BPMS ها از چرخه اصلاح و پایش (چرخه PDCA)ا[۱] برای بهبود فرآیندهای سازمانی پشتیبانی می‌نمایند. طبیعتا برای پیاده‌سازی فرآیندها در BPMS یک سری پیش‌نیازها وجود دارد که بدون این پیش‌نیازها دستیابی به اهداف تعیین شده برای این نرم‌افزار دور از دسترس می‌باشد. فیلو[۲] در مطالعه‌ای به نام “دسته‌ای از پیش‌نیازهای استقرار BPMSا[۳] اشاره دارد که شناخت و فراهم‌کردن این پیش‌نیازها یکی از مهم‌ترین گام‌های پیاده‌سازی BPMS می‌باشد.
پیاده‌سازی یک سیستم BPMS همانند پیاده‌سازی بسیاری از نرم‌افزارهای دیگر می‌باشد. اما بطور قطع ویژگی‌های خاص خود را نیز دارد. پیروی از روش صحیح پیاده‌سازی BPMS می‌تواند این پروژه‌ها را به موفقیت برساند.
بررسی پروژه‌های موفق در این زمینه بیانگر این نکته است که همگی آن‌ها در نقاط زیر با یکدیگر اشتراک دارند:
- یک تیم تعالی فرآیندها به رهبری فردی با توانایی بالا در BPM راه‌اندازی کنید. این تیم باید متشکل از دو گروه کارشناسان فناوری اطلاعات و کارشناسان کسب‌وکار باشد. رهبر این تیم باید میانجی‌گر خوبی باشد، زیرا دو گروه کارشناس فناوری اطلاعات و کسب‌وکار معمولا به “زبان‌های متفاوتی” صحبت می‌کنند و هماهنگی میان آن‌ها به راحتی صورت نمی‌گیرد.
- پروژه ابتدایی BPM را توسط کارشناسان زبده و حرفه‌ای در این زمینه اجرا کنید تا هم انتقال دانش از طریق کار عملی به سازمان شما منتقل شده و هم پیاده‌سازی فرآیند به درستی صورت گیرد.
- منابع کافی برای اطمینان از موفقیت فراهم آورید، فناوری، زمان و بودجه.
- یک برنامه دقیق برای مستندسازی پروژه داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که افراد تیم تمامی جوانب پروژه را به درستی متوجه شده‌اند.
- کیفیت بالا و مستندسازی دقیق فنی از سوی تیم توسعه‌دهنده
- تعریف یک برنامه مدیریت تغییرات در مواجهه با تغییرات نیازهای اساسی
- درنظرگرفتن زمان و منابع کافی در بودجه برای تضمین کیفیت فرآیند
- کلیه زوایای پروژه را بصورت جامع و کامل بشناسید.
- مراقب تغییر محدوده پروژه بوده و به شدت از این امر بپرهیزید.
- اقدامات لازم در خصوص فراهم کردن آموزش‌های لازم برای تیم انجام دهید.
دقت داشته باشید که هیچ‌یک از موارد فوق خیلی فنی نبوده و بیشتر به مباحث برنامه‌ریزی و مدیریت مرتبط می‌باشد. در صورتی که از تیم مناسب، بودجه کافی، برنامه‌ریزی مدیریت مستندات صحیح و کامل، ظرفیت تغییرات و نظارت صحیح برخوردار باشید در مسیر درستی برای پیاده‌سازی BPMS می‌باشید.
[۱] W.Edwards Deming
[۲] Nemésio Freitas Duarte Filho
[۳] A Set of Requirements for Business Process Management Suite (BPMS)