امروزه شناسایی و مدلسازی فرایند در کسب و کارهای کوچک و بزرگ بدلیل اهمیت بالای آن جهت موفقیت در مدیریت فرایندها بسیار موردتوجه سازمانها قرار گرفته است. انتخاب بهترین استاندار مدلسازی فرایند میتواند عامل مهمی در پیشرفت کسب و کار و تحقق اهداف آن باشد. اما مدلسازی فرایند چیست؟ استانداردهای مدلسازی فرایند کدام است؟ کدامیک از زبانها بعنوان بهترین استاندار مدلسازی فرایند شناخته میشود؟ در این مقاله به بررسی تمام این نکات میپردازیم.
مدلسازی فرایند چیست؟
مدلسازی فرایند را میتوان به تصویر درآوردن توالی فعالیت‌های کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن تعریف کرد. مدلسازی فرایند فعالیتی است که توسط تحلیل‌گر فرایند، جهت استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این صورت تحلیلگران از ابزارهای مدلسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده میکنند.
هدف از مدلسازی فرایندها ، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی و ساده میان مدیران و کارشناسان سازمان و تحلیلگران سیستم میباشد.جهت ساده‌سازی بیشتر مدلسازی فرایند، تاحدی که برای کاربر عادی براحتی قابل درک باشد از اشکال گرافیکی با حجم بسیار کم استفاده میشود. وجود یک زبان مشترک و استاندارد جهت مدل کردن فرآیندها کمک میکند تا مستندات مدلسازی شده در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.
۸ استاندارد مدلسازی فرایند
در این قسمت، بخشی از معروفترین زبانها و استانداردهای مدلسازی فرایند را معرفی می‌کنیم:
۱- Process Chart
Process Chart یا نمودار فرایندی نشانگر رویدادهای مجموعه‌ی فعالیتها و نتیجه‌ی انجام فرایند است. مثلا فرایند خرید که در پاسخ به رویداد درخواست کالا انجام میشود و به نتیجه تحویل کالا به درخواست‌کننده منجر میشود. از نمودار فرایندی بیشتر در پروژه‌های معماری سازمانی استفاده میگردد. این نمودار دارای نمادها و مفاهیم خاص خود میباشد.
۲- Flow Charting
فلوچارت یک نمودار عمومی و بسیار ساده است. در این روش از یک نمودار ساده برای تعیین فعالیتها، تصمیم‌گیری و سایر اجزای اصلی فرایندهای سازمان بهره می‌برند. یک نمودار گردش کار برپایه فلوجارت، از علائم خاصی تشکیل شده که هرکدام معانی خاص خود را دارند. مثلا در این نمودارها شروع و اختتام فعالیتها عموما با بیضی نمایش داده میشود. قدم‌های فرایند با مستطیل نمایش داده شده و جاییکه نیاز به تصمیم‌گیری داشته باشد با لوزی نمایش می‌دهند.
۳- Swim Lanes
این زبان مدلسازی فرایند در واقع یک نمادی است که به نمودار گردش فرایند یا فلوچارت افزوده شده است. این نماد بیان میکند کدام واحد سازمانی در حال انجام چه فعالیتی میباشد. این کار از طریق رسم خطوط عمودی یا افقی که همان خطوط شناوری یا swim lanes هستند؛ صورت میپذیرد. در این روش نقش شخص انجام دهنده عملیات نیز مشخص است.
۴- UML
UML یک زبان مدلسازی یکپارچه و همه منظوره استاندارد در زمینه مهندسی نرم افزار است. از استاندارد مدلسازی فرایند UML میتوان در اکثر برنامه‌های کاربردی که ممکن است روی هر ترکیبی از سخت‌افزار، سیستم عامل، زبان برنامه‌نویسی و شبکه اجرا شود ؛ استفاده نمود.UML توسط نمودارهایی ساختار و رفتار سیستم را نمایش میدهد. نمودارهای این استاندارد نمایشگر دو دیدگاه مختلف از مدل سیستم ، دید ایستا (ساختاری) و دید پویا (رفتاری) هستند.
یکی از ایرادات اصلی این زبان مدلسازی حجم بالای استانداردهای مورد استفاده در آن است که بسیاری از آنها نیز یا اضافی هستند یا به ندرت مورد استفاده قرار میگیرند.
۵- EPC
EPC مخفف عبارت Event Process Chain میباشد. از نمودار EPC جهت نمایش رخدادها و عملیات مربوط به فرایندهای سازمان استفاده میشود. این زبان مدلسازی فرایند برپایه ARIS بوجود آمده است. اهمیت EPC برای سازمان‌هایی است که از ERP شرکت SAP استفاده میکنند. EPC در واقع یک زبان مدلسازی استاندارد نیست و تعداد محدودی از ابزارهای مدلسازی مبتنی بر آن عمل میکنند. از مهمترین نکات کارایی EPC ساده بودن نمودارهای طراحی شده با آن و درک راحت توسط عوامل سازمان است. از این زبان برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار استفاده شده و فعالیتهایی که منجر به تولید ارزش برای سازمان شده؛ مشخص میگردند.
۶- IDEF
IDEF نامی مشترک برای گروهی از زبانهای مدلسازی است. IDEF مخفف عبارت Integration Definition for Function Modeling بمعنی “تعریف یکپارچه برای مدل سازی کارکردها” میباشد. این زبان استانداردی است که در سال ۱۹۸۱ به درخواست نیروی هوایی ارتش آمریکا به عنوان یک استاندارد و متدولوژی عمومی برای تهیه مدلهای یکنواخت و تعریف شده ایجاد شد. این استاندارد از چگونگی ارتباط بین فعالیتها، کارکردها و وظایف، فرایندها و عملیات مختلف موردنیاز یک سازمان و چگونگی پردازش اطلاعات آنها بوجود آمده است.
استاندارد IDEF از ۰-IDEF شروع شده و تا ۱۸ سطح ادامه پیدا کرده است و هر سطح کاربرد خاص خود را دارد. به عنوان مثال از ۱ -IDEF برای ساخت مدلهای اطلاعاتی و از ۲-IDEF برای ساخت مدلهای پویا استفاده میشود.
۷- SIPOC
SIPOC ابزاری است که به منظور مدیریت امور تأمین‌کنندگان ورودی‌ها، فرآیندها، خروجی‌ها و مشتریان سازمان کاربرد دارد. این ابزار شبیه تکنیک‌هایی است که در روش SixSigma مورد استفاده قرار میگیرند. مستندات و یا استاندارد خاصی به جهت پشتیبانی از این تکنیک مدلسازی وجود ندارد و لذا از طریق ایجاد یک جدول مشخصات اجزای مدل میتوان رضایت استفاده‌کنندگان از تکنیک را برآورده نمود.
۸- BPMN
BPMN مخفف عبارت Business Process Model and Notation و به معنی مدلسازی و نشانه‌گذاری فرایند کسب و کار میباشد. این روش برای برقراری ارتباط داخلی استاندارد در کسب و کار ، از نشانه‌های گرافیکی استفاده میکند. BPMN در واقع ابزار اصلی مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM میباشد. محبوبیت زیاد این استاندارد مدلسازی فرایند، بدلیل ارائه شیوه‌ای ساده در طراحی و پیاده سازی فرایندهای کسب و کار میباشد.
بهترین زبان استاندارد مدلسازی فرایند کدام است؟
برخی از سازمانها که در حال استقرار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار هستند عنوان میکنند که چرا باید ابزار مدلسازی فرآیند شرکت با BPMN 2.0 سازگار باشد؟ . به جرات میتوان BPMN را بهترین زبان مدلسازی فرایند دانست. BPMN دارای تعداد زیادی عناصر مدلسازی میباشد که قابلیت مدلسازی انواع فرایندها را برای تحلیلگران مهیا میکند. از طرف دیگر این استاندار مدلسازی ابزارهای بسیاری جهت پشتیبانی مدلسازی فرایندهای کسب و کار در اختیار کارشناسان حوزه فناوری اطلاعات و طراحان نرم افزار قرار میدهد.
از دیگر مهمترین مزایای BPMN میتوان به قابلیت توسعه و انطباق آن اشاره کرد که سبب گستردگی کاربرد و سازگاری آن با اتواع فرایندها میشود. بکارگیری BPMN سبب بهبود ارتباطات و هماهنگی‌های درون و برون سازمانی خواهد شد.
در اولین آکادمی تخصصی BPM ایران میتوانید آموزش‌های جامع مدلسازی فرایند با ابزار BPMN را بصورت آنلاین یا حضوری فرابگیرید. جهت کسب اطلاعات بیشتر از زمان شروع دوره ها و شرایط ثبت نام به لینک زیر مراجعه کنید.