از دیرباز دلایل رشد و پیشرفت اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی برخی کشورها در مقابل عقب‌ماندگی یا سرعت کند برخی دیگر، ذهن مردم و خصوصا تحلیل‌گران اقتصادی را بخود مشغول داشته است. یکی از مهمترین دلایل کندی رشد در کشورهای درحال توسعه فساد اداری و اقتصادی در آنهاست. البته عمدا تلاشهای بسیاری نیز از سوی مردم و رهبران سیاسی این جوامع در جهت ارتقای سلامت اداری صورت می‌پذیرد اما نتیجه مطلوبی در پی نخواهد داشت.
استفاده جهانی از مدیریت فرایند کسب‌وکار در کاهش فساد اداری
تحلیل‌گران سیاسی و اقتصادی با جستجو در عوامل موفقیت‌ساز در جوامع توسعه‌یافته که دارای شفافیت بالایی در نظام اداری و اقتصادی خود هستند؛ پی به استفاده از ابزارهای نوین علمی توسط این جوامع برده‌اند. یکی از اصلی‌ترینِ این ابزارها، استفاده علمی، صحیح و کاربردی از مدلهای مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) با رویکرد مبارزه با فساد می‌باشد.
مدیریت فرایند کسب‌وکار دارای مدلهای ساختاریافته‌ایی است که سبب تفکیک عملکردها، ایجاد نگاهی فراگیر به ساختار سازمانی، کشف ضعف‌‌های ساختاری، خلاء‌‌های موجود و گردش کارها می‌شود. BPM با تحلیل فرایندهای سازمان نگاهی صحیح، واقع‌گرایانه و فراگیر را نه تنها به مدیران سازمانها بلکه به کارمندان و ارباب رجوع‌ها نیز می‌دهد. این امر تاثیر بسزایی در ارتقای سلامت سازمان و اصلاح و بهبود سیستم اداری خواهد داشت.
نتایج حاصل از استفاده صحیح از BPM در سازمانها
بهبود مستمر نظام سازمانی در کنار تسهیل آموزش کارکنان، مدیران میانی و سایر پرسنل، افزایش انگیزه شغلی حاصل از شناخت صحیح و واقعی جایگاه و عملکرد فرد در سازمان، از مهمترین مزایای استفاده و اجرای صحیح ابزار BPM در سازمان است. پیچیدگی روز افزون مناسبات اقتصادی و تجاری، شرکت‌ها و سازمانها را بطور روز افزون مجبور به استفاده از مدیریت فرایند کسب‌وکار نموده است. البته در زمان استقرار BPM در سازمان بدون نگاه مقابله‌گر با فساد در تعریف و ترسیم مدلهای تجاری و فرایندها نمی‌توان به کاهش فساد و تصحیح نقاط حساس درگردش امور سازمانی امیدوار بود.
BPM راهکاری جهت کاهش فساد اداری کشور
در مواجهه با واقعیت روز کشور که همانا تقلا برای کاهش رخداد مصادیق مفاسد اداری است، یادگیری و به‌کار‌گیری ابزار مدیریت فرایند کسب‌وکار از اهمیت به‌سزایی برخوردار می‌شود. آشکار است که صرف ترسیم نمودار سازمانی و قراردادن رویههای اداری امور در بنری مقابل دید ارباب رجوع و پرسنل سازمان نمی‌توان به استفاده از ثمره‌ی این ابزارهای مدیریتی و علمی امیدوار بود.
BPM در سازمان با پیاده‌سازی مراحل زیر و تجزیه فرایندها به فرایندهای جزئی، سبب شناسایی نقاط فساد در فرایندها و رویههای سازمان میگردد. در نتیجه این عمل تشخیص امر بهبود و ایجاد مکانیزم کنترلی نیز در آن نقطه خاص امکان‌پدیر و ضروری میگردد.
- به تصویر کشیدن رویههای سازمانی
- تعریف‌سازی فعالیت‌ها و اسناد مکتوب و غیر‌مکتوب مورد استفاده در هر روند
- شناسایی شاخص‌‌های اصلی عملکرد سازمانی
- ترسیم رویههای متقاطع سازمانی و حلقه‌‌های چرخ‌وار گردش امور
البته شاید در بدو امر بکارگیری این مراحل و تجزیه فرایندها پیچیده باشد. اما با تکمیل، ساده‌سازی و استفاده از مدلهای کامپیوتری این امر بسیار روان خواهد شد.
چگونه در سازمانهای سنتی ابزار BPM را پیاده‌سازی کنیم؟
علی‌رغم این که یادگیری و بکارگیری ابزارها و تکنولوژی‌های نوین مانند BPM در ابتدا امری نامانوس و دشوار برای مدیران و کارکنان می‌باشد؛ اما باید در نظر داشت که یادگیری و بکارگیری این علوم کاربردی و مشاهده نتایج حاصل از آنها در سازمان، کام هر مدیر، مسوول و دلسوزی را شیرین می‌سازد.
علاوه بر نتایج شگفت‌انگیز در سازمان؛ افزایش بهره‌وری و کاهش فساد ناشی از شناسایی تصویری و روشن خلاء‌ها و مشکلات، جامعه و کشور را نیز از ثمرات آن به سهم خود بهره‌ور می‌سازد. بطور مثال وقتی با افزایش چابکی سازمان و کاهش زمان گردش امور ناشی از اجرای صحیح مدیریت فرآیند کسب‌وکار میتوان به برطرف‌سازی عامل اصلی رشوه در آن سازمان اقدام نمود. البته برای رفع معضل پیاده‌سازی تکنولوژی‌های جدید در سازمانهای سنتی روشهای گوناگونی وجود دارد.
کلام آخر:
هر چند توضیح یک فن مدیریتی و ابزار مدیریت فرایند کسب‌وکار با رویکرد مبارزه با فساد اداری در این مقال کوتاه نمی‌گنجد؛ اما انتظار می‌رود مدیران و تصمیم‌گیران سازمانهای مختلف اقتصادی اعم از دولتی و خصوصی با ایجاد واحد‌‌های درون سازمانی ویژه برای این منظور اقدامی انجام دهند. با تهیه سیستم‌‌های موردنیاز اطلاعاتی و تکنولوژیک شامل واحدIT آموزش دیده و پیشرفته، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و بکارگیری ابزار مدیریت فرایندها میتوان شاهد رشد و بهبود وضع موجود به لحاظ سطح مفاسد اقتصادی باشیم.
امیدواریم مدیران نسبت به این مهم اهتمامی دو چندان ورزند تا با به ثمر نشستن فواید آن به فهم یکی از مهمترین علل این آهنگ کند رشد و وضع موجود به لحاظ سطح مفاسد اقتصادی نائل آییم و در عین حال به برطرف‌سازی یکی از مهمترین کاستی‌‌های موجود در سازمان‌هایمان دست یافته باشیم. در راستای تحقق به این اهم میتوانید با نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در لینک زیر بیشتر آشنا شوید.