دلایل مختلفی سبب تصمیم‌گیری مدیران برای استقرار BPM در کسب و کار آنها میشود که مهمترین آنها شامل دلایل محیطی و ضروریات سازمانی است. عوامل محیطی در چالشهای بوجود آمده برای کسب و کارها بسیار موثر است. در سراسر جهان فشار واردآمده روی سازمانها سبب کاهش حاشیه سود آنها شده و بازارها در حال اشباع می‌باشند. با استفاده از BPM در کسب و کار خود میتوانید نتایج بهبودهای حاصل شده را بوضوح حس کنید.
دلایل محیطی برای استفاده از BPM در کسب و کار
از جمله مهمترین عوامل محیطی که در انتخاب مدیران تاثیرگذار است میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- میل به جهانی شدن
- مزیت رقابتی
- سرعت در انجام کارها
- انطباق با نیازمندیهای مشتریان
- افزایش بهره‌وری
- افزایش نوآوری
- تغییر در طبیعت افراد و کار
- افزایش رضایت مشتریان و تکریم ارباب رجوع
ضروریات سازمانی جهت استفاده از BPM در کسب و کار
علاوه بر دلایل محیطی ، نیازهایی در داخل سازمان نیز وجود دارد که مدیران بسوی استفاده از BPM در کسب و کار خود سوق میدهد. از جمله مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- بهبود فرایندها یا زیرفرایندها در کسب و کار
در برخی از موارد هدف سازمان دستیابی به بهبود در یک یا چند فرایند میباشد. فرایندهای موردنظر ممکن است از سطوح بالای سازمان یا یکی از زیرفرایندها باشند. در این حالت نیز BPM راهکارهای سریعی برای بهبود یک فرایند کوچک ارائه خواهد داد.
۲- بهبود مستمر در کسب و کار
همانطور که میدانید بین BPM و متدولوژی های بهبود مستمر (مانند شش‌سیگما و ناب) ارتباط بسیار زیادی وجود دارد. به همین دلیل در کنار استفاده از سیستمهای مکانیزه استقرار BPM شاهد بهبود مستمر در کسب و کار خود خواهید بود.
۳- افزایش سرعت در کسب و کار
BPM با حذف تاخیرها ، مکانیزه کردن فرایندها ، موازی سازی فرایندها و تعیین بازه های زمانی برای هر قدم ؛ زمان انجام کارها را به میزان بسیار زیادی کاهش میدهد. درنتیجه کارکنان و مشتریان بسیار سریعتر از پیش به نیازهای خود دست خواهند یافت.
۴- افزایش سرعت در همگام‌ساری با بازار
پارامترهای کسب و کار و شرایط بازار روزبروز در حال تغییر هستند. مدیران کسب و کارها در صورت تطبیق با این دگرگونی ها و افزایش سرعت در همگام سازی با بازار میتوانند جایگاه خود را حفظ کنند. استقرار BPM در کسب و کار سبب میشود محیط کسب و کار خود را به سرعت و باتوجه به نیازهای مشتریان و بازارهای رقابتی تغییر دهید.
۵- بهبود تصمیم‌گیری
با استقرار BPM در کسب و کار ، اطلاعات فرایندها جمع‌آوری و دسته بندی شده که همین امر افزایش دقت و سرعت تصمیم‌گیری مدیران بسیار اثرگذار خواهد بود. BPM قابلیت برقراری ارتباط با دیگر سیستمهای اطلاعاتی مانند ERP و MIS را داشته و میتواند فرایند تصمیم‌گیری را بسیار راحت‌تر و سریعتر انجام دهد.
۶- بهینه‌سازی کسب و کار و حذف فعالیتهای زائد
از مهمترین اثرات استفاده از BPM در کسب و کار، بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در سطوح سازمانی و بین سازمانی میباشد. مسلما با بهینه سازی و افزایش کارایی در اجرای یک فرایند، شاهد کاهش هزینه ها و افزایش بازدهی خواهید بود.
با استفاده از BPM میتوانید فرایندهای کسب و کار را آنالیز، مانیتور، کنترل و مدیریت کرده و به بهینه سازی فرایندها بپردازید. درنتیجه تحلیل داده‌ها و مدلسازی فرایندهای سازمان به حذف کارهای زائد و غیرضروری در سازمان منجر خواهد شد.
۷- خودکارسازی اجرای فرایندها
پس از مدلسازی فرایندها نوبت به اجرای آنها میرسد. این مرحله با بکارگیری تکنولوژی های جدید از جمله BPMS انجام میگیرد. با استفاده از BPMS ها میتوان بسیاری از فعالیت‌ها را بنحوی خودکارسازی کرد که ماشین (کامپیوتر) بجای انسان فعالیت کند.
۸- تخصیص کارها براساس حجم کاری
با استفاده از سیستمهای BPMS کارها براساس حجم کاری افراد به آنها تخصیص داده میشود. بعبارت دیگر سیستم بطور کاملا هوشمند قادر است حجم کاری کارتابل کارشناسان را درنظر گرفته و کار را به کسی ارجاع دهد که حجم کارتابل کمتری نسبت به دیگران دارد.