پیاده سازی موفقیت آمیز یک مدیریت فرایند کسب و کار میتواند سازمان را به حداکثر بازده در تولید و ارائه خدمات برساند. در این مقاله سعی داریم بمنظور ارائه چشم اندازی کامل، ۱۲ گام تا موفقیت در مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM را بررسی کنیم. چنانچه قصد مکانیزه نمودن فرایندهای سازمان ، کاهش پیچیدگی ها ، افزایش کارایی و کاهش هزینه ها را دارید این مقاله را مطالعه کنید.
۱٫ مشارکت افراد در کار تیمی
در ابتدا لازم است به توسعه تیم ها با اهداف و ماموریت های مشخص پرداخته شود. همچنین اهدافی جهت بهبود فرایند تعیین گردد. گروه ها باید از افراد دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیتهای اصلی فرایند تشکلیل شده باشد. این امر مستلزم همکاری تیمی کلیه کارکنان و مدیران است. پیشنهاد میشود جهت ایجاد انگیزه برای مشارکت افراد و بهبود عملکرد تیمها قوانینی همراه با پاداش اتخاذ گردد. همچنین در این مرحله نیازمند طراحی سیستمی جهت اندازه گیری عملکرد افراد برای سنجش تیمها نیز می‌باشید.
۲٫ فرهنگ سازی و آموزش
آموزش مفاهیم و مراحل مدیریت فرایند کسب و کار جهت موفقیت در این راه بسیار حائز اهمیت میباشد. بخش از آموزشها مربوط به مدیران و سرپرستان تیمها و بخشی مربوط به کارکنان میباشد. این آموزشها باید در سه سطح سیستمی، تیمی و فردی اجرا شود.مهارتهای واکنشی مانند مهارت ارتباطات ، جلسات موثر و رهبری جزو آموزشهای فردی بشمار میرود.مهارتهای شناسایی و حل مسئله، کنترل و بهبود کیفیت مختص سرپرستان تیمها میباشد. در پایان ارزیابی اثربخشی آموزشها میتوان در فرهنگ سازی سازمان تاثیر بسیار داشته باشد.
۳٫ توانمندسازی کارکنان جهت افزایش مسئولیت‌پذیری و کارایی
افزایش توانمندی و مسئولیت پذیری کارکنان در کلیه سطوح به پیشبرد اهداف مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان کمک شایانی خواهد کرد. در مرحله اول لازم است به کارکنان جهت مشارکت در کار ، اختیار و فرصت داده شود. سپس به انتخاب مناسب کارکنان برای انجام اقدامات مشخص پرداخت. افرادی باید انتخاب گردند که اهدافشان با اهداف سازمان همراستا بوده و به آنها متعهد باشند.
۴٫ سهولت در تبادل اطلاعات و افزایش آگاهی
تبادل اطلاعات در کل سازمان و اهداف استراتژیک میتواند در شفافیت چشم اندازها اثرگذار باشد. تبادل اطلاعات باید در زمینه‌های فرایندها، نقشه‌ها، خواسته و رضایتمندی مشتریان صورت گیرد. لازم است کانال‌های ارتباطی بصورت افقی و عمودی و از بالا و پایین ایجاد شوند. افزایش آگاهی کارکنان از اهمیت فرایندها ، نقش و مسئولیت هریک در موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار بسیار اثرگذار میباشد.
۵٫ افزایش رضایت مشتریان
رضایت مشتریان از ارکان اصلی سازمان است. زیرا مشتری راضی هم بنوعی تبلیغات سازمان بوده هم عنصری جهت افزایش تولید و ارائه خدمات. بهتر است در ابتدا گروه‌های مختلف مشتریان را شناسایی کرده و باتوجه به نیازها و انتظارات، آنها را الویت بندی کنید. سپس به جمع‌آوری و اندازه‌گیری رضایت آنها پرداخته و نگرانی‌ها و شکایات مشتریان خود را مورد آنالیز و بازنگری قرار دهید. جهت تمرکز بلندمدت بر مشتری و ایجاد مشتریان وفادار بهتر است همواره شرایط بازار و رقبا و مهمتر از آن نیازهای مشتری را همواره رصد کنید. پیشنهاد میکنیم مقاله تاثیر مدیریت فرایندهای کسب و کار در رضایت مشتریان را نیز مطالعه کنید.
۶٫ تعیین نقشه فرایند کسب و کار
تعیین نقشه فرایند به آگاهی بیشتر و چشم انداز فرایند کمک شایانی خواهد کرد. لازم است ابتدا مرزها و تعاملات خارجی فرایند و نقاط شروع و پایانی را تعیین کنید. خروجی‌ها و ورودی‌های کلیدی هر فرایند مانند داده، اطلاعات، تجهیزات ، محصولات و… مشخص گردد. چگونگی تبدیل ورودی‌ها به خروجی با تعیین فعالیتها و فرایندهای موردنیاز در وضوح نقشه فرایند تاثیرگذار است. در صورت توالی یا تلاقی فعالیتها در فرایندها باید شفاف سازی و برنامه‌ریزی انجام گیرد. در انتها لازم است تامین کنندگان و مشتریان هر فرایند شناسایی گردند.
۷٫ تعیین معیار فرایند
معیارهای در فرایندها باید براساس اهداف و ماموریت های هر سازمان و نیازهای مشتریان آن تعیین گردد. این مرحله جهت دستیابی به اهداف سازمان و موفقیت در مدیریت فرایند کسب و کار بسیار حائز اهمیت است. لازم است بصورت دوره‌ای معیارهای فرایند مورد بازبینی قرار گیرند.
۸٫ برقراری ارتباط با مشتریان
لازم است که مشتریان کسب و کار در شناسایی و توسعه محصولات و فرایندهای جدید مشارکت داشته باشند. در این خصوص لازم است برنامه های استراتژیک بلندمدت توسط سازمان برای ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان ایجاد گردد. در انتخاب تامین کنندگان باید فاکتورهای غیرمالی مانند کیفیت ، قابلیت اطمینان ، قابلیت تکنولوژیکی ، برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیک و… را مدنظر قرار دهید.
۹٫ همکاری مدیران ارشد
مدیران ارشد در سیستم و پشتیبانی آنها از فرایندگرایی در سازمان بسیار موثر خواهد بود. آنها باید به اهداف استراتژیک و چشم‌اندازهای اجرای BPM در سازمان متعهد بوده و به تشویق فرایندگرایی و اصل تمرکز بر مشتری در سازمان بپردازند. ایشان باید به تشویق و توانمندسازی کارکنان و همچنین تغییرات بصورت مستقیم در جهت پیشبرد اهداف مدیریت فرایند کسب و کار بپردازند. تامین بموقع منابع موردنیاز در اجرای موفق BPM از عوامل کلیدی پیاده سازی مدیریت فرآیند میباشد.
۱۰٫ مدیریت تغییرات در سازمان
سازمان باید مهارتهای لازم جهت تغییرات بوجود آمده در سازمان و بطبع غلبه بر مقاومت دربرابر تغییرات را داشته باشد. تیم پیاده‌سازی BPM با ایجاد آگاهی و مدیریت صحیح در این میان نقش مهمی دارد. همواره یکی از دغدغه‌های مدیران سازمان‌ها این بوده است که چطور نرم‌افزارهای بهتر را جایگزین نرم‌افزار بد فعلی کنیم؟
۱۱٫ مدیریت پروژه
زمان‌بندی، تامین سرمایه، مدیریت هزینه، برقراری هماهنگی و اجرای برنامه‌ها در سازمان توسط یک مدیریت خوب به پیشبرد اهداف اجرای BPM کمک خواهد کرد. مدیر پروژه تمامی این وظایف را برعهده دارد.
۱۲٫ بهبود مستمر فرایند کسب و کار
جهت ایجاد فرهنگ‌سازی در زمینه بهبود مستمر فرایندها در سازمان باید کارکنان و اثرگذاران مورد تشویق و حمایت قرار گیرند. در این راستا لازم است همواره روند تحلیل فرایندها مورد انجام گیرد تا بتوان ایده‌های جدیدی در خصوص بهبود فرایندها انجام گیرد.