فرض کنیم می خواهیم یک سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمانی راه اندازی کنیم که بیش از ۱۰۰۰ کاربر دارد، احتمالا یک همچین سازمانی حتماً باید دارای ساختار شبکه و به عبارت دیگر Domain معتبر و مستحکمی باشد، بسیار خوب اگر نحوه اعتبار سنجی کاربری را بر روی مد Windows قرار دهیم دیگر نیاز نخواهیم داشت فکری برای تعریف نام‌های کاربری و رمز‌های عبور کنیم.
یا اگر از نرم‌افزار قبلی بخواهیم به نرم‌افزار جدید مهاجرت کنیم احتمالاً اولین فکری که از سرِ ما خواهد گذشت کانورت و انتقال نام‌های کاربری و رمز‌های عبور به سیستم جدید می‌باشد تا در زمان تعریف این اطلاعات صرفه جویی کنیم.
ولی تصور کنیم هیچ کدام از شرایط بالا وجود نداشته باشد در این حالت چاره‌ای جز تعریف نام‌های کاربری و رمز‌های عبور نمی‌ماند و این پروسه بسیار زمان‌بری خواهد بود.
امکانی که در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر تحت عنوان خود‌ثبت‌نامی تعبیه شده پاسخی است به این مشکل. همانطور که در شکل زیر مشاهده می کنید در صورت فعال نمودن این تنظیم از سوی مدیر سیستم گزینه ای در فرم ورود به سیستم ظاهر می شود که کاربر می تواند با کلیک بر روی آن (ایجاد کاربر) اقدام به ثبت نام خود و تنظیم نام کاربری و رمز عبور برای خود کند.
البته این مهم نیازمند اجازه مدیر سیستم بوده و مدت مشخصی هم برای آن می توان در نظر گرفت. مدیر سیستم از قسمت زیرساخت نرم افزار با انتخاب بخش «تایید ثبت نام» اقدام به تایید کاربران ثبت نامی می کند.
با تایید مدیر سیستم(طبق شکل زیر)، کاربران می توانند وارد سیستم شوند همچنین به طور پیش فرض و البته موقت می توان سمت سازمانی را برای کاربرانی که به این روش ثبت نام می کنند در نظر گرفت و به طور خودکار، سیستم این سمت را به کاربران اختصاص خواهد داد. تا در فرصت مناسب اقدام به انتساب سمت های صحیح به کاربران نمود.
یکی دیگر از کاربردهای این امکان، هنگامی است که بخواهیم سیستم را در اختیار مشتریان بیرون از سازمانمان قرار دهیم. دراین حالت با توجه به تعداد زیاد مشتریان بیرونی احتمالاً نمی توان برای تک تک آنها نام کاربری و رمز عبور ساخت و تحویل داد.
ولی می توان با امکان خود ثبت نامی این اجازه را به کاربران بیرونی سیستم داد تا با ثبت نام در سامانه و تایید از سوی مدیر سیستم بتوانند در سطح مشخص شده‌ای اقدام به نامه‌نگاری و پیگیری نامه‌هایشان نمایند.
امیدوارم توانسته باشم شما را با مزایای امکان خود‌ثبت‌نامی در سیستم‌های اتوماسیون اداری آشنا کرده باشم و از این جلسه راضی بوده باشید، تا جلسه بعدی شما را به خداوند منان می سپارم.