استارتاپ‌ها بخش‌های کوچک کسب و کار هستند که در سال‌های اخیر، شدیدا رشد کرده‌اند. این شرکت‌ها، فضای نوآورانه داشته و معمولا در جستجوی راهکارهای جدید برای مشکلات واقعی هستند. اغلب این شرکت‌ها از فرایندهایشان و نیز این مسئله که چگونه شرکت باید سازماندهی شود، هیچگونه آگاهی ندارند.
تفکر فرایندی در استارتاپ یا کسبوکارهای کوچک
برای این نوع از شرکت‌های کوچک – یعنی استارتاپ‌ها – تفکر فرایندی پیشنهاد می‌شود که یک شیوه نوآورانه است که طی آن، مدیریت فرایندهای کسب و کار را در زندگی روزانه استارتاپ‌ها قابل دستیابی می‌کند. هدف از چارچوب تفکر فرایندی، ارتقا و بهبود تجزیه و تحلیل و بازنگری در فرایندهای کسب و کار به روشی نوآورانه است. هدف اصلی، آن است که فعالیت‌های مدیریت فرایند را به واقعیت استارتاپ‌ها نزدیکتر نماید.
BPM چیست و چه می‌کند؟
اما به‌کارگیری تفکر فرآیندی، مستلزم این است که بدانید BPM چیست و چه می‌کند. BPM عبارتست از مدلسازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، سنجش و بهینه‌سازی جریان‌های فعالیت کسبوکار برای حداکثرسازی اثر داده‌ها (زمان، پول، منابع و…) از طریق بهینه‌سازی خروجی‌ها.
برای مثال، صدور فاکتور و قراردادها، دو نمونه از معمول‌ترین فرصت‌ها برای بهبود BPM هستند. کاهش تشریفات اداری و استفاده از کارکنان دورکار، می‌تواند فرایندها را از طریق اضافه کردن اثربخشی به سیستم و کاهش هزینه‌های سربار، ساده و موثر نماید.
مک دونالد، یک مثال عملی از استقرار موفق BPM
در نظر بگیرید که چرا یک رستوران خدمات سریع مثل مک دونالد، این اندازه اثربخش عمل می‌کند؟
هر یک از کارکنان، بخشی از ماشینی هستند که به خوبی روغن کاری شده است و صرف نظر از هر عامل دیگری، همان فرایندهای مستند را دنبال می‌کنند. بواسطه BPM، هر چیزی یک سیستم و یک فرایند است. آنها دقیقا به شما می‌گویند که چکونه یک بسته از سیب‌زمینی‌های سرخ کرده را برداشته و به مشتری تحویل دهید. این یک روش بسیار خاص است و اگر اشتباه کنید، یک مدیر، آماده است تا روش شما را اصلاح کند. به این ترتیب، در پشت هر کاری که انجام می‌شود، دلیلی نهفته است.
کارکردهای دیگر BPM
باید توجه داشت که BPM بسیار فراتر از حصول اطمینان از آماده شدن سریع سیب زمینی سرخ کرده است. این باور در بین سازمان‌های بزرگ وجود دارد که BPM یک شیوه سیستماتیک را پیشنهاد می‌کند که در طی آن، فرایندها بهتر شده و یک حاشیه رقابتی در یک بازار پرازدحام ایجاد می‌نماید. بعلاوه، زمانی که فرایندها تغییر می‌کند، بر نحوه تعامل کارکنان با اطلاعات کسب و کار، تاثیر می‌گذارد.
BPM می‌تواند این فرایندهای کسبوکار را با نیازهای مشتریان، هماهنگ کرده و به تصمیم گیرندگان کسب و کار با برنامه‌ریزی، پایش، سنجش، و توسعه منابع شرکت به میزان موردنیاز، کمک کند. در صورت اجرای BPM به شیوه‌ای درست، بهره‌وری افزایش یافته، هزینه‌ها کاهش پیدا کرده و خطاها در پایین‌ترین سطح، باقی می‌مانند.
راهکارهای پیاده‌سازی BPM در استارتاپ یا کسبوکار کوچک
شرکت‌ها – از جمله استارتاپ‌ها و کسبوکارهای کوچک – بطور فزاینده‌ای به این مسئله پی برده‌اند که BPM برای ادامه فعالیت‌هایشان حیاتی است. هرچند که آغاز این روند، می‌تواند تا حدودی دلهره‌آور هم باشد. از اینرو، این راهکارها در این زمینه می‌توانند راهگشا باشند:
۱- با آنچه که دارید شروع کنید:
آیا پیش از این، تعداد کمی از فرایندهای خلاصه شده داشته‌اید؟ عالی است. از همینجا شروع کنید. آیا تمام فرایندهایتان تنها در ذهنتان هستند؟ این هم خوب است. در پایان یک روز کاری معمولی، هر آنچه که انجام می‌دهید را بنویسید. به زودی شروع می‌کنید به توجه کردن به الگوهای فرایندی که در حال ظهور هستند.
۲- فکر نکنید که اتوماسیون، تمام مشکلات‌تان را برطرف می‌کند:
خودکار کردن فرایندهای معمولی، می‌تواند زمان و پول شما را حفظ کند. اما فقط در صورتیکه فرایندهای اثربخشی داشته باشید. یک فرایند بد، از طریق اتوماسیون، بهبود نخواهد یافت. شناسایی چالش‌ها و فرصت‌های بکارگیری اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک نیز به پیشبرد هرچه بهتر اهدافتان کمک خواهد کرد.
۳- ریشه‌یابی مشکلات:
بدنبال ریشه‌هایی بگردید که مشکلات کسب و کار را موجب می‌شوند تا ناکارآمدی‌ها را بی اثر کنید.
۴- آنچه را که دارید، ارزیابی کنید:
قابلیت‌های BPM کنونی‌تان را یادداشت کنید و توجه کنید که در ارتباط با نیازمندی‌ها، چه چیزهایی را از دست می‌دهید. بنابراین تنها بر روی فناوری‌های از دست رفته سرمایه گذاری کرده و از دوباره‌کاری غیر ضروری، اجتناب کنید.
۵- با ضرورت‌های کسب و کار شروع کنید:
احتیاجات کسبوکار را جستجو کرده و از آنها برای ایجاد احتیاجات کارکردی استفاده کنید. از ضرورت‌های کارکردی برای توسعه احتیاجات فنی استفاده کنید و اینها را به مجموعه فناوری‌های موجود، اختصاص دهید.
کلام آخر:
BPM انعطاف‌پذیری و انطباق در سازمان‌ها با همه ابعادشان؛ و از جمله سازمان‌های کوچک؛ را افزایش می‌دهد. از این نظر، مطمئنا شما یک امپراتوری عظیم فست فود مثل مک دونالد را اداره نمی‌کنید. اما هیچ دلیلی هم وجود ندارد که از ساده‌سازی فرایندهایتان اجتناب کنید.