده، تجزیه و تحلیل کنند و همچنین در صورت لزوم آن‌ها را بهینه نموده و در نهایت بهبود ببخشند.
در صورتیکه عملیات مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) به خوبی انجام شود، قادر است از چرخه عمر کل فرآیند کسب‌وکار مراقبت کند. با استفاده از بهبود فرآیند کسب‌وکار حاصل شده در این روش نه تنها سازمان‌ها می‌توانند عملیات روزمره خود را کارآمدتر انجام دهند بلکه به آن‌ها کمک می‌کند تا اهداف سازمانی بزرگتری را در طی یک دوره زمانی مشخص تحقق ببخشند.
چه زمانی از مدیریت فرآیند کسب‌وکار استفاده کنیم؟
مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) اغلب در موارد زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:
- فرآیندهای کسب‌وکار باید بطور مرتب بروزرسانی شوند
- چرخه فرآیند کسب‌وکار بین افراد، مناطق و یا واحدهای مختلف سازمان وجود دارد
- فرآیندهایی که از نرم‌افزارهای مختلف استفاده می‌کنند (مانند حسابداری، CRM و..)
- فرآیندهای کسب‌وکاری که دارای استثناء هستند
- فرآیندهایی که نیاز به زمانبندی دستی دارند
کلام آخر:
ممکن است در نگاه اول کمی پیچیده به نظر برسد اما بهبود فرآیند کسب‌وکار در BPM برای سازمان‌ها بسیار ارزشمند است. مدیریت فرآیند کسب‌وکار خطای انسانی را کاهش می‌دهد و دیجیتالی کردن فرآیندهای دستی مسئولیت تکمیل فرآیندها را از انسان گرفته و به یک برنامه واگذار می‌کند.