در جلسه پیشین آموزش اتوماسیون اداری در خصوص نحوه پیش‌نویس کردن یک نامه و مراحلی که یک نامه باید در فاز پیش نویس طی کند صحبت کردیم. در این مقاله به نکاتی می‌پردازیم که در مکاتبات اداری باید رعایت گردد و عدم رعایت هر کدام از آنها موجب اشکال خواهد بود. یکی از مهمترین اصول در نگارش یک نامه اداری رعایت سلسله‌مراتب اداری است که رعایت آن از اصول غیر قابل عدول در تهیه و ارسال یک نامه اداری است.
به زبانی دیگر می بایست جایگاه فرستنده و گیرنده یا گیرندگان نامه در متن نامه کاملاً مشخص و صحیح درج گردد.
جایگاه مقامات اداری در مکاتبات معمولاً با توجه به سلسله‌مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
- مقام مافوق و ارشد است.
- هم‌ردیف است.
- مادون و زیردست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود.
تعدادی از روش نگارش نامه‌ها به گیرندگان مختلف موجود در ۳ دسته بالا در ادامه جهت آشنایی بیشتر شما آورده شده است.
به مقام مافوق :
- …”خاطر عالی مستحضر است که…”
- “به استحضار می‌رساند…”
- “توجه آن مقام را به این موضوع معطوف می‌دارد که…”
به مقام هم‌ردیف :
- “به اطلاع می‌رساند…”
- “اشعار می‌دارد…”
- “به‌طوری‌که اطلاع دارید…”
به مقام مادون و زیردست :
- “تذکر می‌دهد…”
- “لازم است یادآوری نماید که…”
- “محتاج تذکر است که …”
ممنون که تا اینجا با ما همراه بودید، در جلسه بعدی شما را با مفاهیم بسیار مهم عطف، پیرو و بازگشت آشنا می‌کنیم.
تا جلسه بعد خدانگهدار…