ERP یک بسته نرم افزاری است که فرایندهای سازمانی از قبل در آن تعبیه شده‌اند و دارای چندین ماژول و یا قطعه است. سطح دسترسی و امکانات هر بخش در ERP کاملاً مشخص است و کاربر امکانات و دسترسی‌های تعریف شده‌ای دارد.
غالباً در ERP اعمال تغییرات بسیار سخت است و تقریباً غیر ممکن؛ مگر توسط خود سازنده صورت گیرد. برای استفاده از ERP باید با آن هماهنگ شد و خوب و بد آن را پذیرفت. چرا که اکثر استفاده کنندگان ERP از محیط خشک و بدون انعطاف آن گلایه می کنند. اما در مقابل BPM یک محیط کاملاً خالی (البته گاهی با چند قالب از پیش ساخته شده) است که از ابتدا باید شروع کرد یا نهایتاً قالب های آماده را سفارشی کرد.
خوبی BPM این است که هر زمان می‌توان هر تغییری را انجام داد، چیزی که در ERP یک رویا است.
ولی باید دقت کرد BPM همانند VISUAL STUDIO عمل می کند. در واقع یک محصول واسطه است که محصول نهایی توسط آن ساخته می‌شود. شاید بتوان گفت انتهای BPM در صورت موفقیت یک ERP کاستومایز شده است که فقط به درد همان سازمان می‌خورد.
ERP از همان روز اول قابل استفاده است، همه چیز در آن وجود دارد، فرم‌ها، دسترسی‌ها و غیره کافی است نقش‌ها و کاربران در آن تعریف شوند. اما مطابق میل هر سازمانی نیست.در BPM همه چیز را باید تعریف کرد. یعنی حتی باید مشخص گردد برای انجام یک فعالیت چه فرمی باید تکمیل شود، چه نقشی باید انجام دهنده کار باشد و چه کاربری باید چه نقشی بگیرد. این موارد تقریباً در ERP تعریف شده هستند ولی مطابق میل هر سازمانی نیست و سازمان را ملزم به تطبیق با آن می‌کند و از آنجا که تغییر در یک سازمان بسیار دشوار است لذا در اکثر مواقع پروژه های پیاده سازی شده با ERP، منجر به شکست میشوند.
بیشتر بدانید: ارتباط سیستم مدیریت کیفیت (ISO) با مدیریت فرایند (BPM)
زمان آماده به کار ERP بسیار کوتاه است ولی تطبیق سازمان با آن بسیار دشوار است. اما زمان آماده کار BPM طولانی است. اول باید فرم‌ها و فرایندها شناسایی شوند، بعد تحلیل شوند، بعد کم کم در سیستم تعریف شوند و بعد تازه کاربران آموزش ببینند. البته باید زمان تحلیل فرایندها را نیز در نظر گرفت که خود زمان نیز قابل توجه است. مزیت آن این است که پس از پیاده‌سازی به راحتی با سازمان تطبیق پیدا می‌کند.
باید توجه داشت که ERP فقط بخش‌هایی از سازمان را پوشش می‌دهد و ممکن است برخی از نواحی مشمول ERP نشوند که در این صورت سه راه وجود دارد:
- استفاده از فرم های کاغذی
- کد نویسی و تولید برنامه
- استفاده از BPM
نکته ای که در اینجا مورد توجه است اینست که اگر ERP خریدیم و بخشی از سازمان تحت پوشش ERP قرار نگرفت باید یکی از راه های بالا را برای آن بخش انتخاب کنیم.
حالت اول که کاملاً شفاف است، یعنی با ساختن فرم های کاغذی اطلاعات را رد و بدل کنیم.
حالت دوم نیز که جزء علاقه‌مندی های برنامه نویسان است و فقط باید چگونگی ارتباط برنامه‌های خود با ERP را بدانند که در این صورت مشکلی برای آن‌ها پیش نخواهد آمد.
حالت سوم کمی پیچیده است، چون بر می‌گردد به یک سوال: “مگه میشه هم ERP خرید هم BPMS؟”
پاسخ مثبت است. چون ما زمان و فرصت کافی برای پیاده‌سازی فرم‌ها و فرایندها در BPM نداریم و از طرفی هم ERP جوابگوی همه نیازهای ما نیست. برای رفع خلاء و اجتناب از فرم‌های کاغذی یا باید کدنویسی کنیم یا از BPM استفاده کنیم. اگر برنامه‌نویس ماهر داریم کدنویسی می‌کنیم اگر نداریم یا وقت کافی برای تولید فریم‌ورک و غیره نداشتیم از BPM استفاده می‌کنیم. (در واقع در این مورد BPMS جایگزینی برای کدنویسی در نظر گرفته شده است)