نقش مالک فرایند و مدیر فرایند چیست؟
مثلا در فرایند درخواست خرید کالا، مالک و مدیر فرایند چه کسانی هستند؟
پاسخ این سوال را می‌توانید در فایل صوتی زیر گوش دهید.
متن فایل صوتی
در مورد سوالی که مطرح نمودید فارغ از اینکه چه فرایندی مدنظرتون هست، برای هر فرایند باید ۲تا نقش رو تعریف کنیم. یکی نقش مالک فرایند هست. یعنی کسی که مسئول اثربخشی یک فرایند خواهد بود. و یک نقش مدیریتی هم وجود دارد که مدیر فرایند در اصل مسئول کارهای فرایند هست. حالا اینکه ساختار سازمانی شما به چه شکل هست و چه افزادی میتونن واجد شرایط مالکیت یا مدیریت یک فرایند خرید باشند؛ این رو شما باید براساس پروفایل شایستگی که تدوین میکنید اون فرد رو مشخص کنید.
اما بصورت استاندارد هم مالک و هم مدیر برای خودش تعریف خاصی داره. مالک فرایند کسیه که فرایند رو طراحی میکنه، ارتباطاتش رو با دیگر فرایندهای ماقبل و مابعد شناسایی میکنه، اتصال و ارتباط این فرایند رو با اهداف استراتژیک سازمان، با سیستم‌های اطلاعاتی زیرین، با منابع موردنیاز اعم از شناسایی و تعریف کردن میزان منابع موردنیاز. استاندارد کردن مثل زمان، هزینه و کیفیت اون فرایند رو به عهده داره.
وظایف مالک فرایند و مدیر فرایند چیست؟
اما مدیر فرایند کسیه که بصورت اجرایی درگیر اون فرایند هست. یعنی میاد برنامه‌ریزی میکنه کی شروع بشه، به چه میزان انجام بشه، منابع رو تخصیص میده، تسطیح میکنه که منابعی بیش از حد نیاز مصرف نشه، یک منبعی هدر نره. ارتباطات، تهیه گزارشات، شناسایی موانع اجرایی و لزوم اطمینان از رعایت استانداردها و قوانین مرتبط و موضوع با اون فرایند بعهده مدیر فرایند هست.
این دو نقش بایستی همزمان در هر فرایند وجود داشته باشه. در هر فرایند مالک معمولا کسیه که به اصول کلی و با تفکر کلان سیستمی بیشتر آشنا هست، جوانب کلان اون فرایند رو بیشتر شناسایی کرده، ارتباطات و معماری رو بدرستی میتونه درک بکنه و میتونه اهداف ارزشمندی رو برای هر فرایند قائل بشه.
اما مدیر در قبال انجام درست، هماهنگی‌ها و رفع تعارض ها و تخصیص درست منابع موثر هست. اینکه که حالا اون فرایند چی باشه اصلا مهم نیست. هر فرایندی که باشه این دوتا نقش رو بایستی براساس اون ۳ مهارت ادراکی، انسانی و فنی شناسایی بکنیم. معمولا مدیران فرایند در فرایندهای عملیاتی مهارتهای فنی بیشتری دارند. کار کردن با ابزارها و چهارچوب‌های عملیاتی و تخصصی یک فرایند رو بیشتر نیاز دارن.
اما معمولا مالکین فرایند افرادی هستند که مهارت ادراکیشون بیشتر هست. یعنی جوانب کلان رو میتونن راحت تر درک کنن. مهارت انسانی برای مدیر فرایند بیشتر محل اعراب داره. بایستی بتونه تعارضات رو مابین منابع انسانی درگیر در اون فرایند، مشکلاتی که با مشتری، شرکای تجاری و تامین کنندگان پیش میاد بایستی بتونه اونهارو رفع بکنه.