دوستان خوبم خدمت شما سلام عرض می‌کنم، در مقاله قبلی آموزش اتوماسیون اداری شما را با امکاناتی که کارتابل سیستم اتوماسیون اداری فراگستر می‌تواند در اختیار شما قرار دهد آشنا کردم. گفتم که کارتابل مهم‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری است و کاربر باید به بهترین شکل ممکن بتواند از امکانات تعبیه‌شده در آن برای مدیریت مستندات و مکاتباتی که دریافت نموده است، استفاده نماید.
یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که در مقاله پیشین به آن اشاره‌شده است، امکان تعریف زیر پرونده در کارتابل اتوماسیون اداری می‌باشد. یعنی ما بتوانیم کارتابل‌مان را به بخش‌های مختلف، بنا به سلیقه و نیازمان تقسیم کنیم.
این کار مشابه ایجاد بخش‌بندی در کارتابل‌های فیزیکی توسط جداکننده‌ها یا Dividerها می‌باشد.
یکی از کاربردهای تعریف زیر پرونده در کارتابل ایجاد قانون جهت ارجاع خودکار نامه‌هایی است که دریافت می‌کنیم. یعنی به‌صورت خودکار در هنگام دریافت نامه، سیستم نامه‌ها را بنا به قانونی که تعیین نموده‌ایم به‌جای آنکه در ریشه یا فهرست اصلی کارتابل‌مان قراردهد به‌صورت سازمان‌یافته و ساختاریافته دریکی از ریز پرونده‌ها قرار خواهد داد، این کار ضمن ایجاد نظم در کارتابل باعث در کنار هم قرار گرفتن نامه‌هایی می‌گردد که از یک جنس‌اند یا در خصوص یک موضوع می‌باشند.
این مهم توسط امکانی تحت عنوان “قوانین کارتابل” در سیستم اتوماسیون اداری ممکن می‌گردد. هر کاربر سیستم بنا به سلیقه و نیاز خود می‌تواند قوانینی تعریف نماید و سیستم مطابق آن‌ها نامه‌هایی که کاربر دریافت می‌نماید را دسته‌بندی کند.
برای این کار با ورود به “بخش قوانین کارتابل” در سیستم می‌توانیم هر قانونی که موردنظرمان باشد را تعیین نماییم.
به‌عنوان‌مثال می‌توانیم در یک قانون، نامه‌هایی که فرستنده آن‌یک سمت خاص باشد را در یک زیر پرونده قرار دهیم و یا نامه‌هایی که دارای اقدام باشند و در موضوعشان نیز عبارت خاصی درج‌شده باشد را در یک زیر پرونده دیگر. بدیهی است امکان تعریف قوانین با چند شرط نیز ممکن هست که در این حالت می‌توان تعیین نمود که شرط‌ها نسبت به هم از عملکرد AND یا OR استفاده نمایند. یعنی اگر حتماً تمام شرط‌ها صادق باشد نامه در زیر پرونده قرار گیرد یا اگر صرفاً یکی از شرط‌ها برقرار بود این مهم انجام گیرد.
با تشکر از حوصله و دنبال نمودن این سری از مقالات، این بیستمین شماره از سری مقالات آموزشی اتوماسیون اداری فراگستر بود.
خوشحال می‌شویم که با نظرات و پیشنهادات خود نسبت به ارائه اینگونه آموزش‌ها ما را در این مسیر همراهی کنید.
تا مقاله بعدی مواظب خودتان باشید.