مهندسی مجدد با هدف شناسایی بهترین روش انجام یک مجموعه فعالیت‌های خاص، فرآیندهای سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهد. به منظور اینکه سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان بتواند برای سازمان سودمند و اثر بخش باشد باید حداقل برخی از روش‌های کسب‌و‌کار سازمان بصورت اساسی تغییر و توسعه پیدا کند. از اینرو مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌و‌کار با پیاده‌سازی و استقرار سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارتباط نزدیکی دارد.
نخستین فعالیت‌های مهندسی مجدد در اواخر دهه هشتاد میلادی و پیش از پیدایش سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی آغاز گردید و طی آن سال‌ها فعالیت‌های مختلفی جهت بهبود فرایندها صورت گرفت. از جمله تاثیرات مهندسی مجدد بر روی سازمان به منظور اثر بخشی فرایندها میتوان به کاهش نیروی انسانی، کاهش زمان فرآیند تولید محصولات و ارایه خدمات و افزایش انعطاف پذیری سازمان‌ها اشاره نمود.
اعتبار اصلی سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان پیروی از فلسفه مهندسی مجدد در بازطراحی فرآیندها و مهمتر از همه جریان‌های اطلاعاتی سازمان‌ها (شامل سیستم‌ها، زیرساخت، اطلاعات) بوده است. سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان فرآیندها را به‌گونه‌ای تغییر میدهند تا قابلیت پاسخگویی سازمان به نیازهای مشتریان (داخل سازمان و خارج سازمان) افزایش یافته و در نهایت یکپارچگی عملیاتی بین تمامی فرآیندهای کسب‌و‌کار ایجاد شود.
در شکل زیر چارچوب پیشنهادی برای مهندسی مجدد فرایندها ارائه شده است.
دو روش اصلی مهندسی مجدد فرآیندها
- اولین روش مهندسی مجدد آزاد یا Clean Slate میباشد که در این روش بدون در نظر گرفتن سیستم یا فناوری خاصی و بر اساس نیازهای سازمان اجرا شده و هیچ محدودیت از پیش تعریف شده‌ای برای بازنگری فرآیندها در نظر گرفته نشده است. در این روش فرآیندهای بهینه (بر اساس مدلهای آماری و KPIها ) برای سازمان طراحی میگردد. اگرچه پیاده‌سازی این روش مشکل و هزینه‌بر است اما برای سازمان مزیت رقابتی مهمی به ارمغان می‌آورد. زیر فرآیندها به شکل اختصاصی برای آنها ایجاد شده و رقبا نمیتوانند به این فرآیندها دسترسی داشته باشند. اجرای مهندسی مجدد با این روش طبیعتا تغییرات اساسی و ریشه‌ای را برای سازمان به همراه داشته باشد در نتیجه سازمان باید از نظر فرهنگ سازمانی آمادگی لازم برای این تغییرات را داشته باشد.
- روش دوم مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری یا Technology Enabled میباشد که در این روش ابتدا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان انتخاب و سپس بر اساس این سیستم، مهندسی مجدد فرآیندها صورت میگیرد. غالبا از این روش به عنوان مهندسی مجدد محدود یاد میشود. مسلما این روش به علت عدم نیاز به تغییر سیستم و صرف تمرکز بر روی فرآیندهای کسب‌و‌کار نسبت به مهندسی مجدد آزاد ساده‌تر و ارزان‌تر است. این روش فرایندهای سازمان را براساس قابلیت‌های سیستم طراحی مینماید. بعنوان مثال میتوان از فرآیندهای محصولات شرکت SAP یاد کرد. البته باید این نکته را یاد آور شد که طراحی فرآیندها براساس یک سیستم جدید بدون در نظر گرفتن خواست‌ها و نیازهای کاربران، مقاومت و نارضایتی آنها را برانگیخته و هزینه‌های قابل توجهی را متوجه سازمان مینماید.
حتما بخوانید: فازهای اجرایی BPR (بازمهندسی فرایند) چیست؟
در عمل بسیاری از موارد مهندسی مجدد بر اساس روش مبتنی بر فناوری صورت میگیرد. بر اساس مطالعات انجام شده توسط الیری و همکارانش:
- حدود ۱۶ درصد از شرکت‌ها قبل از پیاده‌سازی سیستم فرآیندهای خود را باز طراحی نموده‌اند.
- ۳۰ درصد از این شرکت‌ها اعتقاد داشته‌اند که نیازی به مهندسی مجدد فرآیندهایشان ندارند
- ۱۹ درصد پس از پیاده‌سازی قصد مهندسی مجدد فرآیندها را داشته‌اند.
- ۳۵درصد از سازمان‌ها نیز به تغییر فرایندها بر اساس روش مهندسی مجدد آزاد، اعتقاد داشته‌اند.
معمولا روش مهندسی مجدد آزاد به علت ماهیت خود که نیازمند سرمایه‌گذاری کلانی است برای سازمان‌های بزرگ و صنایع خاص مناسب میباشد در حالی که مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری برای سازمان‌های متوسط و کوچک که با بودجه و نیروی انسانی متخصص محدود مواجه هستند مناسب‌تر است. هرچه فرآیندهای سازمان استاندارد‌تر باشد امکان استفاده از روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری بیشتر خواهد بود. با این اوصاف, الیری و همکارانش به این نتیجه رسیدند که مهندسی مجدد فرآیند ها یکی از اقدامات اساسی قبل از پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است.
——————————————
منابع:
- David Olson, “Managerial Issues of Enterprise Resource Planning ”,Mc Graw Hill , 2006
- E O’Leary, “Enterprise Resource Planning System: System Lifecycle, Electronic Commerce and Risk ”,Cambridge University Press , 2007