اگر خاطرتان باشد در جلسات قبلی آموزش اتوماسیون اداری با مفاهیم ابتدایی مکاتبات در نظام اداری سازمان آشنا شدید. اینکه یک نامه اداری چیست و چه انواعی دارد و اجزای تشکیل دهنده آن کدام است؟
حال در ادامه مباحث قبلی، در این جلسه می خواهیم شما را با روش صحیح تهیه یک نامه اداری آشنا کنیم. خوب است بعنوان مقدمه این جلسه، بدانید اولین قدم برای تهیه یک نامه اداری، ایجاد یک پیش نویس است. به این معنی که ابتدا باید پیش نویس نامه تهیه شود و سپس همین پیش نویس توسط افراد ذیصلاح بررسی، تایید، امضا و در دفتر اندیکاتور ثبت و در نهایت ارسال گردد.
در ادامه مراحل تهیه و تدوین یک پیش‌نامه را بررسی می‌کنیم.
۱- بررسی قبل از نگارش
پیش از آنکه نامه‌ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سؤال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه‌ها و وقت صرفه‌جویی به عمل خواهد آمد.
۲- تهیه پیش‌نویس
تهیه پیش‌نویس، پایه و اساس یک نامه به شمار میآید و در حقیقت طی کردن کامل مراحل نگارش نامه از ابتدا تا پایان کار است. تهیه پیش‌نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آن را در دو قسمت «آماده‌سازی مقدمات» و «تدوین» موردبررسی قرار داده‌ایم.
۲-۱- آماده‌سازی مقدمات
مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته دیگر باید فراهم شود عبارتند از:
- تعیین و تحصیل منابع موردنیاز
- تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب
۲-۱-۱ تعیین و تحصیل منابع موردنیاز
برای تهیه یک نامه خوب و مؤثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل و متکی بر قواعد باشد، گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می‌جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به‌ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی‌نیاز نیست.
۲-۱-۲ تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب
این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماده می‌شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می‌رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه‌وتحلیل قرار دهد و بر اساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.
۲-۲ تدوین نامه
این بخش شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است، تنظیم عناوین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازی منطقی است و اثر مطلوبی را بر گیرنده نامه خواهد گذاشت. عنوان مناسب، مخاطب را وادار می‌کند نامه را به‌دقت موردمطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن دهد.
به‌طورکلی متن هر نامه‌ای از سه بخش تشکیل می‌شود.
- مقدمه
- اصل نامه
- نتیجه‌گیری یا اختتام مطلب
۲-۲-۱ مقدمه نامه
نامه‌های اداری معمولاً مقدمه‌ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه‌ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه‌شده در پاسخ یا پیرو نامه‌ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی، مقدمه نامه جدید محسوب می‌شود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازم است که برای روشن شدن ذهن‌مخاطب و هم‌چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام، توضیحی قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر به‌عنوان مقدمه تلقی می‌گردد.
۲-۲-۲- اصل نامه
ازآنجاکه نامه یکی از مهم‌ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمان‌ها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجه به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده‌نویسی توصیه می‌شود. زیرا ساده و بی‌تکلف نوشتن تفهیم را امکان‌پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم می‌کند. نامه‌های اداری باید آن‌چنان تهیه شوند که به‌راحتی منظور و هدف پیام‌دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آنچه را که مراد نویسنده بوده است به‌طور کامل دریابد.
۲-۲-۳ اختتام و نتیجه‌گیری
نامه‌های اداری ممکن است به گونه‌های مختلف پایان‌پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می‌خورد، نشان‌دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه‌های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.
امیدواریم تا اینجای بحث شما را خسته نکرده باشیم.
۳- بررسی پیش‌نویس
پس‌ازآنکه پیش‌نویس تهیه گردید، لازم است قبل از تایپ موردبررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارایی و تأثیر مطالب طرح‌شده است. در مورد پاسخ نامه‌ها می‌توان نامه واصله را با پیش‌نویس نامه جوابیه تهیه‌شده، مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش‌نویس تهیه‌شده کامل و بدون نقص بوده و به تمام سؤالات یا درخواست‌های فرستنده نامه پاسخ گفته‌شده است.
در سایر موارد برای بازبینی پیش‌نویس، می‌توان از فهرست بررسی (چک‌لیست) استفاده کرد و بر اساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش‌نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش‌نویس، سؤالاتی مطرح می‌گردد که بررسی پاسخ آن‌ها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش‌نویس است. پس‌ازآنکه پیش‌نویس تهیه‌شده ازهرجهت مورد تائید تهیه‌کننده آن قرار گرفت، آن را امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی کند، می‌فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاحات لازم را به عمل می‌آورد و در صورت لزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش‌نویس را به‌طور مقدماتی امضاء می‌کند و برای تایپ کردن به واحد مربوطه می‌فرستد.
از اینکه مطالب این جلسه کمی طولانی بود شرمنده‌ایم، ولی مطمئن هستیم ارزش نوشتن و خواندن آن را دارد.
تا جلسه بعدی خدانگهدار…