در برخی از پروژه‌های اجرای BPM در سازمان ها هیچ خروجی قابل بهره‌برداری مشاهده نمیشود. یعنی عموما یا خروجی ها قابل توجه نبوده یا اثربخشی لازم را ندارند. این مهمترین دلیل دلسردی مدیران و کارکنان از اجرای سیستمهای BPM در کسب و کارهاست. در بسیاری از پروژه ها تمامی سرفصلهای مدیریت فرایند کسب و کار مانند: بهبود فرایند ، مهندسی مجدد فرایند ، معماری سازمانی و… تعریف میشود؛ اما پروژه بی‌نتیجه است. در این مقاله عواملی که سبب شکست پروژه BPM میشود و بنوعی ریسک های اجرای BPM در سازمان هستند را بررسی میکنیم.
۵ ریسک بزرگ در اجرای BPM
۱- عدم مشارکت کارکنان
در برخی از مواقع در مراحل ابتدایی پیاده سازی BPM در سازمان مدیران اعتقادی به مشارکت و دخالت دادن کارکنان به مراحل پروژه ندارند. همین امر سبب میشود کاربران خود را با فرایند درگیر نکرده یا با نقد کردن بسیار مانع پیشرفت پروژه شوند.
در این خصوص لازم است که ابتدا نتایج پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان برای تمامی افراد بیان شود. باید کارگاه ها و جلساتی تشکیل تا به هدفمند کردن کارکنان و ایجاد انگیزه برای آنان منجر شود. مطمئن باشید تنها دستور مدیریت ارشد سازمان جهت اجرای BPM کافی نخواهد بود و عدم مشارکت کارکنان و درگیر نشدن آنها در فرایندها به روند پروژه لطمه بسیاری وارد خواهد کرد. این یکی از بخشهایی که به روانشناسی BPM مشهور شده است.
۲- عدم آموزش و فرهنگ سازی در سازمان
بسیاری از کارشناسان پیاده سازی BPM در سازمان تنها در حوزه مدیریت فرایند دانش داشته و حیطه کاری خود را بصورت کاملا کارا انجام میدهند اما تکنیکهای مدیریتی را در این کار درنظر نمیگیرند. آنها به این نکته توجه نمیکنند که تنها پیاده سازی مدیریت فرایندها در سازمان مهم نیست و اثرگذازی آن مهمترین بخش پروژه را تشکیل میدهد.
در این خصوص ارائه آموزشها و ایجاد فرهنگ سازی پیش از اجرای پروژه در یک BPM موفق بسیار تاثیرگذار خواهد بود.
۳- تغییرات همزمان در تمامی فرایندهای سازمان
همانطور که میدانید بطورکلی چرخه BPM شامل سه مرحله مدلسازی ، پیاده سازی و اجرا و در نهایت بهبود است. اکثر پروژه های BPM در ایران تنها به فاز اول پروژه یعنی مدلسازی پرداخته و حتی وارد فازهای دوم و سوم نمیشوند. این موضوع یکی از ریسک های پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار بشمار میرود. البته راهکارهای BPM برای تحلیل داده‌های عطیم بسیار موفقیت آمیز بوده و این ضعف سیستم BPM بشمار نمیرود بلکه مراحل پیاده سازی آن در سازمان بسیار مهم میباشد.
جهت جلوگیری از وقوع این مسئله بهتر است بجای اینکه در ابتدا تمامی فرایندهای سازمان را مدلسازی کنیم به اولویت بندی آنها بپردازیم. پس از اینکه تعداد منطقی ایی از فرایندها مدلسازی شدند به پیاده سازی، اجرا و بهبود آنها پرداخته تا سازمان به بلوغ مناسب جهت اجرایی شدن تمامی فرایندها برسد. یکی از بهترین راه های اجرای فاز دوم یعنی پیاده سازی و اجرای فرایندها استفاده از ابزار BPMS است.
۴- عدم آگاهی مدیران سازمان از روشهای پیاده سازی
بسیاری از شرکتها و سازمانهای متقاضی پیاده سازی BPM در کسب و کارشان از مراحل و چگونگی آن اطلاعات کافی ندارند. همین امر سبب سوء استفاده برخی از تیمهای پیاده‌سازی مدیریت فرایند میگردد. این افراد از نداشتن دانش و تجربه عملیاتی شرکتها جهت کم‌کاری های خود بهره میبرند.
جهت جلوگیری از این ریسک پروژه BPM بهتر است از یک فرد متخصص و آگاه به مدیریت فرایندها یا دیگر شرکتها ، جهت نظارت بر کار تیم پیاده سازی BPM استفاده کنید. این ناظران بهتر است از ابتدای پروژه خصوصا فاز اول که مربوط به تدوین و تعیین مسیر پروژه میباشد حضور داشته باشند.
۵- عدم استفاده از نقشه راه
یکی از مهمترین ریسک های پروژه BPM نداشتن مسیر مشخص در انجام طرح است. عموما سازمانها نمیدانند چه اهدافی داشته ، چه خروجی هایی میخواهند و چه فازهایی را باید طی کنند. لازم است جهت کاهش ریسک پروژه ابتدا نقشه راه مشخصی تدوین شده و سپس با آگاهی و دقت نسبت به اجرای پروژه اقدامهای لازم صورت گیرد.
توجه به این ۵ مورد قبل از پیاده سازی یک پروژه BPM میتواند در کاهش ریسک موفقیت تاثیر بسیاری داشته باشد. هرکدام از این ریسک ها میتواند به تنهایی به شکست یک پروژه بزرگ BPM بیانجامد. کتاب بزرگترین خطرات متداول در بهینه‌سازی فرآیندها با ترجمه و تالیف آقای مهندس هادی شریفی، یکی از متخصصان حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، انتشار و در سایت فراگستر برای دانلود رایگان قرار گرفت. مطالعه این کتاب به مدیران سازمانها پیش از اجرای BPM در سازمان سفارش میشود.