در جلسه اول آموزش اتوماسیون اداری تعریفی از یک نامه اداری ارائه شد و مختصری در خصوص مشخصات آن صحبت کردیم. در این جلسه شما را با اجزای یک نامه اداری آشنا می‌کنیم. هر نامه اداری در کلی‌ترین حالت قابل تعریف از پنج جزء ذیل تشکیل میشود که به ترتیب عبارت‌اند از:
- سرلوحه
- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع
- متن نامه
- امضاء کننده
- گیرندگان رونوشت
سرلوحه به آرم یا تصویری گفته می شود که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ‌شده است. در وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ و پیوست است، برخی از سازمان‌های وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می‌کند.
عنوان گیرنده نامه
منظور از گیرنده (یا مخاطب نامه) عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی است که نامه به آن خطاب میشود. معمولاً عنوان گیرنده نامه با کلمه “به” مشخص میشود. مانند [به: مدیر واحد روابط عمومی شرکت نمونه ….]، البته باید دقت شود که لزوماً گیرنده یا مخاطب نامه می‌تواند یک شخص یا حتی یک سازمان نباشد و ما میتوانیم یک نامه را به چند نفر در یک سازمان یا حتی به چند سازمان مختلف بفرستیم.
عنوان فرستنده نامه
منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی است که نامه از طرف او نوشته میشود. معمولاً در معرفی عنوان فرستنده نامه از کلمه “از” استفده میشود، مانند [از: مدیر واحد روابط عمومی شرکت نمونه ….]دقت شود لزوماً فرستنده نامه با امضاء کننده یا امضا کننده‌گان نامه می‌تواند یکی نباشد. این مورد در سازمانها و ادارات بزرگ بسیار رایج می‌باشد.
موضوع نامه
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مشخص‌کننده محتوای نامه باشد. موضوع نامه معمولاً در بالای نامه ذکر میشود و خواننده نامه باید بتواند با خواندن موضوع نامه، محتوای نامه را درک کند.
خلاصه نمودن و درج موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه‌کننده پیش‌نویس نامه (در دروس بعدی شما را با مفهوم پیش‌نویس آشنا خواهیم کرد) صورت پذیرد. تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش مکاتبات و یافتن نامه را در جستجو‌ها فراهم می‌سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر کارکنانی که نامه را ازنظر کلی ملاحظه نموده و یا موردبررسی و اقدام قرار می‌دهند مفید و ضروری است.
متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته میشود و در حقیقت هدف نامه را مشخص می کند و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
امضاء کننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه به‌وسیله او امضاء میشود. در اینجا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می‌کند.البته در سازمانها و ادارات بزرگ یک نامه می‌تواند توسط چند نفر امضاء شود. در این حالت امضاء کنندگان نامه به نسبت هم اولویت و اهمیت یکسانی نخواهند داشت.
گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می‌بایست رونوشت نامه برای آنها نیز ارسال شود. معمولاً رونوشت نامه جهت اطلاع، یا جهت اقدام برای گیرندگان رونوشت از سمت فرستنده نامه ارسال میگردد تا علاوه بر مخاطب قراردادن گیرنده یا گیرندگان اصلی، گیرندگان رونوشت نیز با موضوع مشخص شده در جریان نامه قرار گیرند و متعاقب آن فعالیت‌های مدنظر فرستنده را انجام دهند.
تا این بخش مفهوم نامه اداری و همچنین اجزای اصلی آن را بررسی کردیم، در جلسه بعدی ماهیت‌های مختلفی که یک نامه اداری می‌تواند داشته باشد را به شما معرفی خواهیم کرد.
تا جلسه بعدی خدانگهدار…